Revisiones de cumplimiento

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Introducción

Las revisiones de cumplimiento sobre al contratista deben proporcionar una seguridad razonable de que éste tiene establecidas unas políticas y procedimientos aceptables para la imputación y reclamación de costes reembolsables en los contratos celebrados con precios provisionales que es adjudicatario, tras la tramitación de un procedimiento negociado, diálogo competitivo o la futura «asociación para la innovación»; y que dichas prácticas están actualizadas y efectivamente implantadas y son comprendidas por sus empleados.

La existencia en los sistemas de gestión del contratista de unos controles internos fuertes aumenta la confianza que se puede en las representaciones de coste que ofrece el sistema. Por lo tanto, el contratista debería tener escritas políticas y procedimientos para el seguimiento y control de sus sistemas de costes, incluyendo revisiones periódicas de cumplimiento.

Función de la auditoría interna

El auditor de contratos deberá determinar la eficacia del personal de auditoría interna del contratista y considerar la forma en que dicha función de auditoría es utilizada por la dirección de la empresa. En ocasiones los contratistas utilizan equipos externos para realizar las funciones de auditoría interna y las revisiones de cumplimiento. El auditor de contratos debe evaluar la competencia, la independencia y objetividad de los equipos de auditoría interna, ya sean de la propia empresa del contratista o hayan sido contratados en el exterior (véase entrada del 06/02/2013 acerca de la importancia de la independencia del auditor).

Una función de auditoría interna que no cumple con las expectativas que se depositan en ella, al representar esta función un gasto general y de administración –es decir, es un coste indirecto–, el auditor de contratos tiene que valorar y decidir si el importe de dichos gastos debe ser excluido de la agrupación de costes indirectos que se imputan al contrato, por ser claramente ineficaces y no aportar valor al objeto del contrato. Esta circunstancia debe ponerla de manifiesto al contratista y al órgano de contratación, indicando al primero que los referidos gastos no son razonables y que deben ser excluidos de la base de auditoría de costes incurridos (véase la Introducción de la entrada de 08/07/2013 en donde se define el concepto de razonabilidad del coste).

Alcance de las revisiones de cumplimiento

Adecuación de los procedimientos. Las políticas y procedimientos del contratista deben prever revisiones periódicas de cumplimiento, dentro de sus programaciones de auditoría interna. Las auditorías de contratos que se ocupen de las revisiones de cumplimiento deberían abordar las siguientes áreas:

• adecuación de las políticas escritas, procedimientos y controles para los costes directos e indirectos;
• conocimiento de los empleados de dichas políticas y procedimientos y su cumplimiento;
• composición de las agrupaciones de costes indirectos y las bases de imputación sobre las que se distribuyen a los objetivos de coste;
• muestreo periódico de las cuentas de gastos para determinar si los costes no permitidos están debidamente identificados y segregados;
• muestreo periódico para determinar que cuando los gastos ordinariamente exigibles como costes indirectos se cargan a un contrato del que es adjudicatario, así como los otros costes directos, tienen la misma aplicación –y son tratados de la misma manera– que los productos y servicios que se venden a otros clientes del contratista;
• consistencia con la que se aplican las políticas y procedimientos; y
• tratamiento de los ingresos financieros por pronto pago, créditos, descuentos por volumen.

Adecuación de las revisiones. La adecuación de estas revisiones –es decir, son necesarias, eficaces y cumplen los objetivos propuestos para que el gasto adicional consiguiente sea razonable– son evaluadas por el auditor de contratos.

Las revisiones deben ser realizadas por el contratista de acuerdo con sus procedimientos escritos y por el personal que posea un nivel de competencia, independencia y objetividad requerida para un revisor. El alcance y la profundidad de la auditoría de contratos en esta área deben ser coherentes con el nivel de la evaluación del riesgo del contratista y suficiente para identificar procedimientos obsoletos, la aplicación inconsistente de los procedimientos y la falta de conocimiento o incumplimiento de los empleados con los procedimientos escritos. El auditor de contratos debe considerar y confiar, en su caso, en las pruebas de control de auditoría interna del contratista ya realizados. Por ello, el auditor de contratos debe:

• identificar y evaluar las pruebas documentales y la frecuencia de las revisiones internas y externas para determinar si el alcance de estas revisiones son apropiadas, las conclusiones son sólidas, y las acciones de seguimiento recomendadas son adecuadas, y
• determinar si la metodología utilizada para seleccionar las cuentas sensibles que revisan es consistente con el nivel de la evaluación de riesgos según lo documentado por el contratista.

Seguimiento de las recomendaciones

Deben existir políticas y procedimientos para el seguimiento de las recomendaciones consecuentes con las revisiones y la comprobación de la puesta en marcha de acciones correctivas necesarias. Las políticas y procedimientos deben establecer que las acciones correctivas se comunican al departamento o persona responsable de la dirección para su puesta en marcha. Asimismo, dichas acciones correctivas deben estar debidamente documentadas y verificadas.