Consideraciones generales de la auditoría de costes incurridos

En el Manual de Auditoría de Costes y Precios de Contratos (que está en preparación) se ofrecen pautas de auditoría sobre los distintos tipos de contratos y las categorías de costes directos e indirectos. Sin embargo, deben tenerse en cuenta varios factores generales en todas las fases de los trabajos de auditoría de costes incurridos.

Entre los puntos más importantes que requieren atención y un énfasis especial en todas las áreas de la auditoría de costes incurridos, están los siguientes:

a. Las disposiciones contractuales que especifican los costes no permitidos (o prohibidos) o limitaciones de costes que se establecen en el contrato. Hay que prestar atención a los costes debidamente asignables a cada contrato, y por ello en el Pliego de cláusulas administrativas del contrato (PCAP) se detallarán los costes expresamente no asignables al contrato. Por ejemplo, las pérdidas habidas en la ejecución de en un contrato anterior no son admisibles en virtud de otro contrato nuevo adjudicado al mismo contratista. Debe prestarse mucha atención para detectar casos de violación por el contratista de la obligación de asignar correctamente los costes a los contratos, por lo que el auditor verificará si la práctica de asignación e imputación de costes se efectúa según lo dispuesto en el PCAP o en una norma de costes de general aceptación que se utilice como referencia (por ejemplo NODECOS[1]), o si induce a la sospecha de existencia de fraude u otras actividades ilícitas.

b. En contratos de suministros de equipos y material importante (por ejemplo helicópteros u otros vehículos terrestres para la policía) cuando  el contratista ha previsto la recuperación de una parte importante de costes no recurrentes[2] con la venta de este mismo material, sin las variantes, a otros compradores fuera de la Administración. Si ha incurrido en costes de investigación y desarrollo, que son costes no recurrentes, y si reparte proporcionalmente entre todas las unidades que él fabrica, con independencia del cliente y del modelo, la parte proporcional correspondiente deo costes no recurrente, que en tal caso no sería imputable al contrato. 

c. Los cargos de carácter inusual y las liberalidades, aunque hayan sido registradas por el contratista, tales como permisos retribuidos a empleados no recogidos por la legislación laboral o los Convenios Colectivos, cestas de Navidad u otros regalos de cortesía y premios, viajes de directivos y empleados que no sean por razón estricta de trabajo, comidas de empresa y un largo etcétera.

d. La reducción adecuada de los costes asignados al contrato por las devoluciones de material y los descuentos de proveedores, tanto los debidos al volumen de las compras como los financieros por pronto pago; las ventas de productos conjuntos y subproductos que aparecen con el producto principal; y por otras partidas de ingresos que pueden ser considerados más apropiadamente como una reducción de costes del contrato.

e. La determinación del periodo de acumulación e imputación de costes, si corresponden a otro ejercicio contable o al ejercicio en curso para el que se calculan el coste incurrido; la importancia del periodo de devengo y otros factores relacionados, incluyendo para cada período la carga de trabajo del contratista para la Administración y para otros de sus clientes.

f. La capacidad teórica productiva del contratista y su capacidad real y práctica. Si realiza una imputación racional en la valoración de existencias y si realiza una adecuada planificación de las necesidades de capacidad en función de la demanda prevista. Detección de la existencia de bolsas de subactividad.

g. Costes de no calidad cometidos por fallos en la producción del bien o servicio y que tienen un origen interno, los que se detectan antes de la entrega del producto o servicio, y un origen externo, los que se detectan después de haber hecho entrega del producto o servicio al cliente.

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[1] ORDEN 283/1998, de 15 de octubre (BOE nº 258 de 28-10-1998), sobre presentación y auditoría de ofertas y normas sobre los criterios a emplear en el cálculo de costes en determinados contratos de suministro, de consultoría y asistencia y de los servicios del Ministerio de Defensa que se adjudiquen por el procedimiento negociado.

[2] Los costes recurrentes son aquellos que son repetitivos y tienen lugar en la producción de bienes o servicios similares sobre una base continua. Los costes variables  son costes recurrentes, ya que se repiten con cada unidad de producción. Sin embargo, los costes recurrentes no están limitados a los costes variables, porque un coste fijo, como pueden ser el alquiler de una nave industrial o la amortización de la maquinaria, también son costes recurrentes. Un coste fijo que se paga sobre una base repetible es un costo recurrente. Por ejemplo, en una organización que proporciona servicios de arquitectura e ingeniería, la renta de espacio para oficina que es un costo fijo también es un costo recurrente.

En definitiva, un coste recurrente es aquél que se produce sobre una base repetible. Por contraposición, los costes no recurrentes son aquellos no repetitivos, aunque su acumulación se produzca a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Típicamente tienen la consideración de costes no recurrentes los relacionados con la Investigación y desarrollo (I+D+i)