Acceso a los archivos y registros del contratista (1ª parte)

Las normas generales (Ley de Contratos del Sector Público y su Reglamento), o las condiciones particulares del contrato (Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares) pueden prever el acceso a los archivos de contratistas para el propósito de la auditoría de contratos. De hecho, el artículo 87.5 de la LCSP provee de competencia al órgano de contratación (y por extensión al auditor que actúa en su nombre) para el acceso a los archivos del contratista cuando establece que: “En los contratos celebrados con precios provisionales el precio se determinará, dentro de los límites fijados para el precio máximo, en función de los costes en que realmente incurra el contratista y del beneficio que se haya acordado, para lo que, en todo caso, se detallarán en el contrato los siguientes extremos:

a) El procedimiento para determinar el precio definitivo, con referencia a los costes efectivos y a la fórmula de cálculo del beneficio.

b) Las reglas contables que el adjudicatario deberá aplicar para determinar el coste de las prestaciones.

c) Los controles documentales y sobre el proceso de producción que el adjudicador podrá efectuar sobre los elementos técnicos y contables del coste de producción”.

Esta cláusula de libre acceso a los archivos y registros del contratista debe insertarse en todos los contratos, pues proporciona la autoridad necesaria al auditor para  examinar y obtener evidencia de los libros, archivos y documentos del contratista, así como de los procedimientos y prácticas de contabilidad implantados, cualquiera que sea su formato de soporte, ya sea en papel o medios digitales, o de otro tipo de registros (por ejemplo, bases de datos, el software de la aplicación contable, el software de gestión de base de datos, las utilidades, etc.), que considere suficiente y que soporten y reflejen todos datos de los costes exigidos en los que el contratista dice haber incurrido o, en su caso, prevé que va a incurrir, el cálculo de beneficio, tiempos y materiales empleados, valores horarios y tarifas, o compras imputables al contrato. Esta cláusula también proporciona los derechos de acceso con el propósito de evaluar la exactitud, integridad, y actualidad de coste o valoración de los datos. 

Además del acceso a los archivos de registro de costes específicos, también permite el acceso a los archivos relativos a las políticas del contratista, los procedimientos, los sistemas de información, informes de gestión, el personal, tiempo de las reuniones de la junta directiva, la Escritura de constitución de la sociedad y sus Estatutos, y cualquier otra fuente de información que afectan y reflejan haber incurrido en costes, su control y asignación a los contratos.

Una auditoría adecuada sólo es posible cuando toda la evidencia existente, perteneciente a las representaciones de coste, es sometida a la auditoría y está disponible al auditor.

Si un contratista no pone a disposición del auditor toda la información disponible, cuándo éste la necesita, ni los archivos ni los datos son todo lo pertinentes que precisa, puede incluir en su informe de auditiría una opinión adversa, que pueden provocar unas negociaciones más difíciles y que pueden retrasar el reconocimiento del beneficio o del propio pago del contrato. 

En el ámbito de la determinación del precio del contrato (fijación del precio) apoyado en la auditoría de costes incurridos, el PCAP debe establecer expresamente que el auditor es responsable para determinar el alcance y profundidad de auditoría. Inherente a esta responsabilidad es el derecho de los auditores para determinar qué archivos específicos u otra materia de evidencia les es necesaria para lograr el objetivo de la auditoría.

Los auditores de costes y precios de contratos, en ausencia de unas normas técnicas específicas para la auditoría de contratos, se regirán en su actuación profesional por las Normas de Auditoría del Sector Público, aprobadas por el Interventor General de la Administración de Estado por Resolución de 1 de septiembre de 1998, en todo lo que comprende a la materia de la evidencia competente, pertinente, y suficiente. Por consiguiente, los auditores deben usar buen juicio decidiendo qué archivos del contratista u otra materia de evidencia debe buscarse. En la determinación de la suficiencia de evidencia que necesita, los auditores deben considerar el objetivo de la auditoría, el riesgo, y la materialidad de un error o aserción falsa en el área que está auditándose y el efecto en la opinión de la auditoría.

Los Auditores no debe establecer acuerdos por escrito con los contratistas, o asentir con las comunicaciones, propuestas o indicaciones del contratista que contengan limitaciones al acceso a los  archivos o procedimientos. Cualquier acuerdo escrito en tal sentido, puede dar la apariencia de limitar el acceso. Sin embargo, los compromisos escritos con el contratista, para la confidencialidad y protección de los datos de los que es propietario, de acuerdo con las normas profesionales de confidencialidad aplicables y otras regulaciones semejantes, son permisibles. 

Bajo ninguna circunstancia los auditores firmarán acuerdos, cartas o procedimientos que indiquen limitación de acceso a las materias de los archivos y registros del contratista. Los auditores tendrán la capacidad de revisar cualquier documento que contenga procedimientos del contratista o de sus políticas. Si el Auditor cree que hay políticas y procedimientos implantados que provocan retrasos irrazonables en la auditoría, o provocan tiempo de la auditoría desperdiciado o, por otra parte, impiden el proceso ordenado de la auditoría, el contratista debe ser notificado por escrito de estos extremos para que lo subsane. Si no existe ninguna preocupación al respecto, el Auditor debe solicitar al contratista a que realice lo pasos procesales necesarios para obtener el acceso a la información necesitada por el equipo de auditoría. 

Si a pesar de las gestiones hechas por el auditor con el contratista, para subsanar las limitaciones al acceso a la información que precisa, los problemas de restricción de acceso persisten, debe comunicarse al Órgano de Contratación para que éste resuelva la incidencia con el contratista.