Acceso a los archivos y registros del contratista (2ª parte)

Condiciones que Representan Denegación de Acceso del Contratista a los Registros y archivos

Las condiciones siguientes se califican como limitaciones al alcance de la auditoría, y representan un incumplimiento grave del contrato (artículo 118 LCSP), que acarreará las penalidades o, en su caso, la resolución del contrato.

Estas condiciones especiales establecidas, en relación con la ejecución del contrato, trata acerca de la libertad de acceso del auditor a las fuentes de la evidencia, por lo que los problemas, o restricciones, de acceso a los datos dónde se halla un dato o registro específico que se necesita supondrá limitación al alcance y, consecuentemente, incumplimiento del contrato.

Entre otras, las lista no exhaustiva de condiciones generales que califican la actuación del contratista como denegación de acceso son: 

a. La negativa del Contratista para proporcionar el acceso a cualquiera registro que se haya pedido, en particular se incluyen: (i) aquellos registros que contienen datos e información de costes expresamente declarados como inadmisibles (en una norma de costes de referencia, como por ejemplo NODECOS 13, o en el PCAP del contrato) o (ii) y los archivos de datos soportados en formato electrónico u óptico (aun cuando las copias en papel sí estén disponibles).

b. Retrasos irrazonables provocados por los representantes del contratista que impiden el comienzo de la auditoría o el acceso a los datos que se necesitan, o al personal de la empresa. Sin embargo, la determinación del retraso irrazonable es una cuestión subjetiva, por lo que es importante distinguir entre los retrasos ocasionales debidos a circunstancias inesperadas (por ejemplo, un empleado importante está enfermo) y si los retrasos se repitien sugiriendo que se trata de una práctica habitual de un contratista, convirtiéndose en una táctica para boicotear e impedir que la auditoría avance. Si los los retrasos se repiten, éstos deben documentarse cuidadosamente con los nombres de los empleados del contratista, los datos que se pidieron,  y las fechas de cuándo éstos pidieron,  etc. 

c. Las restricciones en la reproducción apropiada del material de apoyo necesario para documentar la evidencia y soportar la opinión de auditoría (estas restricciones pueden deberse incluso a cómo es la reproducción del material entregado, y si es un formato inadecuado que impide su rápido tratamiento y análisis). 

d. Rechazo parcial o completo de acceso a los datos de la auditoría interna u otros informes de gestión sobre las operaciones del contratista. 

e. Rechazo de acceso a las bases de datos del contratista. Este rechazo puede ser incluso la negativa para producir los informes necesarios, o de exportación de datos que posibiliten su tratamiento mediante un software de análisis y tratamiento de datos, ya sea estadístico o de otra clase. 

f. El fracaso sistemático de personal del contratista para cumplir con diligencia en las fechas en que deben construir y facilitar los datos en el formato solicitado por el auditor.

g. Las amenazas, coacciones o prerrogativas de los representantes legales del contratista basadas en leyes u otro tipo de reglas. El auditor no está en posición de aceptar ningún tipo de demanda esgrimida sobre dichas prerrogativas, ni consentir amenazas o coacciones. Por consiguiente, auditores que se encuentren en una situación como esta, deben pedir inmediatamente amparo al órgano de contratación.