La
noticia: Adif pagó a Corsán un 30% más de lo firmado por la obra del AVE en
Barcelona. El coste del AVE a Barcelona se podría haber inflado de forma
fraudulenta. La Fiscalía Anticorrupción acusa a Corsán, una empresa del grupo
Isolux, de haber cobrado un "sobreprecio ilícito" de 6 millones en el
tramo del que resultó adjudicataria.
Esta
información puede leerse en: elEconomista.es
Ya
he señalado en otros «post» anteriores que no es responsabilidad de la auditoría de
contratos, ni su objetivo principal, detectar fraude u otras actividades
ilícitas. Sin embargo, los auditores pueden encontrar, cuando realizan una
auditoría de contrato, información constitutiva de evidencia o sospecha de
ilegalidades. El ejemplo informado en la noticia podría haber sido
descubierto mucho antes, si el contrato adjudicado se hubiera sometido a la auditoría de
contrato o, simplemente, podría haberse evitado o prevenido, que sin duda hubiera sido mucho más eficaz para proteger los intereses económicos de la Administración.
Las
fuentes en las que se descubre el fraude en los contratos proceden, entre
otros, de los empleados del contratista, los registros contables, alegaciones
de competidores, funcionarios descontentos o de otras terceras partes.
A
los efectos de este artículo, el término «fraude» u «otra actividad ilícita» significa
cualquier actuación consciente y con intención, incluyendo, pero no limitado a,
actos de engaño o deshonestidad que contribuyen a una pérdida o lesión en la
Administración Pública. Algunos ejemplos, que en auditoría de contratos se
descubren, son:
(1)
falsificación de documentos tales como tarjetas de tiempo de la mano de obra directa u órdenes de compra,
(2)
cargos de gastos de personal irrazonables a los contratos,
(3)
reclamaciones de facturas falsas por servicios no realizados o materiales no
entregados,
(4)
errores intencionados de costes imputados al contrato,
(5)
engaño por ocultación de la verdad,
(6)
cohecho y malversación de fondos,
(7)
hurto,
(8)
funcionarios que adquieren un interés con el contratista o buscan que éste les
contrate,
(9)
sobornos, o cualquier intento de conspiración o estratagema de engaño
(10)
cualquier otro acto ilegal o fraudulento resultante de prácticas de
clasificación contable diseñadas para ocultar la verdadera naturaleza de los
gastos, por ejemplo, clasificar los gastos de publicidad no permitidos como
suministros de oficina,
(11)
la sustitución de productos o certificaciones falsas de pruebas que no se
realizaron,
(12)
cuando el contratista factura costes del contrato pero está en mora de pago a
sus proveedores de una forma ordinaria y recurrente en el curso de sus negocios.
Responsabilidades del auditor de contratos en la detección e información de fraude
En
auditoría de contratos, la evaluación del riesgo de errores materiales debidos
al fraude, es un proceso acumulativo que:
(1)
incluye una consideración de riesgos individuales y en combinación de otros, y
(2)
debe ser un proceso constante durante toda la auditoría.
La
determinación del cumplimiento con las leyes por parte del contratista requiere
que los auditores de contrato diseñen acciones y procedimientos que
proporcionen una seguridad razonable para detectar errores, irregularidades, abusos o
actos ilegales que puedan:
• tener un efecto directo (o indirecto) y
material en las representaciones de costes del contratista
• afectar significativamente a los objetivos de
la auditoría.
Los auditores también deben tener:
• el debido cuidado en la planificación,
ejecución y evaluación de los resultados de los procedimientos de auditoría, y
• un grado apropiado
de escepticismo profesional para alcanzar una seguridad razonable de que se
detectan actividades ilegales materiales o prácticas indebidas.
Bajo
el concepto de escepticismo profesional ningún auditor de contratos asume que
las prácticas de gestión del contratista son deshonestas, ni asume su honestidad
incuestionable. Más bien, el auditor reconoce que bajo las condiciones
observadas y la evidencia obtenida en auditorías anteriores, es
necesario evaluar de manera objetiva las representaciones del coste de los
contratistas para determinar que están exentas de errores significativos. Por
ello, al auditor de contratos se le requiere un constante estado de alerta ante
la posibilidad de actividades fraudulentas. Este estado de alerta, en
combinación con el examen sobre los controles internos del contratista y las
pruebas normalmente programadas por el auditor sobre los procedimientos de
registro contable y las transacciones, debe proporcionar un grado razonable de
seguridad para la exposición de fraude u otra actividad ilegal, en caso que
existieran.
Es
evidente que los auditores de contrato no están capacitados para llevar a cabo
las investigaciones de actos ilegales, pero sí tienen la responsabilidad
de estar al tanto de los indicadores de
fraude, vulnerabilidades, imputación de gastos potencialmente irregulares y
actos ilegales relacionados con un área de la auditoría de contratos. Cuando un
auditor obtiene información que plantea una sospecha razonable de fraude u otra
actividad ilegal, tiene el deber de denunciarlo.
La
denuncia no debe diferirse hasta la conclusión de la auditoría. Tampoco debe
necesariamente tener lugar tan pronto como el auditor se enfrenta con un
indicador de fraude. El auditor debe dar un seguimiento a los indicadores de
fraude hasta que haya satisfecho la sospecha o sea disipada porque hay una
explicación inocente de la presunta irregularidad, o no existan más datos
relevantes que confirmen el fraude y que se puedan generar a través de las
técnicas de auditoría.
Indicadores de fraude y
procedimientos de auditoría para su descubrimiento
Los
auditores de contrato están familiarizados con los indicadores específicos de
fraude.
Además de ellos, en el Manual de Auditoría de Contratos (MAC)[1]
se muestran indicadores de fraude en diferentes áreas de auditoría, factores de
riesgo y pruebas para la detección de fraude que se incluyen en los programas
de auditoría.
Uno
de los abusos más comunes en las compras públicas es el cargo de costes
erróneos a los contratos. Esto se debe, en gran medida, al hecho de adjudicar
contratos a precio fijo y con cláusula de revisión de precios. Sin embargo,
este riesgo tampoco desaparecería en contratos con precio determinable con base
en el coste incurrido porque, en los dos casos, el contratista puede tener la
tentación de incrementar su beneficio cargando costes erróneos al contrato. Por
ello, el auditor de contratos conoce el impacto que cada coste unitario puede
tener en el coste total del contrato. Así, por ejemplo, un pequeño error, en
exceso, en la determinación del coste completo unitario de la hora/máquina (digamos
una tuneladora que trabajase 24 horas al día, los 365 días del año), debido a
un mal cálculo intencionado de la tasa de recargo de costes indirectos, puede ocasionar un
sobre coste en el contrato proporcional al número de horas trabajadas anuales
de dimensiones gigantescas.
Los
errores, intencionados o no, pueden suceder en numerosas situaciones de
cualquier otro tipo, como cambios de imputación de tiempos de mano de obra
directa de un contrato a otro, o imputaciones de gastos generales sobre bases
de reparto que no sean equitativas, ambos perjudicando un contrato con la
Administración frente a otro de tipo comercial de otro cliente del contratista.
En
cualquier caso, el auditor de contratos evalúa específicamente el riesgo de
control debido al fraude y considera este riesgo a la hora de diseñar los
procedimientos del programa de auditoría que vaya a realizar. Un factor de
riesgo a tener muy en cuenta es la confianza en los procedimientos de control
interno del contratista, por ello el auditor de contratos los pone a prueba
diseñando procedimientos específicos para obtener una convicción razonable
sobre su correcto funcionamiento. El auditor de contratos es consciente que la
adecuada ejecución de los programas de auditoría, junto con pruebas suficientes
de los sistemas de control interno del contratista, debe proporcionar una
seguridad razonable para que, si las hubiera, se detecten prácticas ilegales o fraudulentas.
Por ello, ante una calificación como de riesgo más alto de lo normal, el juicio
de auditor le guía hacia una toma de decisiones que implican un esfuerzo mayor de
auditoría, aumentando el tamaño de la muestra y realizando procedimientos
analíticos más extensos.
Procedimiento para denunciar
sospechas de fraude
No
hay ningún requisito por el que el auditor deba demostrar la existencia de
fraude u otras irregularidades del contratista para cumplir con su
responsabilidad de denunciar la sospecha, pues es a otros (jueces, fiscalía
anticorrupción o policía judicial) a quiénes corresponde realizar las
investigaciones pertinentes. En el momento en que el auditor de contratos
encuentre o reciba información de lo que plantea una sospecha razonable de
fraude, corrupción o actividad ilícita relativa a un contrato que está
auditando, debe proceder de la siguiente forma:
(1)
Preparar inmediatamente un informe comunicando los hechos al órgano de
contratación[2]. El
relato de hechos debe describir la condición fraudulenta, teniendo en cuenta la
necesidad de ser conciso, incluyendo la referencia apropiada a la normativa de
contratación o de otro tipo que el auditor cree que puede haber sido violada. Es
suficiente hacer una referencia general, pues no se espera que el auditor de
contratos lleve a cabo la investigación judicial. No obstante, debe incluir
información sobre los esfuerzos del contratista para dificultar u obstruir la
labor de auditoría cuando se dejó al descubierto el presunto fraude.
(2)
El auditor de contratos podrá presentar la denuncia directamente al órgano de
contratación, si bien se recomienda que sea revisada por el supervisor y
remitida al poder adjudicador por la gerencia de la organización (o firma) de
auditoría de contratos.
(3)
Se debe tener cuidado para evitar el uso innecesario de terminología jurídica o
la proliferación de documentos más allá de los estrictamente necesarios para
explicar el problema. El propósito de la denuncia es alertar al órgano de
contratación para que ponga el asunto en manos de los investigadores judiciales
ante la posible irregularidad, y no acreditar que la irregularidad comunicada
es una violación de la ley. Asimismo, el auditor de contratos tiene la
obligación de proteger los registros y la documentación del contratista, que
parecen proporcionar la evidencia de conducta deshonesta, frente al acceso no
autorizado a ellos. El material probatorio debe ser puesto a disposición del
investigador en la primera oportunidad que tenga después de que sea abierta la
investigación judicial.
(4)
Por último, en los papeles de trabajo de la auditoría debe abrir uno
estableciendo los acontecimientos que condujeron a tomar la decisión de hacer
la denuncia de los hechos.
Actividades y comportamiento de
auditoría posteriores a la denuncia
A
continuación de la denuncia, o de cualquier otra notificación para el inicio de
una investigación, el auditor no debe realizar acciones que puedan comprometer
dicha investigación. Bajo ningún concepto debe alertar al contratista sobre el
envío de la denuncia. No obstante podrá, previa consulta al investigador judicial,
ampliar el alcance de la auditoría para determinar el impacto de la sospecha de
fraude, u otra actividad ilegal, en los objetivos de la auditoría. En ningún
caso se debe ampliar el alcance de la auditoría con el único propósito de
obtener información adicional para respaldar la investigación judicial, si es que dicho
respaldo ha sido solicitado expresamente y en coordinación con los
investigadores. Por otro lado, las actividades de auditoría fuera del área de
interés de investigación judicial continuarán su curso normal, a menos que los
investigadores aplacen o suspendan formalmente la auditoría.
Las
sospechas de fraude u otra actividad ilegal pueden ser tan graves que impidan
la emisión de un informe de auditoría sin salvedades, o den lugar a la
recomendación de paralizar pagos al contratista hasta que se resuelvan los
hechos bajo sospecha. Estas circunstancias pueden requerir más tiempo, incluso,
para recopilar información y concluir el informe final de auditoría a tiempo,
por lo que debe ser comunicado al órgano de contratación para concertar una
nueva fecha de entrega del informe. Pero esto sólo se hará siempre que no haya
personas involucradas en la sospecha de ilegalidad en el ámbito o alrededor del
órgano de contratación, aunque esta circunstancia pueda parecer insólita que ocurra. Si fuera así, la denuncia se presentará en la Jurisdicción competente por el gerente de la organización (o firma) de auditoría o, si la hubiera, en una línea directa de denuncias. En este caso, el informe de auditoría se entregará en
la fecha prevista pero con denegación de opinión de auditoría, si los órganos investigadores no lo desautorizan para no alertar a las personas deshonestas que ya estarían siendo investigadas.
El
auditor de contratos debe proteger cuidadosamente y controlar estrictamente
toda la información relacionada con la sospecha de fraude u otra actividad
ilegal. La finalidad es para proteger, también, la reputación de personas
inocentes y asegurar que la información no es filtrada a personas sospechosas
de haber cometido el presunto delito y comprometa la acumulación de pruebas por
parte de los investigadores judiciales. Por ello, para controlar y proteger
toda la información, el auditor debe proceder de la siguiente manera:
(1)
Durante las horas de trabajo normales de la auditoría de campo, debe guardar
los documentos en un lugar fuera de la vista si el área de trabajo es accesible
al personal del contratista.
(2)
Después de las horas de trabajo, los documentos deben ser guardados en
carpetas, archivadores o estanterías cerradas con llave o clave de seguridad.
(3)
Todas las comunicaciones de información y correspondencia con el personal de la
organización (o firma) de auditoría y el órgano de contratación debe ser
transmitida de manera segura que evite la filtración de personas no autorizadas.
En
ningún caso se debe emitir un informe de auditoría que contenga salvedades, por
representaciones de coste potencialmente fraudulentas, sin haber sido
denunciado previamente y coordinado su contenido con los agentes de la
investigación judicial. Normalmente no hay necesidad de retrasar la emisión de
un informe de auditoría, a menos que se pueda demostrar que su emisión obstaculiza
una investigación o enjuiciamiento. No obstante, a menos que se indique lo
contrario porque la violación de la legalidad radique en el ámbito o el entorno
del órgano de contratación, se remitirá el informe de auditoría al órgano de
contratación junto con una nota adicional en la que se advierte de la actividad
sospechosa de ser fraudulenta. En ningún caso se hace referencia en el informe
de auditoría a la sospecha de una conducta irregular o una referencia para la
investigación, ni tampoco se envía una copia del informe al contratista.
La
política de la organización (o firma) de auditoría de contratos debe ser la de
protección de la información relativa a un asunto sometido a investigación, no
revelando ningún dato al contratista ni a sus abogados. Esta política se basa
en la necesidad de evitar la divulgación de información que pueda impedir o
poner en peligro una investigación. Sólo podría divulgarse información previa
autorización expresa y sobre datos específicos otorgada por el órgano investigador judicial.
Por
último, puede suceder que representantes del contratista investigado, o el
propio contratista, en la búsqueda de información protegida podrían tomar
medidas inusuales para contactar con el auditor fuera del lugar de trabajo. Dichas
medidas podrían ser del tipo de llamadas telefónicas al número particular o
visitas a su domicilio. Como la auditoría del contratista encartado sigue su
curso en medio de la investigación de la ilegalidad, cualquier contacto entre
el auditor y el contratista debe ocurrir, ahora con mayor motivo, en el lugar
de trabajo del auditor y éste no debe discutir aspecto alguno de un asunto
sometido a la investigación. Si se produjera un intento del contratista de
ponerse en contacto con el auditor fuera de las horas normales de trabajo o
del lugar de trabajo, el auditor debe comunicarlo a los agentes judiciales que
realizan la investigación.
[2] Sería
muy apropiado y deseable que en la Administración General del Estado hubiera un
órgano, que podría ser la Junta Consultiva de Contratación Administrativa,
quién recibiera las denuncias de fraude o cualquier acto ilícito en los
contratos, a través de una línea directa «hot
line» similar a la que tiene implantada la Agencia Tributaria para su
servicio de la denuncia tributaria.
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