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Bienvenidos al blog

Este blog nació con el propósito de captar el interés de personas que tienen preocupación por la racionalización del gasto público. Desde el otoño de 2012, en el que nació, han transcurrido años de trabajo continuado plasmado en más de 150 entradas publicadas, y sigo manteniendo ese objetivo.

En cualquier momento, con mayor razón en tiempos de crisis y cuando abunda la desconfianza, la sociedad española exige una gestión de las compras públicas basada en los principios de economía, eficacia, eficiencia, igualdad de trato y transparencia.

A través de estas páginas intento dar a conocer la técnica de la «auditoría de contratos» como la herramienta clave que permite al poder adjudicador:
-realizar controles documentales sobre los costes reclamados por los licitadores y sobre la eficacia de sus procesos de producción;
-determinar el precio definitivo de los contratos, dentro del límite fijado para el precio máximo, con base en el coste incurrido admisible; y,
-comprobar la metodología de cálculo del beneficio con arreglo a la fórmula acordada.
La «auditoría de contratos» se desarrolla en los celebrados con precios provisionales y que hayan sido adjudicados –aunque no exclusivamente– en procedimientos negociados, diálogo competitivo y la asociación para la innovación.

A todos, mi saludo de bienvenida. Os invito a participar con vuestros comentarios en las entradas del blog que vaya publicando.

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Hay una nueva entrada publicada el día 18/05/2022, con el título:

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Desglose y desagregación por género y categoría profesional

Costes salariales en el «presupuesto base de licitación»

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La entrevista sobre PBL

Presupuesto base de licitación. Entrevistado por Sergio Jiménez, de «Gobierto»

He tenido el placer de ser entrevistado por Sergio Jiménez para su blog en «Gobierto», cuya entrada lleva por título: El Presupuesto Base de Licitación: cómo y por qué calcularlo bien. Con Juan Carlos Gómez Guzmán.

En la entrevista hemos hablado del «presupuesto base de licitación» y de otras cuestiones que afectan a la contratación pública.

Podéis ver el video y escuchar el podcast completos en el anterior enlace.

Si lo preferís, también podéis ver el siguiente video en el que se resume la entrevista.

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lunes, 13 de diciembre de 2021

Presupuesto base de licitación. Aplicación WEB

Entrada revisada y actualizada el 02/09/2025

#164

Es mucha la controversia que hay acerca del «presupuesto base de licitación» (PBL), que es un elemento que ha traído la Ley 9/2017 (LCAP) a la contratación con una configuración «nueva» de requisitos de obligado cumplimiento y que viene causando numerosas suspensiones en los procedimientos de compras de las entidades públicas, debido a que los agentes económicos que recurren los pliegos consideran que no se ha justificado debidamente en ellos el PBL y que el límite máximo de gasto comprometido en el contrato –que debe ser consecuente con aquél– resulta insuficiente para llevar a cabo la ejecución de la prestación, porque su valor no alcanza para atender los costes de producción.

Así es que los impugnadores de los pliegos sostienen que el valor estimado del PBL no se ajusta a lo previsto en el Art. 100.2 LCSP, al no haberse tenido en cuenta los «precios de mercado», considerando éstos que ningún productor responsable que quiera hacer viable su negocio puede ofrecer en el mercado bienes y servicios por un valor que no cubra, al menos, el coste de producción y que le permita, además, obtener un beneficio empresarial al que razonablemente aspira, ya que, de lo contrario, está abocado a la desaparición.

En numerosas ocasiones he insistido, a través de los artículos que he publicado, tanto en este blog como en otros medios y, también, en mis colaboraciones en libros, que la LCSP carece –fatalmente– de unas definiciones esenciales sobre conceptos tales como: qué es «coste» y qué se entiende por «precio de mercado» en la contratación pública, pues son estos unos elementos que tienen una gran trascendencia porque afectan a la toma de decisiones de los órganos de contratación en cuanto a la gestión de las adquisiciones de bienes y de servicios.

Sin embargo, la ausencia de tales definiciones –y de una metodología apropiada– provoca una situación caótica en los departamentos de las entidades públicas que gestionan la contratación, ya que se enfrentan –en la fase preparatoria de los contratos– al desconocimiento sobre cómo deben calcular el coste de producción y el beneficio razonable al que aspiran los agentes económicos, de tal suerte que el valor estimado del PBL responda realmente a un valor «natural», es decir al que normalmente pueden ofrecer los productores sus bienes y servicios para seguir manteniéndose activos en el Sector en el que operan. A dicho valor lo podemos llamar de «mercado», pero que no hay que confundirlo con el «precio de mercado» que se define en la Teoría Económica, en Mercados de competencia perfecta (el de la compra pública no es un mercado en el que hay competencia perfecta).

El Órgano competente para la resolución de los recursos especiales en materia de contratación en la Administración General del Estado (TACRC) lo tiene claro, y así se ha manifestado en diversos pronunciamientos, tales como en las Resoluciones 827/2018, de 24 de septiembre, y 569/2019, de 23 de mayo, en las que señala que «a partir de la entrada en vigor de la nueva LCSP gozan de especial importancia los convenios colectivos sectoriales de aplicación, para garantizar la cobertura de los costes laborales», particularmente en los derivados de la ejecución de contratos de servicios; en las Resoluciones 861/2018, de 1 de octubre y 506/2019, de 9 de mayo, afirma que «la literalidad de los artículos 100.2, 101.2 y 102.3 de la LCSP es clara, cuando impone que sea en el PCAP o en el documento regulador de la licitación, donde se desglosen los costes directos e indirectos y otros eventuales gastos calculados para su determinación, y los costes salariales estimados de forma desglosada y con desagregación de sexos, obligación cuyo incumplimiento determina la nulidad de los pliegos». Pero, a ver, resulta que este es un ejercicio que implica, por parte, de los órganos gestores de la contratación, invertir tiempo y esfuerzo en la preparación de los contratos y, de otra, estar dotados de un recursos humano con competencias y conocimiento en materia contable y de gestión costes.

En mi opinión, como el TACRC es consciente de las dificultades que acabo de indicar, porque son muy patentes, comienza a realizar matizaciones a lo señalado en aquellos dictámenes, encontrándonos con que, por ejemplo, en su Resolución nº 739/2019, de 4 de julio, hace una «precisión» sobre el «auténtico sentido» que –según el TACRC– debe darse al mandato contenido en el artículo 100.2 de la LCSP, lo que a viene desmontar –convenientemente– esa obligación que parecía estar tan clara.

Pues bien, no encuentro otra explicación, más que por el hecho de aliviar la carga a la que se ven sometidos los órganos de contratación para cumplir las exigencias establecidas en el artículo 100.2 de la LCSP, que al TACRC no se le ha ocurrido otra cosa que interpretar, consolidándolo en su doctrina, que dicho artículo tiene una «particularidad» que es «la imprecisa redacción de su último inciso», pues aunque –razona– parece referirse a todos los contratos, según dice textualmente el TACRC: «la realidad es que se refiere a unos muy concretos y determinados» (sic).

Así es que, según el TACRC –pero sin explicar el porqué es así el sentido exacto y propio del precepto–, el significado de ese mandato de la ley debe reducirse a los contratos singulares en los que concurra el requisito concreto que establece ese inciso del artículo 100.2, ya que «no es que sean importantes los costes laborales de los trabajadores empleados para su ejecución en la cuantía del precio total del contrato, sino que solo se aplica en los contratos en que el coste de los salarios de las personas empleadas para su ejecución forme parte del precio total del contrato» (sic).

Y, concluye el TACRC, que lo anterior solo ocurre en determinados contratos de servicios en los que el coste económico principal son costes laborales, es decir los salarios del personal empleado en la ejecución del contrato y que forman parte del precio del contrato, y en los que, además, las prestaciones son directas a favor del órgano de contratación que es quien recibe la prestación, como es el caso, por ejemplo, de los servicios de seguridad y vigilancia, limpieza y otros semejantes. ¿Pero dónde dice esto la LCSP? ¿Es que el TACRC –ahora– se ha puesto a legislar?

Pero, hay más. En cuanto al valor de la estimación del PBL con referencia a los «precios de mercado», su interpretación es que se trata de «una materia regida por el principio de discrecionalidad técnica» (sic), y que, por lo tanto, tales valoraciones técnicas son válidas «en tanto no quede completamente acreditado que se ha incurrido en un error en la apreciación». Así es que, según el TACRC, cabe «presumir un acierto propio del que es conocedor de las cuestiones técnicas del contrato que se ha convocado en otras ocasiones», ya que conoce suficientemente éste y los precios a que puede enfrentarse el mercado. Es decir –y simplificando–, lo que viene a decir el TACRC es que son «precios de mercado», a los efectos establecidos en la LCSP, los obtenidos en las pujas de las licitaciones pasadas, con independencia de su lejanía o cercanía en el tiempo. Ahora bien, la pregunta es inmediata: ¿Qué sucede en épocas, como la actual, en las que hay una escalada vertiginosa de los precios de las materias primas, de la energía, del transporte y de los salarios? ¿Es sostenible esta interpretación del TACRC?

Dicho lo anterior, habiendo dejado patente cuál es el paradigma del TACRC y su propósito –que para mí está muy claro y que no es otro que el de aliviar de cargas la preparación de los expedientes–, es evidente que al órgano de contratación no se le prohíbe realizar una estimación del valor del PBL –de cualquier tipo de contrato, incluidos los suministros– que esté basada en el coste de producción. Ni siquiera se le impide a que realice el desglose de los costes ni que utilice una metodología apropiada para calcularlos ni tiene vetado que haga una investigación sobre los salarios de las personas que ejecutarán el contrato. Por lo que puede, en la fase preparatoria del contrato, documentar adecuadamente toda la investigación que haya realizado (consultas del mercado), la metodología utilizada en el cálculo de los costes y, conforme a las prácticas en el sector de los potenciales licitadores, la desagregación por género y categoría profesional de los costes salariales, es decir de los costes reales en términos absolutos (salarios medios percibidos por los trabajadores del sector) o relativos (valor del precio/hora en capacidad práctica pagado a los trabajadores del sector) y la constacion de que son consecuentes, como mínimo, con el convenio colectivo de referencia que sea de aplicación.

Pues bien, los órganos de contratación, con independencia de que la interpretación del TACRC les exima de hacerlo, sí que tienen la responsabilidad de tomar buenas decisiones de gestión en la preparación de los contratos de tal manera que eviten, o prevengan, eventuales paralizaciones en su futura ejecución, porque el adjudicatario haya ofrecido un precio que luego no puede asumir al no poder cubrir sus costes de producción, lo que le conducirá a una situación de debilidad económica insostenible.

Con el objetivo de ayudar a los órganos de contratación a tomar decisiones adecuadas en la gestión de los procedimientos de contratación, desde «auditoriadecontratos» les proponemos esta solución que está basada en una aplicación WEB que permite realizar una estimación razonable del valor del PBL, ya que está soportada en el coste de producción de servicios y suministros, y que, por tanto, es consecuente con los precios de mercado. Asimismo, también permite realizar la documentación y justificación del valor del PBL estimado, por medio de la obtención de un informe en formato de archivo PDF, el cual podrá acompañar en el expediente de contratación.

La aplicación web estará disponible para la venta hasta el 30 de junio de 2026



Adquiera la aplicación haciendo clic en la imagen o pinchando aquí:

jueves, 20 de noviembre de 2014

Auditoría del sistema presupuestario y de planificacion. Objetivo y alcance

#66


Introducción

Tal y como referí en el post del día [07/06/2013], el auditor debe lograr una comprensión de los controles internos del contratista y obtener la documentación pertinente de ellos para evaluar el riesgo de control y así poder determinar el alcance y profundidad de las pruebas de auditoría sobre los costes incurridos y en las revisiones de las ofertas presentadas. Es decir, para determinar la naturaleza, tiempo necesario y magnitud de los procedimientos de examen que deban ser realizados en las auditorías relacionadas que permitan poder confiar, o no, en las representaciones del coste que haga el contratista.

El sistema presupuestario y de planificación es un subsistema del general de controles internos y de gestión del contratista que atienden a la fiabilidad de la información financiera, la eficiencia y eficacia de las operaciones productivas, y al cumplimiento de las normas y regulaciones aplicables.

Concepto de previsión y presupuesto

Los presupuestos y previsiones son herramientas de la gestión empresarial que se utilizan para llevar a cabo el control de las operaciones. Un presupuesto o planificación identifica las expectativas futuras de ingresos y los recursos que deben ser aplicados para asegurar los objetivos de la organización durante el periodo cubierto por la planificación. Los presupuestos y las previsiones proporcionan un utensilio de control que mide el grado de ejecución del objetivo propuesto.

En general, un presupuesto o previsión:
  1. Se establece en términos monetarios. 
  2. Cubre un periodo específico de tiempo, generalmente un año. Sin embargo, pueden existir previsiones a medio (de uno a tres años) plazo o a largo plazo (más de tres años). 
  3.  Implica un compromiso (por ejemplo, los gestores aceptan la responsabilidad de procurar los objetivos que se establecen en el presupuesto) y, también, es un elemento de motivación individual para logar los objetivos marcados. 
  4.  Es revisado y aprobado por las instancias más altas de la gerencia, mientras que se prepara por niveles de responsabilidad inferiores a aquélla. 
  5.  No es inamovible, sino que puede ser cambiado bajo determinadas circunstancias y contingencias. 
  6.  Como herramienta de control, se compara periódicamente la ejecución actual con la previsión, de manera que las desviaciones se analizan y se explican.
El sistema de previsión y presupuesto no es igual en todas las organizaciones, sino que varía de unas a otras en función de su tamaño, organización y estructura, el tipo de producto o servicio que ofrecen al mercado, el sistema de contabilidad que utilizan, el sistema automatizado de gestión (ERP), las preferencias de la dirección de la empresa y otras influencias. Sin embargo, en las grandes compañías utilizan sistemas de Tecnologías de la Información (TI), es decir tienen implantado un sistema de gestión de recursos empresariales (ERP), que se utiliza para recoger y analizar los datos y preparar las previsiones y presupuestos. En general, se espera que el sistema de presupuesto y planificación del contratista disponga de:
  1. Una organización funcional establecida formalmente, en la que se definan las responsabilidades y contenga una descripción escrita de los flujos de datos que circulan en los procesos de planificación y de previsiones, así como las políticas y procedimientos que permitan un eficaz control de los procesos. 
  2. Un plan estratégico a largo plazo en el que se establecen los procesos que deben desarrollarse para alcanzar los objetivos empresariales y en donde se identifican las operaciones críticas de la compañía. 
  3. Técnicas efectivas para la preparación de las previsiones y presupuestos. 
  4. Procedimientos para comparar el estado actual de ejecución de los objetivos con el presupuesto, identificando y analizando las desviaciones y diferencias, estudiando su impacto y proveyendo las acciones correctivas pertinentes. Estos procedimientos deben proporcionar rápidamente una revisión de los costes estimados y ser notificados al órgano de contratación el sobre-coste o bajo-coste que se prevea. 
  5. Una capacidad de re-planificación para reaccionar a los cambios significativos en las hipótesis, como una fluctuación importante en el volumen de la previsión.

Acceso a los presupuestos

El pliego de cláusulas administrativas (PCAP) debe contener provisiones especiales  que permita el acceso del auditor a los registros y datos del presupuesto del contratista (véase entradas del blog de los días [12/12/2012],[26/12/2012] y [02/11/2014]. Sin embargo, debe reconocerse que los datos de la planificación y el presupuesto son propiedad del contratista y es un material sensible de su negocio, por tanto el auditor debe ejercer un buen juicio acerca de la solicitud de los datos y registros que necesita para su trabajo (por ejemplo, los datos sobre el precio en sus ventas comerciales pueden no concernir a los costes del contrato auditado).  La solicitud de los datos del presupuesto puede hacerse de una manera informal, así como establecer acuerdos en relación al tiempo y la frecuencia de acceso a dichos datos.

La información sobre el presupuesto y la planificación generalmente requerida durante la realización de la auditoría sobre el sistema de control interno, incluye:
  1. La identificación de todos los documentos e informes del presupuesto. 
  2. Las políticas y procedimientos concernientes a la preparación, autorización y aprobación del presupuesto; y 
  3. Todas las operaciones actuales, previsiones análisis de desviaciones e informes utilizados en la puesta a prueba del sistema.
Cuando el contratista deniegue el acceso a los registros del presupuesto y de la planificación, el auditor debe considerar el incumplimiento de una obligación contractual esencial (véase post del [02/11/2014]) comunicándolo al órgano de contratación para que proceda en consecuencia.

Política general de auditoría

La política general recomendable de realizar auditorías sobre los sistemas de gestión, contabilidad y controles internos de los contratistas más relevantes, es que las auditorías sobre el sistema de previsión y presupuesto de los contratista sean realizadas al menos una vez cada tres años a los grandes contratistas, siempre que éstos hayan sido adjudicatarios de contratos superiores a los 10 millones de euros anualmente.

La auditoría sobre el sistema presupuestario y de planificación se realiza a menudo junto a las auditorías específicas sobre el sistema de estimación de las ofertas económicas y en las revisiones de las ofertas en la negociación de los contratos. También se realizan estas auditorías junto a la auditoría de costes incurridos para evaluar la razonabilidad de los costes imputados al contrato en cuanto que puede haber desviaciones significativas entre los gastos previstos y los consumos asignados al contrato.

No obstante lo anterior, en ocasiones justificadas, estas auditorías pueden ser eludidas o modificadas con base en la experiencia anterior con el contratista y la calificación actual del riesgo como bajo. Esta determinación de riego bajo debe estar poderosamente justificada en el documento correspondiente del programa de auditoría. En cambio, si el riesgo evaluado es considerado como alto, entonces la auditoría sobre el sistema de previsión y presupuesto del contratista debe ser realizada con una frecuencia anual. Estas auditorías también deben ser consideradas en aquellos centros de producción del contratista en los que haya indicios de importantes problemas con el sistema presupuestario.

Si el riesgo de auditoría evaluado indica que solo ciertas partes del sistema presupuestario del contratista es objeto de considerar como alto, entonces solo esas áreas serán las que requieran una auditoría completa.

Objetivos de auditoría

Las principales áreas de interés de una auditoría general de sistemas y procedimientos del contratista son la contabilidad y los sistemas de gestión.

El principal objetivo de una auditoría del área del subsistema presupuestario del contratista, es determinar si los datos que ofrece el presupuesto son acordes con la planificación de la compañía y consistentes con el necesario control de costes. Como objetivo secundario, la auditoría debe obtener un conocimiento general de los procesos de planificación y previsión financiera del contratista. En general, los objetivos de la auditoría del sistema presupuestario y de planificación del contratista deben determinar si:
  1. Los costes estimados y/o incurridos en los contratos con la Administración se desarrollan, registran y controlan sobre bases consistentes y acordes con la más reciente planificación de gestión, es decir el más probable cumplimiento de la planificación o previsión, evaluando, asimismo, la razonabilidad de los costes incurridos con respecto a las previsiones presupuestarias. 
  2.  Los esfuerzos del contratista por estimar los costes directos e indirectos están encaminados en obtener la mayor economía y eficiencia. 
  3.  Los cambios significativos en la planificación y las hipótesis del presupuesto quedan rápidamente reflejadas en los procesos de control y en la documentación de revisión del presupuesto y de las estimaciones. 
  4.  La información que recibe la Administración de los precios  de elementos de la ejecución del contrato es consistente con los datos recogidos en último presupuesto de gestión. Asimismo, estos últimos objetivos deben ser considerados para dar un soporte durante las auditorías de las propuestas de fijación de tarifas de costes directos y las previsiones de tasas de recargo de costes.
Alcance de la auditoría

En tanto que la naturaleza y extensión del esfuerzo de auditoría depende el tamaño del contratista, el monto del importe de los contratos que tenga adjudicados de la Administración y el riesgo de auditoría determinado, el alcance debe de la auditoría debe incluir:
  1. La obtención y comprensión del sistema presupuestario y de planificación financiera del contratista y los controles internos relacionados. 
  2.  Documentar y comprender el presupuesto, planificación y controles internos del contratista. 
  3.  Realizar las comprobaciones operacionales que sean necesarias sobre el presupuesto, planificación y controles internos. 
  4.  Evaluar el riesgo de control con base en la identificación de los factores relevantes y resultados de pruebas sustantivas, y 
  5.  La información sobre la comprensión de los controles internos, evaluación del riesgo de control y la adecuación del sistema para satisfacer los requerimientos de la Administración.
Presupuesto y planificación – Organización funcional

Las funciones presupuestarias y de planificación, normalmente, se encuentran organizadas de manera diferente en cada uno de los contratistas individuales, debido a las diferencias en sus productos o servicios, prácticas de la industria, tamaño y tipo de organización, el grado de división de responsabilidades, actitudes de gestión, capacidades de personal y otros factores. Por lo general, los niveles organizativos de responsabilidad encargados de desarrollar las funciones presupuestarias y de planificación suelen estar centralizadas, existiendo un grupo o departamento en el que pueden participar personas delegadas de otras áreas de la empresa. Sin embargo, la función presupuestaria y de planificación deberá estar fuertemente organizada sobre la base de una cadena jerárquica; y de lo más alto de los niveles de gestión emanarán las políticas y procedimientos que deben seguirse.

El contratista debería tener establecidas unas normas claras y bien definidas de los niveles de responsabilidad para la preparación, revisión y aprobación de los presupuestos y planes, que incluirán el establecimiento y mantenimiento de al menos:
  1. La documentación escrita actualizada de la organización, responsabilidades y deberes del personal que participa en la elaboración del presupuesto. 
  2.  Un sistema que describa el flujo de trabajo e información de los procesos de preparación del presupuesto con los que pretende desarrollar los objetivos del plan estratégico de la compañía, y vigila la ejecución y hace la revisión del presupuesto. 
  3.  Las políticas y procedimientos escritos.
  • Organización
La evaluación de la organización del contratista de su sistema presupuestario y de planificación requiere el análisis de las relaciones existentes entre los diferentes segmentos que participan en los procesos presupuestarios y de la planificación. Cuando se evalúa la organización del contratista en relación con estos procesos, el auditor de contratos debe considerar si:
  1. La preparación del presupuesto y la planificación requerida es eficazmente controlada, ya sea de forma centralizada o descentralizada. 
  2.  Existen líneas de autoridad, deberes y responsabilidades que están inequívocamente definidas, incluidas las responsabilidades para la preparación, revisión y aprobación del presupuesto y la planificación. 
  3.  Los procesos presupuestarios y de planificación están apropiadamente coordinados en los diferentes segmentos de la organización que se encargan de desarrollar las partes que les toca del presupuesto y la planificación. 
  4.  El departamento que tenga la responsabilidad general de recabar y recopilar globalmente el presupuesto y los planes tiene la autoridad para revisar y cuestionar la razonabilidad o la exactitud de la información que alimenta el sistema y es recibida de otros departamentos.
  • Descripción del sistema
El contratista debe mantener una descripción escrita del trabajo y el flujo de información presupuestaria y los procesos de planificación a corto plazo que desarrollan los objetivos estratégicos y sobre su ejecución y revisión. Esta descripción debe contener el detalle suficiente que permita al auditor comprender profundamente cómo funciona el sistema presupuestario y de planificación. La descripción debe incluir referencias a las políticas escritas, procedimientos y manuales de operaciones. Deberá proporcionar información para cada proceso o función dentro del sistema, así como los controles internos existentes.

La descripción del sistema del contratista deberá identificar los deberes y responsabilidades del personal que prepara, revisa y aprueba los presupuestos y los planes, así como las diversas funciones que contribuyen al proceso presupuestario y de planificación.

Si el sistema del contratista está automatizado, total o parcialmente, la descripción debe incluir los aspectos de software (TI) acerca del flujo de transacciones del sistema presupuestario y de planificación, incluyendo la introducción, procesamiento y la salida de datos.
  • Políticas y procedimientos
Las políticas y procedimientos escritos que tenga aprobados el contratista para su sistema presupuestario y de planificación debe garantizar que:
  1. La delegación facultades para tomar decisiones y las responsabilidades, dentro del sistema, están formalmente documentadas y están comunicadas a los empleados de manera apropiada. 
  2. Los controles del presupuesto y la planificación operan de manera consistente de un periodo a otro. 
  3. Los presupuestos y la planificación a corto plazo son consistentes con los objetivos estratégicos de la Dirección de la empresa. Los contratistas deberían tener formalmente establecido, por escrito, las políticas y procedimientos, siendo esto preferible al establecimiento informal de procedimientos basados en la costumbre y transmisión verbal. Normalmente, los grandes contratistas mantienen todos ellos un sistema presupuestario y de planificación escrito con descripción de las políticas y los procedimientos.
Los presupuestos y planes de políticas y procedimientos representan los medios por los cuales las metas y objetivos establecidos por la Dirección de la empresa se traducen en la guía y dirección detallada para el personal participante en los procesos presupuestarios y de planificación. Las políticas y procedimientos deben cubrir todos los aspectos de los presupuestos y el sistema de planificación; ser aprobados por un nivel adecuado de la Dirección; ser comunicados al personal apropiado; y, revisados periódicamente para asegurarse de que son coherentes con las intenciones de la Dirección de la empresa al nivel más alto. Al evaluar las políticas y procedimientos del contratista, el auditor deberá considerar si:
  1. Todas las principales funciones y responsabilidades en el sistema presupuestario y de están cubiertas por políticas y procedimientos escritos. Además, el auditor debe tener en cuenta todas las instancias donde las prácticas actuales son incompatibles con las políticas y procedimientos establecidos por escrito. En estos casos, el auditor debe considerar las causas que subyacen en estas contradicciones o inconsistencias (por ejemplo, el no comunicar adecuadamente los cambios en las políticas y procedimientos establecidos). 
  2. Las previsiones y el presupuesto están aprobados por un nivel adecuado de la dirección de la empresa y/o están establecidas formalmente las delegaciones de autoridad y obligadas a mantener el compromiso con la Dirección para seguir sus políticas y los procedimientos establecidos. El auditor debe evaluar cuidadosamente el nivel de aprobación de la gerencia para determinar si es apropiado dada la naturaleza de las facultades y responsabilidades que se le asigne. Sin embargo, no necesariamente indica la existencia de políticas y procedimientos insuficientes la falta de participación de un nivel alto de la gerencia en el proceso de aprobación del presupuesto, siempre que esté debidamente delegada la función. 
  3. Las decisiones han sido comunicadas a las personas dentro de la organización que son responsables de ejecutarlas. Esta comunicación implica no sólo asegurarse de que los empleados adecuados son conscientes de las políticas y procedimientos establecidos, sino que tienen la formación necesaria para asegurarse de que comprenden cómo deben ejecutarlas. 
  4. Si las instrucciones dadas son objeto de revisiones periódicas, para asegurarse de que la forma en que se ejecutan son coherentes con las intenciones actuales de la Dirección y las prácticas escritas de presupuestación y planificación. El no mantener las políticas y procedimientos actualizados es indicativo de un entorno de control interno débil y por lo general conduce a la ineficacia de los controles internos sobre el proceso de elaboración de presupuestos y la planificación. Por esta razón, la dirección de la empresa debe asegurar la ejecución sistemática de los procesos en lugar de revisar y actualizar (cambiar) periódicamente las políticas y los procedimientos presupuestarios y de planificación, incluidas las políticas y procedimientos de TI que se apliquen. La frecuencia requerida y la profundidad de estas auditorías de sistemas y procedimientos sobre el sistema presupuestario y de planificación va a depender de la naturaleza del negocio y el tamaño del contratista. Si el contratista está experimentando cambios organizacionales significativos o una importante reestructuración de sus operaciones comerciales, es evidente que el sistema de elaboración de presupuestos y la planificación debe ser revisado de cerca para asegurarse de que se cumplen las políticas y procedimientos para producir los presupuestos y los planes que están en consonancia con las metas y objetivos de la gerencia.

jueves, 3 de abril de 2014

Acuerdos sobre precios de tarifas

#52


Introducción



La política de establecimiento de acuerdos de tarifas entre los órganos de contratación y los contratistas tiene un tratamiento específico en auditoría de contratos. Consecuente con dicha política, en este post se incluyen algunas pautas que cubren el modo de establecer acuerdos y el seguimiento de tarifas con los contratistas.



Acuerdos de precios de tarifas



Un Acuerdo de Precios de Tarifas es un pacto escrito entre un poder adjudicador[1] de la Administración y un contratista sobre el precio de las tarifas, y otros factores, válidos durante un periodo específico y que se aplicarán al precio del objeto de los contratos celebrados en ese periodo o en las modificaciones del contrato. Este tipo de acuerdos es especialmente apropiado para las compras centralizadas, ya sean adjudicadas a través de procedimientos de Sistemas Dinámicos de contratación o en Acuerdos Marco. Dichas tarifas y factores que las acompañan representan proyecciones razonables de costes específicos que no se estiman fácilmente, pues no se identifican con un contrato específico (una adquisición a través de la central de compras) o no son generados por un producto final o tarea. Estas estimaciones pueden incluir valoraciones de elementos de coste tales como: la mano de obra directa, tasas de recargo de gastos generales de fabricación, tasas de recargo de obsolescencia de materiales, piezas de repuesto y otros aprovisionamientos, y tasas de recargo por el manejo de materiales y de la función de compras del contratista.

Como he dicho, el acuerdo de tarifas, por definición, se produce entre un órgano de contratación y sus contratistas. Sin embargo, algún contratista puede no estar siempre dispuesto a entrar en un acuerdo de tarifas a causa de frecuentes cambios en las condiciones de su negocio u otras circunstancias. Si, en estos casos, el órgano administrativo aún desea utilizar algún tipo de tarifas de precios preestablecidos, las recomendaciones de tarifas podrían aplicarse unilateralmente por el poder adjudicador que establece los Acuerdos Marco y ser aconsejados a los respectivos órganos de contratación que utilizarán dicho sistema de contratación al que acogerán su compra específica.

Una tarifa es un valor que se confiere al coste unitario de un factor y que suele venir acompañado de una tasa de recargo de costes indirectos. La tasa de recargo está representada por un porcentaje o ratio de absorción de una agrupación de costes existente, o estimada, y que completa la tarifa del factor. Una tarifa puede contener una o varias tasas de recargo de costes indirectos, dependiendo de si la tarifa está valorada a coste parcial (solo con recargo de gastos generales de fabricación y gestión de materiales) o a coste completo (incluye el recargo de gastos generales y de administración). Los factores son elementos de coste directo de producción, como la mano de obra y los materiales, por ejemplo. En general, las tarifas pueden establecerse sobre el coste real incurrido o ser estimadas para un periodo futuro.



Acuerdo sobre el modo de cálculo de las tasas de recargo



La forma en que se establecen los acuerdos sobre el modo de cálculo de tasas de recargo de costes indirectos (que no de las tarifas) es por escrito, entre la Firma de Auditoría, o el auditor de contratos, y los contratistas. Dicho acuerdo contiene la metodología convenida entre ellos y que el contratista aplicará en sus ofertas de precios de tarifas. Difiere de un acuerdo de tarifas en que éste se produce con el órgano de contratación para fijar el precio de un contrato u orden de compra específico y que está acogido a un Contrato Marco, por ejemplo. Así, un acuerdo sobre el cálculo de tasas de recargo es útil y puede establecerse para cubrir adquisiciones repetitivas, como es la compra de repuestos.

En estos casos, las oficinas de campo de la Firma de Auditoría, o el auditor de contratos, solicitarán las bases de auditoría al contratista para desarrollar el acuerdo metodológico para el cálculo de las tasas. Las bases de auditoría estarán preparadas y soportadas con los datos o valoraciones de costes que sean actuales, exactos y completos.



Comienzo, aplicación, uso y caducidad del acuerdo de tarifas



El establecimiento de un acuerdo tarifas puede ser iniciado a solicitud del contratista candidato para entrar en el sistema de compras centralizadas o del órgano de contratación, siempre que se determine que los beneficios que se derivan de dicho acuerdo están acordes con el esfuerzo que se realice para su estableciendo y seguimiento[2].

Los poderes adjudicadores de una Central de Compras estarán normalmente interesados por alcanzar un acuerdo de tarifas con los contratistas cuando éstos tienen un volumen significativo de operaciones con diversos órganos administrativos, como por ejemplo las compras centralizadas a través de catálogos de proveedores de la Administración. Esto evita tener que establecer nuevas estimaciones de la tarifas cada vez que los contratistas realizan una prestación, por ejemplo un suministro. Para determinar si se debe establecer un acuerdo de tarifas, es responsabilidad del órgano de contratación considerar si se produce una utilidad suficiente derivada de tal acuerdo.

Los poderes adjudicadores utilizarán los acuerdos de tarifas como base para la valoración de todos los contratos, modificaciones y otras acciones contractuales que se realicen durante el período cubierto por el acuerdo, a menos que el poder adjudicador determine que las condiciones se han modificado y, por tanto, han invalidado parte o la totalidad del acuerdo. Todas las condiciones que afectan a la validez del acuerdo serán sometidos rápidamente a la consideración del poder adjudicador.

Los pliegos del contrato requerirán que el acuerdo de tarifas incluya términos específicos y condiciones acerca de su cobertura, expiración, aplicación y requisitos sobre su seguimiento sistemático, todo ello de manera que garantice la validez de las tarifas. El acuerdo también debe proporcionar la opción de su denuncia (o cancelación) de parte de cualquiera de los interesados (contratista o poder adjudicador). En caso que la denuncia sea de parte del contratista, éste se saldría automáticamente del sistema de compra centralizada, por ejemplo. Asimismo, debe establecer la obligación del contratista de poner en conocimiento del órgano de contratación o del auditor de contratos cualquier cambio significativo en los datos de valoración de sus costes.

Identificación y soporte de las tarifas



Los contratistas deben especificar en cada oferta de sus productos, obras o servicios las tarifas que se aplicarán y someterán la base de auditoría con los datos y valoraciones de costes para su examen por el auditor de contratos. Todos los datos presentados en relación con la auditoría de tarifas y el acuerdo alcanzado se actualizarán posteriormente según sea necesario. Asimismo, el contratista se debe comprometer a presentar la base de auditoría con datos exactos, actuales y completos, de tal manera que permitan alcanzar el acuerdo sobre las tarifas o una modificación de las mismas.



Alcance de la auditoría de tarifas



El alcance de una auditoría de tarifas precisa ser adaptado atendiendo a las circunstancias individuales de la contratación. Sin embargo, el auditor debe:

(1) Considerar expresamente:
        (a) la materialidad de las bases, agrupaciones y tasas de recargo;
        (b) los resultados obtenidos en auditorías anteriores y la adecuación de los sistemas de control interno del contratista;
      (c) las diferencias y desviaciones habidas del presupuesto de gastos del contratista y su impacto en las tasas de recargo;
        (d) los cambios organizativos del contratista, así como los habidos en sus operaciones, capacidad, procesos y prácticas de producción, volumen de negocio y asignación de bases de reparto;
    (e) la combinación de la participación relativa en sus ventas a la Administración y otras ventas comerciales;
      (f) las actas del Consejo de Administración u órganos de dirección del contratista, donde se recogen las decisiones relativas a la organización y operaciones de la empresa.

(2) Determinar que el contratista:
        (a) es consistente y cumple con las prácticas de estimación declaradas de sus sistemas y procedimientos, en relación con la contabilidad de costes;
        (b) ha hecho previsiones de su volumen de negocio, capacidad productiva, y asignación de bases de reparto de costes indirectos de forma razonable, todo ello de conformidad con sus planes internos;
         (c) tiene unos datos de tarifas correctos y verificables; y
         (d) realiza cálculos matemáticamente correctos.

Las tarifas cubiertas por un acuerdo específico, aunque preestablecidas para periodos futuros y de utilización general en más de una oferta, se auditan de la misma manera que las tasas de recargo para la fijación de precios de una oferta de un contrato individual. Muchos de los pasos y procedimientos que en auditoría de contratos se hacen en una revisión de ofertas o auditoría de costes incurridos, son similares a los de una auditoría para acuerdo de tarifas. Por lo tanto, antes de determinar el alcance de la auditoría de un acuerdo de tarifas, el auditor de contratos debe familiarizarse con la guías de auditoría que abarcan a la auditoría de tasas de recargo para la fijación de precios de una oferta y las tasas de recargo de costes incurridos, todas ellas tratadas por el Manual de Auditoría de Contratos que se está preparando[3].


Otras evaluaciones y comprobaciones



Evaluación del presupuesto.
Los procedimientos para presupuestar tarifas están estrechamente vinculados a los procedimientos presupuestarios del contratista. Por lo tanto, los auditores de contratos evalúan los procedimientos y las prácticas presupuestarias del contratista para:
(1) cerciorarse de que, en el agregado, los datos sobre los que se realizan las valoraciones son correctos y se consideran todos los datos disponibles y pertinentes del contratista, y
(2) determinar si los datos que apoyan las tarifas propuestas son compatibles con los presupuestos de la empresa y están de acuerdo con las condiciones generales, las normas, los factores de reclutamiento de personal y otros criterios que se utilizan para fines presupuestarios y de planificación.

Examen y deficiencias del sistema de estimación.
En la evaluación de una propuesta de tarifas, el auditor de contratos se familiariza con:
(1) los métodos de estimación y las auditorias de sistemas del contratista.
(2) los detalles del sistema de presupuestario del contratista, y
(3) la última declaración de sistemas y procedimientos emitida por el contratista.
Como mínimo, el auditor de contratos debe realizar una revisión exhaustiva del archivo permanente acerca de las deficiencias del sistema de estimación observadas anteriormente. Las deficiencias expuestas del sistema presupuestario del contratista, como resultado de auditorías de sistemas o auditorías individuales de tarifas o de costes incurridos, deben ser tenidas en cuenta para ser comprobadas en la auditoría actual para el acuerdo de tarifas. Del mismo modo, las deficiencias del sistema presupuestario revelados durante la auditoría de tarifas actual, también pueden aplicarse a otras auditorías, de cualquier índole, posteriores.

Comparación con tarifas en facturaciones parciales y certificaciones de obra.
Debido al alto grado de interdependencia con las tarifas de otros contratos individuales para proceder a facturaciones y certificaciones parciales del contratista y con las tasas de recargo para la determinación de los costes incurridos finales al término del año fiscal del contratista, el auditor de contratos, en principio, debe haber comprobado si hay diferencias entre ambos tipos de tarifas y tasas al finalizar el año fiscal. Por tanto, es importante que el auditor evalúe una presentación de ofertas de tarifas con base en las tasas de recargo del año fiscal cerrado inmediato anterior y comparar cuidadosamente las diferencias entre ellas y los datos de apoyo. Las diferencias significativas entre tarifas y tasas de recargo deben ser convenientemente explicadas por el contratista. Si el auditor determina que las tarifas presentadas por el contratista no son apropiadas, éste debe presentar una nueva oferta de tarifas. Si el contratista se niega a presentar una nueva oferta de tarifa, entonces el auditor debe aplicar los procedimientos pertinentes para que el poder adjudicador adopte las acciones que correspondan en relación con el incumplimiento del contrato.

Impacto de valoraciones individuales de facturaciones y certificaciones parciales.
(1) Cada valoración individual necesita ser inicialmente evaluada para determinar si provoca algún impacto sobre el acuerdo vigente de tarifas en el sentido que cambia significativamente las condiciones sobre las que se negociaron. El PCAP debe requerir que tales cambios sean comunicados al órgano de contratación. En la evaluación de las nuevas condiciones, el auditor de contratos debe considerar:
(a) el tipo de contrato contemplado,
(b) la importancia en euros que significa el cambio de condiciones,
(c) si el período de evaluación de las tarifas individuales del contrato considerado es significativamente diferente del período al que se aplique el acuerdo de tarifas, y
(d) cualquier nuevo dato o información que pueda plantear alguna duda en cuanto a la aceptabilidad de las tarifas.
(2) El auditor también debe estar atento ante cualquier valoración de precios que no refleja con exactitud el acuerdo de tarifas, incorpora tarifas incorrectas o parece aplicar tarifas ventajosas.

Seguimiento de tarifas
(1) General. Cuando el contratista cuente con procedimientos bien establecidos y aceptados regularmente para la formulación y aplicación de un acuerdo de tarifas, no obstante el auditor del contrato realizará periódicamente un análisis en profundidad para determinar si estos procedimientos y los métodos de asignación propuestos y las bases de reparto siguen siendo equitativos.
(2)Normas establecidas en el Pliego del contrato o en la norma de costes aprobada. Las normas contables de costes aplicables juegan un papel importante en la evaluación de las tasas y bases de reparto. Por lo tanto, en la planificación de la auditoría de la propuesta de tarifas, el auditor revisa, en primer término, el archivo permanente para encontrar, si lo hubiere, cualquier problema pendiente sin resolver relativo al incumplimiento detectado, en auditorías anteriores, con la norma contable de costes y, seguidamente, poder evaluar la propuesta actual en relación con el cumplimiento de dicha norma contable.
(3) Cambio de estructura. La estructura tarifaria describe el número y tipos de tarifas establecidas para un determinado conjunto de condiciones. También determina cómo son los costes que se asignarán y las bases generales de reparto. Los contratistas vendrán obligados, por el PCAP, a utilizar la misma estructura de tarifas para los fines de fijación de precios en el futuro, de la misma manera que lo hacen para establecer los costes incurridos. En caso que un contratista emplee una estructura diferente para la estimación de sus costes, el auditor debe determinar si el contratista lo hace porque ha cambiando su sistema y prácticas contables. Si esto ha sucedido, el contratista tiene que presentar:
    (a) una declaración del impacto en costes que supone el cambio de estructura, y
         (b) una revisión de la declaración de sistemas y procedimientos
(4) Periodo de tarifas. El auditor de contratos tiene que determinar que las tarifas utilizadas en las ofertas están comprendidas adecuadamente en el periodo contemplado de vigencia en el que se realizará el contrato.
(a) Tasas de recargo de costes indirectos. El período de aplicación de la tarifa con las estimaciones de tasas de recargo de costes indirectos en general, debe coincidir con el período del año fiscal del contratista o el período de tasa histórica establecida para la imputación de los costes indirectos. Con excepción de las circunstancias incluidas en la norma contable aprobada en el PCAP[4], no puede establecerse una tasa de recargo de costes indirectos calculada con base en un período superior a un año. En ciertas circunstancias, sin embargo, puede ser más equitativo para los fines del contrato un período de cálculo de la tasa de recargo de costes indirectos más corto que año normal, con respecto del fiscal del contratista, si la mayor parte de la actividad del contratista se desarrolla en periodo más reducido al del año natural, tal y como puede suceder en productos sometidos a circunstancias estacionales.
(b) Tarifa horaria de la mano de obra directa y bases de reparto. El período para el cálculo y determinación de las estimaciones de las bases de reparto y tarifas horarias de la mano de obra directa también deben coincidir con el año fiscal del contratista, o el utilizado históricamente, en su caso. No obstante, en cada evaluación de tarifas, el auditor comprobará la aplicabilidad del periodo. Esto es porque debe determinar si los requisitos contractuales previstos son paralelos a las condiciones que se contemplan en cálculo de las tarifas y las bases de reparto, o si las circunstancias presentes aconsejan una modificación de los periodos de cálculo.
(5) Previsión de gastos y bases de reparto. Los auditores de contratos, en la planificación de la auditoria de tarifas, establecen procedimientos para el sistema presupuestario y de estimación de los contratistas, como base para la determinación de la validez de sus previsiones de las cantidades que forman parte de la base de reparto y de las agrupaciones de gastos. Como mínimo, el auditor verifica que las bases de reparto previstas y los gastos estimados de la agrupación:
(a) son compatibles con las estimaciones del volumen de negocio actual del contratista y son consecuencia de las decisiones tomadas conforme a los planes de gestión aprobados por la dirección o el Consejo de Administración del contratista, y
(b) considera debidamente los requisitos del contrato y las limitaciones o prohibiciones de costes que han sido establecidos en el PCAP.

Gastos corporativos. La imputación de los gastos corporativos, o de las oficinas centrales, puede tener un impacto sustancial en las tarifas estimadas. Por lo tanto, el auditor revisa las auditorías realizadas en las oficinas centrales del contratista o planifica una auditoria específica en ellas. En cualquier caso, la auditoría debe estar orientada al ciclo presupuestario del contratista.

Utilización de un especialista técnico. Por último, el auditor de contratos debe considerar la necesidad de solicitar la asistencia de un especialista técnico que le proporcione el soporte especializado necesario para completar su trabajo con eficacia.


Bases de auditoría. Declaración de costes



Los contratistas interesados en alcanzar un acuerdo de tarifas con los poderes adjudicadores, por ejemplo en el ámbito de un sistema dinámico de contratación o un Acuerdo Marco, deben proporcionar una declaración de costes (base de auditoría) que sean exactos, completos y vigentes en la fecha de su presentación. No se requiere una base de auditoría de los costes actuales para llegar a un acuerdo negociado sobre tarifas aplicables en un periodo futuro, sino de los costes previstos para dicho periodo. A veces, los contratistas son propensos a presentar bases de auditoría con costes actuales incurridos porque están ahora ejecutando contratos sometidos a auditoría, cuando en realidad lo que se negocian son las tarifas futuras. Por tanto, en los acuerdos de tarifas, las bases de auditoría cubrirán:
(1) los datos de costes futuros o previstos en que se apoyan para la oferta de tarifas. No obstante, estos datos de apoyo pueden provenir de costes incurridos de contratos que se estén ejecutando en la actualidad y de los que se hace una proyección futura, y
(2) todos los datos necesarios para estimar la oferta de tarifas del periodo futuro que comprenderá el acuerdo.

Actualización de tarifas



La responsabilidad principal de la actualización de las tarifas recae, íntegramente, en el contratista. Sin embargo, la responsabilidad del seguimiento de los acuerdos de tarifas es del poder adjudicador. A pesar de esto, las tarifas también deben ser controladas periódicamente por el auditor de contratos para notificar al órgano de contratación cualquier variación significativa. En su caso, el auditor de contratos debe:
(1) Asegurarse que las tarifas son analizadas de forma periódica mediante la comparación de las tarifas reales respecto de las tarifas acordadas. Si el contratista no está realizando un seguimiento y análisis de las tarifas para su posible actualización, el auditor debería recomendar al órgano de contratación que inste al contratista para que lleve a cabo este esfuerzo como una condición del acuerdo de tarifas (que debe constar en el PCAP del Acuerdo Marco, por ejemplo, o ser una condición para la compra centralizada).
(2) Comparar las nuevas salidas del sistema presupuestario del contratista con respecto a los patrones de gastos reales habidos en el año fiscal y establecer las discrepancias de las cantidades presupuestadas inicialmente previstas para apoyar la oferta del acuerdo de tarifas.
(3) Informar al poder adjudicador de cualquier variación significativa puesta de manifiesto por el seguimiento de las tarifas. Cuando las tendencias o patrones desfavorables comienzan a aflorar y se identifican variaciones significativas con respecto de los costes reales, los resultados del análisis deben ser comunicados al órgano de contratación junto con la recomendación para que exhorte al contratista la presentación de una propuesta revisada del Acuerdo. Pero si, sobre la base de los hechos fácticos, el poder adjudicador no estuviese de acuerdo en que las tarifas sean revisadas, el auditor de contratos debe calcular el ajuste que se aplicará a las tarifas del contratista.


[1] Son poderes adjudicadores los considerados en el artículo 3.3 de la LCSP
[2] Es realmente necesario que los poderes adjudicadores gocen de mayor flexibilidad a la hora de elegir un procedimiento de contratación pública que prevea negociaciones. El recurso al procedimiento de licitación con negociación o al diálogo competitivo en situaciones diversas en las que no es probable que puedan obtenerse resultados satisfactorios de la contratación mediante procedimientos abiertos o restringidos sin negociación es cada vez más utilizado. El contratista candidato que haya solicitado una invitación o haya sido invitado a participar en un procedimiento restringido, en un procedimiento de licitación con negociación o en un procedimiento negociado sin publicación previa, en un diálogo competitivo o en una asociación para la innovación, puede solicitar el acuerdo de tarifas.
[3] Los primeros capítulos del Manual de Auditoría de Contratos están ya disponibles en http://www.auditoriadecontratos.com
[4] La Norma cuarta de NODECOS, en sus apartados 4.3.2 y 4.3.3 establece las condiciones para un cambio de periodo distinto del que corresponda al año fiscal.