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Bienvenidos al blog

Este blog nació con el propósito de captar el interés de personas que tienen preocupación por la racionalización del gasto público. Desde el otoño de 2012, en el que nació, han transcurrido años de trabajo continuado plasmado en más de 150 entradas publicadas, y sigo manteniendo ese objetivo.

En cualquier momento, con mayor razón en tiempos de crisis y cuando abunda la desconfianza, la sociedad española exige una gestión de las compras públicas basada en los principios de economía, eficacia, eficiencia, igualdad de trato y transparencia.

A través de estas páginas intento dar a conocer la técnica de la «auditoría de contratos» como la herramienta clave que permite al poder adjudicador:
-realizar controles documentales sobre los costes reclamados por los licitadores y sobre la eficacia de sus procesos de producción;
-determinar el precio definitivo de los contratos, dentro del límite fijado para el precio máximo, con base en el coste incurrido admisible; y,
-comprobar la metodología de cálculo del beneficio con arreglo a la fórmula acordada.
La «auditoría de contratos» se desarrolla en los celebrados con precios provisionales y que hayan sido adjudicados –aunque no exclusivamente– en procedimientos negociados, diálogo competitivo y la asociación para la innovación.

A todos, mi saludo de bienvenida. Os invito a participar con vuestros comentarios en las entradas del blog que vaya publicando.

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Hay una nueva entrada publicada el día 18/05/2022, con el título:

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Desglose y desagregación por género y categoría profesional

Costes salariales en el «presupuesto base de licitación»

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La entrevista sobre PBL

Presupuesto base de licitación. Entrevistado por Sergio Jiménez, de «Gobierto»

He tenido el placer de ser entrevistado por Sergio Jiménez para su blog en «Gobierto», cuya entrada lleva por título: El Presupuesto Base de Licitación: cómo y por qué calcularlo bien. Con Juan Carlos Gómez Guzmán.

En la entrevista hemos hablado del «presupuesto base de licitación» y de otras cuestiones que afectan a la contratación pública.

Podéis ver el video y escuchar el podcast completos en el anterior enlace.

Si lo preferís, también podéis ver el siguiente video en el que se resume la entrevista.

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Mostrando entradas con la etiqueta auditor de contratos. Mostrar todas las entradas
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lunes, 27 de marzo de 2017

El banco pintado

#121

Puedo afirmar que tengo el dudoso honor, o el raro privilegio, de haber descubierto el “banco pintado” de la contratación pública española.





Me explico:

Érase una vez una ley de contratos del sector público (la Ley 30/2007, de 30 de octubre). En medio de su Título preliminar, dedicado a las disposiciones generales, había un artículo titulado: “precio” (el artículo 75 para más señas). Era un artículo con “sustancia” y, desde luego, no era nada sencillo y humilde, porque su apartado 5 estaba destinado a tener una relevancia trascendental en los nuevos procedimientos de contratación pública, para hacer de ellos los más eficientes y transparentes que nunca antes había habido en España.

Junto a ese artículo los profesionales e investigadores de la contratación pública pasaban diariamente, pero nadie sabía el porqué no se le hacía caso y lo sobrevolaban sin rozarle. Parece que nadie supiera, o no quisiera saber, por qué era tan ignorado. Durante los años posteriores, todos los poderes adjudicadores y sus órganos de apoyo, discurrieron en sus quehaceres sin mirarle. ¿Acaso alguien había dicho que no se tocara porque estaba recien pintado y manchaba?

Después llegó el TRLCSP (el RDL 3/2011, de 14 de noviembre) que, sin saber ni cómo ni por qué, se reprodujo al pie de la letra en el artículo 87.5 (también bajo el título de “precio”), corriendo la misma suerte –la ignorancia (por no calificarlo como desprecio)– de su antecesor. El cartel de "recien pintado, ojo que mancha", se mantenía en su puesto.

Pero es que, a mayor abundamiento, la nueva ley en ciernes, cuyo Proyecto de Ley de Contratos del Sector Público está en el Congreso de los Diputados en fase de enmiendas, ninguna de las 1080 que han sido presentadas ha tenido la más mínima referencia o crítica al artículo 102.7 que, bajo el mismo título de: “precio”, reproduce íntegramente los antiguos de las leyes de 2011 y de 2007. Ergo a todas sus señorías del hemiciclo –de un extremo al otro del arco parlamentario–, los 350 diputados de la Cámara Baja, les ha parecido intachable, perfecto. Pero tal y como en esta Legislatura está de dividido el “patio de los leones”, dudo que vayamos a poder encontrar una unanimidad de acuerdo como en esta ocasión, auque sea por omisión.

Así que ahí se mantiene ese precepto sin que nadie, excepto desde este blog, haya tenido la curiosidad de indagar sobre el porqué se incluyó en la ley esta disposición y cuál debería ser su utilidad, para hacer de la contratación pública un procedimiento de gestión eficiente y transparente. Ni se han molestado en revolver a fondo los archivos de cuando aquélla ley de 2007 estuvo en periodo de información pública, para ver cuáles fueron los argumentos manifestados y que proponían su necesidad.

Como de esto hace casi ya diez años, y seguimos igual, va a ser lo mismo que el cuento de aquél banco pintado sobre el que se hacía guardia en un cuartel, porque un oficial había mandado vigilar que nadie se sentara en él mientras estuviera fresca la pintura y, después, se olvidó del asunto.

Pues resulta que esta disposición, sobre el precio de los contratos públicos, lleva camino de transformarse en una sustancia rancia y sin haber pegado siquiera un “disparo”, porque nadie la ha utilizado. Pero yo me he propuesto, en la medida de mis posibilidades, impedirlo. Por eso llamo la atención para que, de una vez por todas, se tome conciencia de la importancia y utilidad de ese precepto y se aplique con naturalidad en la contratación de prestaciones particularmente complejas.

Ya son varios los anzuelos que he lanzado desde esta plataforma para entablar un debate sobre este asunto, acerca de la adjudicación en procedimientos que incluyan negociaciones y en los que deban iniciarse los contratos con “precios provisionales”, la determinación de reglas contables del coste de producción y la auditoría de contratos (facultad que tienen los órganos de contratación para comprobar los documentos contables y sobre el proceso de producción de los contratistas), con el objeto de poder determinar, con la mayor certidumbre y equidad, el precio final de los contratos complejos. Pero nadie, hasta ahora, me ha recogido el guante. Y yo me pregunto: ¿a todos les parecerá bien lo que digo?, ¿soy infalible y no me equivoco?. Soy consciente que la mayoría de los profesionales e investigadores de la contratación pública tienen un perfil jurídico, pero ¿es tan arduo este tema de los costes de los contratos que a nadie le interesa?, …, ¡qué decepción!

Sin embargo, en una ocasión, hubo una persona que sí respondió a uno de mis desafíos –o provocaciones, dicho en el mejor sentido–, aunque lamentablemente nunca se identificó. Me decía que la cita con la que entonces se iniciaba este blog –una frase atribuida al mejor chef del mundo, Ferran Adrià: “La primera señal de que estás innovando es que la gente no te entiende”– le parecía desafortunada. Y me dejó con las ganas (todavía las tengo) de conocer los motivos de su desaprobación. He llegado a pensar que quizá fuera porque apreciara un posible dequeísmo en la frase. Pero también pienso que, si así fuera, dicho por el ídolo de los fogones, a este genio se le puede consentir y merece ser tratado con benevolencia en los errores gramaticales.

¡Y ahora la sorpresa!


Ya tenemos un “banco pintado” en la contratación pública, en el que nadie se sienta, aunque se estén vertiendo ríos de tinta (o avalanchas de tóner) sobre asuntos relacionados que tratan de procedimientos de mejora en la contratación pública, control y transparencia y el combate a la corrupción. Sin embargo, vamos camino de ampliarlo y hacer de este banco otro todavía más grande, si prospera la enmienda14 del Grupo Parlamentario Confederal de Unidos Podemos-En Comú Podem-En Marea, al Proyecto de Ley sobre procedimientos de contratación en los sectores, y que justifican con el siguiente laconismo: “Para dotar de mayor seguridad a los órganos de contratación sobre la adecuación del presupuesto base de licitación"

El texto de esa enmienda, que adiciona un apartado 4 al artículo 43, es el siguiente:

«4. Los pliegos de condiciones recogerán para su evaluación, la siguiente información:

1. Evaluación de la idoneidad de los costes o datos sobre los precios presentados por el contratista.

2. Evaluación de los procedimientos generales del contratista relacionados con las estimaciones de costes y la conformación del presupuesto para la oferta económica del contrato.

3. Evaluación de las estimaciones de costes del contratista relativas a la plantilla, que deberá reflejar los costes derivados de las normas legales y convencionales aplicables, los materiales y otros costes directos, así como los indirectos.

4. Evaluación de la razonabilidad de las previsiones económicas y de evolución de los costes presupuestados en el tiempo, cuando los contratos tienen un período largo de ejecución.

5. Evaluación y análisis del método de cálculo propuesto para la determinación del beneficio.

6. Comprobación de las estimaciones paramétricas de costes.»



Y yo me pregunto: si por esta enmienda se muestra ese interés hacia la razonabilidad de los costes y los precios de las ofertas y se pone el acento en la seguridad del órgano de contratación ¿por qué no se ha puesto en conexión con el artículo 102.7 del Proyecto de Ley de Contratos de Cector Público?, ¿por qué no se ha hecho una enmienda similar en el Proyecto de Ley de Contratos del Sector Público, al que a todos les ha parecido bien?

Debo decir que dicha enmienda es de lo más acertada –su música me suena a muchas de las propuestas que ya llevo escritas en este blog–, pero debería ir seguida del requerimiento de la «auditoría de contrato», que he descrito como el “banco pintado” de la Ley de Contratos del Sector Publico, y que es la protagonista de este «post», así como la obligación (que no la opción) de realizarla por el órgano de contratación para determinar el precio final del contrato.

Por eso digo –aunque deseo que no se cumpla– que vamos camino de seguir manteniendo el “banco pintado”, pero esta vez aumentado.

martes, 10 de enero de 2017

Consultores en Compra Pública de Innovación

#114

En este post voy a hablar de mí y del nuevo proyecto profesional en el que me he “embarcado” a mediados del pasado año, colaborando con un grupo multidisciplinar de profesionales de los ámbitos jurídico, técnico y económico, para desarrollar y ofrecer servicios de asesoramiento, consultoría y auditoría de contrato en el ámbito de la compra pública innovadora (compra pública precomercial CPP y compra pública de tecnología innovadora CPTI).

Después de bastantes años de duro trabajo –especialmente el aplicado en los últimos cuatro años–, y con la sensación de nadar a contracorriente, por fin dos juristas de reconocido prestigio en el campo del Derecho Administrativo, expertos en contratación pública, se fijaron en mis propuestas para la negociación y la determinación del precio de los contratos públicos en las situaciones y circunstancias que inicialmente se señalaron en la ya lejana Ley 30/2007, de 30 de noviembre, de Contratos del Sector Público, que fue sustituida por el Texto Refundido de la LCAP, aprobado por el Real Decreto Ley 3/2011, de 14 de noviembre, y que ahora se espera tenga continuidad –en idénticos términos que las dos precedentes– en el artículo 102.7 de la nueva Ley de CSP que, todavía, está en periodo de enmiendas en las Cortes Generales.

Porque, como he referido en numerosas ocasiones, desde que entró en vigor aquella remota norma de 2007 hasta el presente, se ha sobrevolado (o saltado directamente sin siquiera querer rozar) todo lo relacionado con la determinación del precio, en las compras complejas, por el coste realmente incurrido; y se ha obviado que ellas admitían la celebración de contratos con precios provisionales tras la tramitación de un procedimiento negociado o de un diálogo competitivo, en los que se pone de manifiesto que la ejecución del contrato debe comenzar antes de que la determinación del precio sea posible. De ahí el fracaso, por su escasa utilización (casi testimonial) del contrato de colaboración entre el sector público y el sector privado –que desaparecerá en la nueva Ley– y del procedimiento de adjudicación del diálogo competitivo.

Ahora, al abrigo de la Directiva 2014/24/UE, sobre contratación pública, con el nuevo procedimiento de adjudicación de la «asociación para la innovación» y el programa de la Unión Europea «Horizonte 2020», que concentra gran parte de las actividades de investigación e innovación que contribuyen a abordar los principales retos sociales, promover el liderazgo industrial en Europa y reforzar la excelencia de su base científica, se crea el clima adecuado para entrar de lleno (y ya sin excusa de mirar para otro lado, como se ha venido haciendo de forma incomprensible) en el estudio, desarrollo y aplicación del precepto –en ciernes– que recogerá el futuro artículo 102.7 de la nueva Ley.


Es por ello que, desde CPI Consulting - Consultores en Compra Pública de Innovación, ofrecemos un servicio de alto valor añadido a los órganos de contratación y poderes adjudicadores, y que se compone de:

Durante las fases preparatorias de la contratación


  • Informes de estado de la técnica ("state of the art technology")
  • Mapas de demanda temprana
  • Vigilancia tecnológica y del mercado
  • Delimitación del objeto de contrato
  • Desarrollo de los sistemas de gestión del proyecto ("stage gate process")
  • Organización y asistencia técnica en los MTM ("meet the market events")
  • Formación de técnicos de la administración y compradores públicos
  • Investigación del mercado (anuncios de información previa, conferencias, jornadas y otros eventos de promoción de las necesidades de la Entidad Pública)
  • Solicitud de información a los posibles interesados sobre sus capacidades y limitaciones técnicas, y su disposición para la adaptación a tiempo para cubrir los requerimientos técnicos de la prestación
  • Análisis de riesgos técnicos
  • Evaluación del riesgo financiero y de control interno de candidatos
  • Revisión de la declaración de sistemas y procedimientos de gestión requerida a los candidatos. Soporte de gestión vía "steering committees"
  • Gestión y atención del punto de información a los candidatos interesados
  • Análisis para la agregación de la demanda y posibilidad de licitación conjunta con otras entidades públicas
  • Análisis para la agregación de la oferta entre varios candidadtos interesados que sean complementarios
  • Gestión de la transparencia y acceso a la información pública
  • Protección de la confidencialidad de la información
  • Evaluación (revisión) del sistema contable y demás sistemas, políticas y procedimientos de gestión
  • Evaluación (revisión) del sistema de control interno y de las políticas y procedimientos de protección de los activos
  • Evaluación (revisión) de su cumplimiento con la norma de costes que será requerida en el contrato
  • Análisis de la estructura de capital y necesidades de financiación
  • Evaluación (revisión) de la integridad de los sistemas informáticos que soportan la planificación de recursos empresariales ("Enterprise Resource Planing" ERP's)
  • Evaluación (revisión) de la integridad de los sistemas informáticos que soportan la gestión de los materiales para la producción ("Material Resource Planing" MRP's)
  • Gestión de la transparencia y acceso a la informaicón pública
  • Protección y confidencialidad de la información entregada por los agentes económicos para su evaluación 
  • Soporte en la impugnación de decisiones y acuerdos del órgano de contratación sobre estas materias


En las fases de licitación, ejecución y de la liquidación y terminación del contrato (cubriendo el ciclo de vida)


  • Redacción de Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares
  • Negociación de los aspectos técnicos del contrato
  • Gestión de variantes y mejoras
  • Cesión del contrato y subcontratación
  • Secretaría de la mesa de contratación y/o mesa de negocaición y/o mesa de diálogo competitivo y/o mesa de asociación para la innovación
  • Redacción del contrato
  • Modificación del contrato
  • Evaluación y seguimiento del contrato (aspectos jurídicos)
  • Terminación y liquidación del contrato (aspectos jurídicos)
  • Resolución del contrato
  • Interpretación y aplicación de penalizaciones
  • Gestión de la transprencia y acceso a la información pública
  • Protección de la confidencialidad de la información
  • Impugnación de pliegos y otras decisiones y acuerdos del órgano de contratación
  • Redacción de pliegos de especificaciones funcionales (o documento que lo sustituya)
  • Diseño de los aspectos técnicos de la licitación: criterios de solvencia y valoración técnica de las ofertas
  • Evaluación de avances y grado de cumplimiento técnico del contrato
  • Normas de admisibilidad de los costes imputables al contrato
  • Formulación del modelo de la oferta económica basado en los costes admisibles
  • Diseño de los aspectos económicos de valoración de la oferta económica, basado en los costes
  • Administración del contrato, pagos parciales y liquidadicón (aspectos económicos)
  • Reclamación de reintegro de pagos indebidos
  • Gestión y atención del punto de información al licitador
  • Integración de especialistas en la comisión de seguimiento del contrato
  • Negociación de las reglas contables para la asignación de costes al contrato
  • Negociación de las tarifas horarias y los recargos de gestión de materiales
  • Negociación del recargo financiero ("facilities capital cost of money" FCCoM)
  • Negociación de la metodología para el cálculo del beneficio y la tasa de retorno aplicable en el contrato
  • Análisis de precios y revisión de ofertas
  • Determinación y calificación de los costes de las ofertas: «sin salvedades», «no soportados o cuestionados» y/o «sin resolver»
  • Valoración de la oferta económicamente más ventajosa con base en los costes evaluados y que mejor relación coste-eficacia tiene con base en el «coste del cliclo de vida»
  • Auditoría de costes incurridos. Contol de la información contable y del proceso de producción para determinar el coste admisible y el precio final del contrato
  • Evaluación de los acuerdos en los procedimientos
  • Negociación de cualquier otros aspectos económicos del contrato
  • Gestión de la transparencia y acceso a la información pública
  • Protección de la confidencialidad de la información
  • Fórmulas de explotación comercial
  • Propiedad industrial y propiedad intelectual
  • Gestión de la transparencia y acceso a la información pública
  • Protección de la confidencialidad de la información


Además de lo anterior, desarrollamos las siguientes líneas de actuación que, en síntesis, son las siguientes:

  1. Fase preliminar: planificación de la licitación.
    Apoyo técnico que consiste en el diseño de una metodología de trabajo y el análisis y valoración del estado de la técnica sobre el objeto de la Compra Pública Innovadora que resulte de la consulta preliminar del mercado.
    El alcance de los servicios en esta fase preliminar consistirá en:
    - El diseño y apoyo técnico en las Consultas preliminares al mercado que se realicen. Asistencia técnica en el meet markets events.
    - El análisis y evaluación de riesgos y evaluación técnica de las consultas preliminares del mercado efectuadas.
    - La evaluación de candidatos y diseño de la licitación con negociaciones.
  2. Fase de anuncio de licitación y elaboración de Pliegos:
    Finalizadas la fase de consulta preliminar al mercado, se elabora un Anuncio de licitación y se publicarán los Pliegos que regirán la licitación de la Compra Pública Innovadora, incluyendo los siguientes servicios:
    - La elaboración de la propuesta de Anuncio de licitación.
    - La elaboración del Pliego de prescripciones administrativas de la Compra Pública Innovadora programada.
    - La elaboración de Pliego de prescripciones técnicas y, en especial, de las prescripciones funcionales que regirán la licitación.
    - Elaboración de las normas de admisibilidad de los candidatos por razones de solvencia técnica y financiera.
    - Análisis de demanda agregada y posibilidad de licitación conjunta.
    - Elaboración de las normas de admisibilidad de los costes imputables al contrato y metodología de cálculo del beneficio.
    - Elaboración del formulario (modelo) para la presentación de la oferta económica con base en los costes, en un formato electrónico.
  3. Fase de licitación de un procedimiento negociado:
    El alcance de nuestros servicios comprende:
    - Asistencia técnica, económico-financiera y jurídica a la Mesa de Negociación.
    - Auditoría de contrato. Revisión de las ofertas económicas presentadas por los licitadores, en el formato electrónico, con base en los costes.
    - Valoración económico-financiera y técnica de las propuestas recibidas según los criterios de “oferta económica más ventajosa” y de “coste de ciclo de la vida”.
  4. Celebración, desarrollo y ejecución del contrato:
    En esta fase, los servicios que se prestan abarcan:
    - Elaboración del contrato que habrá de firmar la entidad adjudicataria con la Administración contratante y del reparto de riesgos y beneficios, con especial referencia al método de asignación y evaluación de costes realmente incurridos
    - Desarrollo de sistemas de gestión del proyecto (state gate process). Asistencia y secretaría del Comité de paritario de seguimiento del contrato. Evaluación periódica de avances y del grado de cumplimiento del contrato
    - Auditoría de contrato. Examen de los costes incurridos en la ejecución del contrato, para que el órgano de contratación pueda aprobar los que son asignables y reembolsables al contratista y que le permita determinar un precio final del contrato justo y razonable.
    - Informe final de reparto de riesgos y beneficios y de la propiedad intelectual sobre el prototipo.
  5. Liquidación y terminación del contrato:
    En esta fase, nuestros servicios comprenden:
    - Apoyo técnico a la recepción del producto de la Compra Pública Innovadora.
    - Evaluación de la metodología de cálculo del beneficio e informe definitivo de la Auditoría de costes incurridos del contrato. Pagos parciales y liquidación final del precio
    - Apoyo técnico a la reclamación de pagos indebidos con posterioridad a la finalización y liquidación del contrato

miércoles, 27 de julio de 2016

Sobrecostes en programas de defensa. Valor de la auditoría de contratos

#105

El Tribunal de Cuentas[1] en su informe nº 1.155 de fiscalización de la financiación extraordinaria de los programas especiales de armamento y material para las Fuerzas Armadas, ejercicios 2012, 2013 y 2014, devela en las conclusiones, entre otros resultados, la existencia del pago de sobrecostes en programas de Defensa relacionados con los grandes sistemas de armas, tal y como se hace eco y se informa en el siguiente artículo de EL PAÍS-El periódico global.

Sin embargo, sin entrar en un análisis exhaustivo del contenido del informe y de sus resultados, como tampoco se hace por el citado artículo del periódico digital, en éste no se mencionan –pasándose por alto– ciertos aspectos de mucha relevancia que sí son considerados en el informe del Tribunal de Cuentas, y que son:
  • Que la Subdirección General de Contratación del Ministerio de Defensa, a través del Grupo de Evaluación de Costes (GEC), efectúa las investigaciones de precios y análisis de costes de los distintos contratos mediante los que se desarrolle el Programa de Defensa y que afecten a la participación de la industria española, así como los costes del ciclo de vida, apoyando a los directores de los respectivos programas aportándoles el análisis e investigaciones de precios para el seguimiento de los contratos y su negociación con la industria.
  • Que en el caso, por ejemplo, del programa de construcción de buques de acción marítima (BAM), el Grupo de Evaluación de Costes, en su informe previo a la orden de proceder[2], manifestó observaciones e hizo recomendaciones acerca del uso de fórmulas alternativas para las posibles revisiones de precios, contenidas en la orden de ejecución (OE) [3] que estuvieran basadas en índices de mayor objetividad y que las nuevas tarifas horarias de la empresa constructora deberían quedar sometidas a la auditoría de costes correspondiente..
  • Que en otros casos, el Grupo de Evaluación de Costes realizó la auditoría de costes incurridos sobre los modificados de alguno de los programas con el resultado del hallazgo en ellos de costes inadmisibles, conforme a las Normas para el cálculo de costes en contratos del Ministerio de Defensa (Orden 283/1998, de 15 de octubre, NODECOS), con un resultado desigual en cuanto a la respuesta y acciones tomadas por los respectivos órganos de contratación

Por diversas razones, en ocasiones se hace caso omiso a las recomendaciones del GEC, como es en el programa de construcción de buques de acción marítima (BAM) “las recomendaciones del GEC no fueron atendidas lo que incrementó sustancialmente el importe de las cuantías satisfechas en concepto de revisión de precios, que superó los 99 millones inicialmente previstos (utilizando la fórmula desaconsejada por el GEC que encarecía notoriamente el concepto de revisión de precios), llegando a alcanzar los 133,6 millones euros[4].

En otros, como es en el programa “Leopardo”, en el que se evaluó la admisibilidad de los costes incurridos de las subcontrataciones, si bien el GEC dedujo en una de ellas un ajuste en el precio por costes inadmisibles (pág. 119 del informe) en la reclamación de extracostes que hizo el subcontratista –aunque el GEC advierte que el objetivo de su examen es la admisibilidad de los costes conforme a las reglas contenidas en NODECOS y que no se pronuncia sobre los aspectos jurídicos de admisibilidad de costes en el contrato–, y aunque no se opone al inicio del correspondiente expediente de gasto (pág. 120 del informe) –a raíz del recurso del contratista principal para el reconocimiento de dichos extracostes–, para asombro del Tribunal de Cuentas esos costes terminaron siendo reconocidos por el órgano de contratación y tramitado el expediente de gasto.

Sin embargo, también han existido casos, como es el del contrato de “suministro de banco SAME y de TPS para LRU del helicóptero NH-90”, en el que GEC ha emitido un informe de evaluación de la oferta presentada por el licitador en el que considera un valor razonable de la propuesta económica menor al sometido y que es tenido en cuenta por el órgano de contratación resolviendo disminuir el precio máximo del contrato.

En consecuencia, con independencia de los resultados dispares que he traído aquí para comentarlos brevemente, se pone de manifiesto –y también así lo reconoce implícitamente el Tribunal de Cuentas al otorgarle la competencia para valorar “jurídicamente” la admisibilidad de los costes imputables al contrato (pág. 120 del informe)– la utilidad que proporciona una unidad, como es el Grupo de Evaluación de Costes, que apoye a los órganos de contratación en todas aquellas prestaciones que pongan de manifiesto una importante complejidad, como es, por ejemplo, la compra pública precomercial y obras de infraestructura pública. Por ello, debería existir, para todas las Administraciones Públicas, una organización similar al GEC para el asesoramiento en la evaluación y análisis de precios y auditoría de contratos, y que debería ser regulada en la propia Ley de Contratos tan pronto como sea posible.



1Ver informes de fiscalización del Tribunal de Cuentas en web: http://www.tcu.es/tribunal-de-cuentas/es/search/alfresco/index.html?entrance=FIS
2La orden de proceder es un acto del Ministro o del Secretario de Estado de Defensa (Sedef) que requieren obligatoriamente cualquier expediente de contratación y convenios que se encuentran en alguno de los supuestos de reserva de competencia del Ministro y Sedef –en la actualidad en el vigente Real Decreto 1011/2013, de 20 de diciembre, de desconcentración de facultades en materia de contratos, acuerdos técnicos y otros negocios jurídicos onerosos, en el ámbito del Ministerio de Defensa, véase el artículo 3.2.a)–.
3En la Armada española el término «orden de ejecución» equivale a la «firma» del contrato para la construcción de un buque.
4Extraído del informe del Tribunal de Cuentas, pág. 98.


martes, 1 de septiembre de 2015

Servicios de auditoría de contrato

#82

Esta entrada es una guía para la adquisición de los servicios de auditoría de contrato a través de los cuáles el órgano de contratación podrá realizar con efectividad los controles documentales y sobre el proceso de producción[1], a los que está facultado desarrollar, y efectuar las comprobaciones y evaluaciones sobre los elementos técnicos y contables del coste de producción del contratista.

Responsabilidades del auditor de contratos

El auditor es responsable de:

(1) estar libre de cualquier sospecha o de apariencia de los impedimentos personales, externos y orgánicos que pudieran afectar a su independencia para realizar su trabajo y emitir su dictamen con completa imparcialidad,
(2) realizar su trabajo conforme a las guías establecidas en una metodología de auditoría de contratos contrastada y a unas normas técnicas de general aceptación –son válidas en auditoría de contratos las Normas de Auditoría de Sector Público emitidas por la Intervención General de la Administración del Estado–,
(3) presentar la información y prestar asesoramiento al órgano de contratación basándose en el análisis de los registros financieros, contables y de gestión del contratista u otra documentación que demuestre la admisibilidad de los costes incurridos o estimados por el adjudicatario o el licitador,
(4) revisar y evaluar los aspectos financieros y contables del sistema de control de costes del contratista; y
(5) realizar análisis y emitir dictámenes u opiniones que requieran los órganos de contratación para el apoyo en la evaluación de las ofertas y la resolución de aprobación de costes incurridos.

Asignación de servicios de auditoría contrato

Conforme a lo dispuesto en los procedimientos de las agencias de auditoría de contrato[2] que, en el futuro, sean creadas al efecto en el ámbito institucional del Sector Público, los órganos de contratación podrán solicitar directamente los servicios de auditoría a la agencia, u oficina, responsable con la capacidad para dirigirlas. La agencia de auditoría de contratos correspondiente incluirá las solicitudes en su planificación de auditorías a realizar en el ejercicio económico, pero podrá rechazar las solicitudes en caso de no disponer de recursos humanos y medios suficientes para realizar las tareas. En todo caso, dichas declinaciones se harán por escrito.

Asimismo, en tanto no sean constituídas y creadas las «agencias de auditoría de contrato» en el Sector Público, como el imperativo de realizar controles sobre los documentos contables y los procesos de procucción del contratista y que soportan la imputación de costes a los contratos ya rigen en la Ley, cada órgano de contratación puede establecer actualmente sus propias unidades de auditoría de contrato con sus medios o solicitar y contratar dichos servicios con Firmas privadas de consultoría y de auditoría, especializadas en «auditoría de contrato», para encargarles su realización.



1 Estos controles documentales y sobre el proceso de producción son los establecidos en el artículo 87.5.c) del vigente TRLCSP y que también están previstos en el artículo 102.7.c) del anteproyecto de la nueva Ley de Contratos del Sector Público de 2015
2 Hasta el momento, en España únicamente ha sido creada una «agencia» de esta clase, y se encuentra en el Ministerio de Defensa. Esta oficina de auditoría de contrato viene funcionando desde el año 1988 (véase entrada #10 de 20/12/2012). Más reciente, la Instrucción 128/2007, del Secretario de Estado de Defensa, determina al Grupo de Evaluación de Costes (GEC), radicado en la Dirección General de Asuntos Económicos –Subdirección General de Contratación–, como la unidad encargada de realizar los servicios de auditoría de contrato para los órganos de contratación del Ministerio de Defensa.
El objeto de dicha instrucción es establecer el procedimiento para la solicitud, planificación, ejecución y explotación de los servicios de análisis de costes y precios que presta el Grupo de Evaluación de Costes(GEC)en cumplimiento de las funciones que tiene asignadas la Subdirección General de Contratación del Departamento.

miércoles, 7 de mayo de 2014

Eficacia de la auditoría de contratos para prevenir fraude

#54


La noticia: Adif pagó a Corsán un 30% más de lo firmado por la obra del AVE en Barcelona. El coste del AVE a Barcelona se podría haber inflado de forma fraudulenta. La Fiscalía Anticorrupción acusa a Corsán, una empresa del grupo Isolux, de haber cobrado un "sobreprecio ilícito" de 6 millones en el tramo del que resultó adjudicataria.

Esta información puede leerse en: elEconomista.es


Ya he señalado en otros «post» anteriores que no es responsabilidad de la auditoría de contratos, ni su objetivo principal, detectar fraude u otras actividades ilícitas. Sin embargo, los auditores pueden encontrar, cuando realizan una auditoría de contrato, información constitutiva de evidencia o sospecha de ilegalidades. El ejemplo informado en la noticia podría haber sido descubierto mucho antes, si el contrato adjudicado se hubiera sometido a la auditoría de contrato o, simplemente, podría haberse evitado o prevenido, que sin duda hubiera sido mucho más eficaz para proteger los intereses económicos de la Administración.

Las fuentes en las que se descubre el fraude en los contratos proceden, entre otros, de los empleados del contratista, los registros contables, alegaciones de competidores, funcionarios descontentos o de otras terceras partes.

A los efectos de este artículo, el término «fraude» u «otra actividad ilícita» significa cualquier actuación consciente y con intención, incluyendo, pero no limitado a, actos de engaño o deshonestidad que contribuyen a una pérdida o lesión en la Administración Pública. Algunos ejemplos, que en auditoría de contratos se descubren, son:
(1) falsificación de documentos tales como tarjetas de tiempo de la mano de obra directa u órdenes de compra,
(2) cargos de gastos de personal irrazonables a los contratos,
(3) reclamaciones de facturas falsas por servicios no realizados o materiales no entregados,
(4) errores intencionados de costes imputados al contrato,
(5) engaño por ocultación de la verdad,
(6) cohecho y malversación de fondos,
(7) hurto,
(8) funcionarios que adquieren un interés con el contratista o buscan que éste les contrate,
(9) sobornos, o cualquier intento de conspiración o estratagema de engaño
(10) cualquier otro acto ilegal o fraudulento resultante de prácticas de clasificación contable diseñadas para ocultar la verdadera naturaleza de los gastos, por ejemplo, clasificar los gastos de publicidad no permitidos como suministros de oficina,
(11) la sustitución de productos o certificaciones falsas de pruebas que no se realizaron,
(12) cuando el contratista factura costes del contrato pero está en mora de pago a sus proveedores de una forma ordinaria y recurrente en el curso de sus negocios.

Responsabilidades del auditor de contratos en la detección e información de fraude

En auditoría de contratos, la evaluación del riesgo de errores materiales debidos al fraude, es un proceso acumulativo que:
(1) incluye una consideración de riesgos individuales y en combinación de otros, y
(2) debe ser un proceso constante durante toda la auditoría.

La determinación del cumplimiento con las leyes por parte del contratista requiere que los auditores de contrato diseñen acciones y procedimientos que proporcionen una seguridad razonable para  detectar errores, irregularidades, abusos o actos ilegales que puedan:
• tener un efecto directo (o indirecto) y material en las representaciones de costes del contratista
• afectar significativamente a los objetivos de la auditoría.

Los auditores también deben tener:
• el debido cuidado en la planificación, ejecución y evaluación de los resultados de los procedimientos de auditoría, y
• un grado apropiado de escepticismo profesional para alcanzar una seguridad razonable de que se detectan actividades ilegales materiales o prácticas indebidas.

Bajo el concepto de escepticismo profesional ningún auditor de contratos asume que las prácticas de gestión del contratista son deshonestas, ni asume su honestidad incuestionable. Más bien, el auditor reconoce que bajo las condiciones observadas y la evidencia obtenida en auditorías anteriores, es necesario evaluar de manera objetiva las representaciones del coste de los contratistas para determinar que están exentas de errores significativos. Por ello, al auditor de contratos se le requiere un constante estado de alerta ante la posibilidad de actividades fraudulentas. Este estado de alerta, en combinación con el examen sobre los controles internos del contratista y las pruebas normalmente programadas por el auditor sobre los procedimientos de registro contable y las transacciones, debe proporcionar un grado razonable de seguridad para la exposición de fraude u otra actividad ilegal, en caso que existieran.

Es evidente que los auditores de contrato no están capacitados para llevar a cabo las investigaciones de actos ilegales, pero sí tienen la responsabilidad de  estar al tanto de los indicadores de fraude, vulnerabilidades, imputación de gastos potencialmente irregulares y actos ilegales relacionados con un área de la auditoría de contratos. Cuando un auditor obtiene información que plantea una sospecha razonable de fraude u otra actividad ilegal, tiene el deber de denunciarlo.
La denuncia no debe diferirse hasta la conclusión de la auditoría. Tampoco debe necesariamente tener lugar tan pronto como el auditor se enfrenta con un indicador de fraude. El auditor debe dar un seguimiento a los indicadores de fraude hasta que haya satisfecho la sospecha o sea disipada porque hay una explicación inocente de la presunta irregularidad, o no existan más datos relevantes que confirmen el fraude y que se puedan generar a través de las técnicas de auditoría.

Indicadores de fraude y procedimientos de auditoría para su descubrimiento

Los auditores de contrato están familiarizados con los indicadores específicos de fraude. Además de ellos, en el Manual de Auditoría de Contratos (MAC)[1] se muestran indicadores de fraude en diferentes áreas de auditoría, factores de riesgo y pruebas para la detección de fraude que se incluyen en los programas de auditoría.

Uno de los abusos más comunes en las compras públicas es el cargo de costes erróneos a los contratos. Esto se debe, en gran medida, al hecho de adjudicar contratos a precio fijo y con cláusula de revisión de precios. Sin embargo, este riesgo tampoco desaparecería en contratos con precio determinable con base en el coste incurrido porque, en los dos casos, el contratista puede tener la tentación de incrementar su beneficio cargando costes erróneos al contrato. Por ello, el auditor de contratos conoce el impacto que cada coste unitario puede tener en el coste total del contrato. Así, por ejemplo, un pequeño error, en exceso, en la determinación del coste completo unitario de la hora/máquina (digamos una tuneladora que trabajase 24 horas al día, los 365 días del año), debido a un mal cálculo intencionado de la tasa de recargo de costes indirectos, puede ocasionar un sobre coste en el contrato proporcional al número de horas trabajadas anuales de dimensiones gigantescas.

Los errores, intencionados o no, pueden suceder en numerosas situaciones de cualquier otro tipo, como cambios de imputación de tiempos de mano de obra directa de un contrato a otro, o imputaciones de gastos generales sobre bases de reparto que no sean equitativas, ambos perjudicando un contrato con la Administración frente a otro de tipo comercial de otro cliente del contratista.

En cualquier caso, el auditor de contratos evalúa específicamente el riesgo de control debido al fraude y considera este riesgo a la hora de diseñar los procedimientos del programa de auditoría que vaya a realizar. Un factor de riesgo a tener muy en cuenta es la confianza en los procedimientos de control interno del contratista, por ello el auditor de contratos los pone a prueba diseñando procedimientos específicos para obtener una convicción razonable sobre su correcto funcionamiento. El auditor de contratos es consciente que la adecuada ejecución de los programas de auditoría, junto con pruebas suficientes de los sistemas de control interno del contratista, debe proporcionar una seguridad razonable para que, si las hubiera, se detecten prácticas ilegales o fraudulentas. Por ello, ante una calificación como de riesgo más alto de lo normal, el juicio de auditor le guía hacia una toma de decisiones que implican un esfuerzo mayor de auditoría, aumentando el tamaño de la muestra y realizando procedimientos analíticos más extensos.

Procedimiento para denunciar sospechas de fraude

No hay ningún requisito por el que el auditor deba demostrar la existencia de fraude u otras irregularidades del contratista para cumplir con su responsabilidad de denunciar la sospecha, pues es a otros (jueces, fiscalía anticorrupción o policía judicial) a quiénes corresponde realizar las investigaciones pertinentes. En el momento en que el auditor de contratos encuentre o reciba información de lo que plantea una sospecha razonable de fraude, corrupción o actividad ilícita relativa a un contrato que está auditando, debe proceder de la siguiente forma:
(1) Preparar inmediatamente un informe comunicando los hechos al órgano de contratación[2]. El relato de hechos debe describir la condición fraudulenta, teniendo en cuenta la necesidad de ser conciso, incluyendo la referencia apropiada a la normativa de contratación o de otro tipo que el auditor cree que puede haber sido violada. Es suficiente hacer una referencia general, pues no se espera que el auditor de contratos lleve a cabo la investigación judicial. No obstante, debe incluir información sobre los esfuerzos del contratista para dificultar u obstruir la labor de auditoría cuando se dejó al descubierto el presunto fraude.
(2) El auditor de contratos podrá presentar la denuncia directamente al órgano de contratación, si bien se recomienda que sea revisada por el supervisor y remitida al poder adjudicador por la gerencia de la organización (o firma) de auditoría de contratos.
(3) Se debe tener cuidado para evitar el uso innecesario de terminología jurídica o la proliferación de documentos más allá de los estrictamente necesarios para explicar el problema. El propósito de la denuncia es alertar al órgano de contratación para que ponga el asunto en manos de los investigadores judiciales ante la posible irregularidad, y no acreditar que la irregularidad comunicada es una violación de la ley. Asimismo, el auditor de contratos tiene la obligación de proteger los registros y la documentación del contratista, que parecen proporcionar la evidencia de conducta deshonesta, frente al acceso no autorizado a ellos. El material probatorio debe ser puesto a disposición del investigador en la primera oportunidad que tenga después de que sea abierta la investigación judicial.
(4) Por último, en los papeles de trabajo de la auditoría debe abrir uno estableciendo los acontecimientos que condujeron a tomar la decisión de hacer la denuncia de los hechos.

Actividades y comportamiento de auditoría posteriores a la denuncia

A continuación de la denuncia, o de cualquier otra notificación para el inicio de una investigación, el auditor no debe realizar acciones que puedan comprometer dicha investigación. Bajo ningún concepto debe alertar al contratista sobre el envío de la denuncia. No obstante podrá, previa consulta al investigador judicial, ampliar el alcance de la auditoría para determinar el impacto de la sospecha de fraude, u otra actividad ilegal, en los objetivos de la auditoría. En ningún caso se debe ampliar el alcance de la auditoría con el único propósito de obtener información adicional para respaldar la investigación judicial, si es que dicho respaldo ha sido solicitado expresamente y en coordinación con los investigadores. Por otro lado, las actividades de auditoría fuera del área de interés de investigación judicial continuarán su curso normal, a menos que los investigadores aplacen o suspendan formalmente la auditoría.

Las sospechas de fraude u otra actividad ilegal pueden ser tan graves que impidan la emisión de un informe de auditoría sin salvedades, o den lugar a la recomendación de paralizar pagos al contratista hasta que se resuelvan los hechos bajo sospecha. Estas circunstancias pueden requerir más tiempo, incluso, para recopilar información y concluir el informe final de auditoría a tiempo, por lo que debe ser comunicado al órgano de contratación para concertar una nueva fecha de entrega del informe. Pero esto sólo se hará siempre que no haya personas involucradas en la sospecha de ilegalidad en el ámbito o alrededor del órgano de contratación, aunque esta circunstancia pueda parecer insólita que ocurra. Si fuera así, la denuncia se presentará en la Jurisdicción competente por el gerente de la organización (o firma) de auditoría o, si la hubiera, en una línea directa de denuncias. En este caso, el informe de auditoría se entregará en la fecha prevista pero con denegación de opinión de auditoría, si los órganos investigadores no lo desautorizan para no alertar a las personas deshonestas que ya estarían siendo investigadas.

El auditor de contratos debe proteger cuidadosamente y controlar estrictamente toda la información relacionada con la sospecha de fraude u otra actividad ilegal. La finalidad es para proteger, también, la reputación de personas inocentes y asegurar que la información no es filtrada a personas sospechosas de haber cometido el presunto delito y comprometa la acumulación de pruebas por parte de los investigadores judiciales. Por ello, para controlar y proteger toda la información, el auditor debe proceder de la siguiente manera:
(1) Durante las horas de trabajo normales de la auditoría de campo, debe guardar los documentos en un lugar fuera de la vista si el área de trabajo es accesible al personal del contratista.
(2) Después de las horas de trabajo, los documentos deben ser guardados en carpetas, archivadores o estanterías cerradas con llave o clave de seguridad.
(3) Todas las comunicaciones de información y correspondencia con el personal de la organización (o firma) de auditoría y el órgano de contratación debe ser transmitida de manera segura que evite la filtración de personas no autorizadas.

En ningún caso se debe emitir un informe de auditoría que contenga salvedades, por representaciones de coste potencialmente fraudulentas, sin haber sido denunciado previamente y coordinado su contenido con los agentes de la investigación judicial. Normalmente no hay necesidad de retrasar la emisión de un informe de auditoría, a menos que se pueda demostrar que su emisión obstaculiza una investigación o enjuiciamiento. No obstante, a menos que se indique lo contrario porque la violación de la legalidad radique en el ámbito o el entorno del órgano de contratación, se remitirá el informe de auditoría al órgano de contratación junto con una nota adicional en la que se advierte de la actividad sospechosa de ser fraudulenta. En ningún caso se hace referencia en el informe de auditoría a la sospecha de una conducta irregular o una referencia para la investigación, ni tampoco se envía una copia del informe al contratista.

La política de la organización (o firma) de auditoría de contratos debe ser la de protección de la información relativa a un asunto sometido a investigación, no revelando ningún dato al contratista ni a sus abogados. Esta política se basa en la necesidad de evitar la divulgación de información que pueda impedir o poner en peligro una investigación. Sólo podría divulgarse información previa autorización expresa y sobre datos específicos otorgada por el órgano investigador judicial.

Por último, puede suceder que representantes del contratista investigado, o el propio contratista, en la búsqueda de información protegida podrían tomar medidas inusuales para contactar con el auditor fuera del lugar de trabajo. Dichas medidas podrían ser del tipo de llamadas telefónicas al número particular o visitas a su domicilio. Como la auditoría del contratista encartado sigue su curso en medio de la investigación de la ilegalidad, cualquier contacto entre el auditor y el contratista debe ocurrir, ahora con mayor motivo, en el lugar de trabajo del auditor y éste no debe discutir aspecto alguno de un asunto sometido a la investigación. Si se produjera un intento del contratista de ponerse en contacto con el auditor fuera de las horas normales de trabajo o del lugar de trabajo, el auditor debe comunicarlo a los agentes judiciales que realizan la investigación.



[2] Sería muy apropiado y deseable que en la Administración General del Estado hubiera un órgano, que podría ser la Junta Consultiva de Contratación Administrativa, quién recibiera las denuncias de fraude o cualquier acto ilícito en los contratos, a través de una línea directa «hot line» similar a la que tiene implantada la Agencia Tributaria para su servicio de la denuncia tributaria.

lunes, 10 de marzo de 2014

Auditoría de estimaciones paramétricas de costes

#50


Introducción



Este «post» contiene una visión general y unas pautas que se utilizan en la auditoría de contratos sobre las relaciones de estimación de costes y de «no-costes» en el contexto de las ofertas de precios del contratista. También proporciona una guía sobre el uso de las normas de estimación en las ofertas del precio de los contratos.



Terminología de estimación paramétrica



Definición de estimación paramétrica de costes



Una estimación paramétrica de costes, o «parametrización», se define como una técnica que utiliza una o más relaciones de costes para estimar los costes asociados con la ejecución, fabricación, mantenimiento o modificación de un elemento, producto o servicio final. Una relación de estimación de costes (en adelante CER – cost estimating relationships) expresa una correlación cuantificable entre ciertos costes del sistema y otras variables del sistema de «no-coste», ya sea por el carácter técnico o por otra circunstancia. La CER se dice que representa el uso de una o más variables independientes de «no-coste» para predecir o estimar una variable dependiente de coste.



La parametrización abarca incluso las relaciones aritméticas tradicionales más sencillas entre datos históricos, como simples factores o coeficientes utilizados en la estimación de los costes. Sin embargo, para los fines de la auditoría de contratos en esta entrada también trataremos aspectos paramétricos más complejos y avanzados. Estos pueden involucrar a una amplia utilización de costes y variables independientes relacionadas con un único efecto en los costes, o variables independientes definidas en términos de rendimiento del sistema de producción y del objeto del contrato, o características de diseño o de los requisitos de materiales utilizados en el contrato o procesos de producción. Las bases de datos y / o modelos y aplicaciones informáticas se utilizan habitualmente en estos tipos de sistemas de estimación paramétrica de costes.



Las técnicas de estimación paramétrica de costes en los contratos pueden utilizar cualquiera de los siguientes métodos de estimación:

(1) Detallado.- también conocido como el enfoque de abajo hacia arriba. Este método divide las ofertas de los contratistas en sus componentes más pequeños y por lo general están respaldados por facturas detalladas del material utilizado en el objeto del contrato o en registros de imputación de horas de la mano de obra directa para el objeto del contrato.

(2) Comparativo.- establece los costes de las ofertas utilizando como referencia los de artículos producidos en el pasado, como una línea de partida. Las asignaciones de coste se hacen al objetivo de coste (el contrato) con base en factores tales como la complejidad, escala, diseño, los materiales, etc.

(3) Apreciación subjetiva.- es un método de estimar los costes utilizando apreciaciones con base en la experiencia previa, el juicio, la memoria, notas informales y otros datos. Se utiliza típicamente durante la fase de investigación y desarrollo cuando aún no se han realizado los planos de fabricación.



Diferencia entre coste y variable independiente de «no-coste»



Aunque los criterios básicos entre las relaciones de estimación de coste a coste (por ejemplo, agrupaciones de costes y bases de imputación) son las que hemos utilizado hasta ahora en este blog, los criterios de estimación de esta entrada se refieren a las relaciones coste a las denominadas variables de «no-coste».



Las relaciones coste a «no-coste» utilizan algo más que el coste unitario o el número des horas de trabajo como variables independientes. Ejemplos de variables independientes de «no-coste» incluyen cosas tales como la cifra de ventas de la empresa, el tamaño del elemento final, los requisitos de rendimiento, los componentes electrónicos del bien, la complejidad o número de los planos de ingeniería necesarios para la producción, las tasas de producción o capacidad productiva, o el número de elementos producidos o remanufacturados. Las CERs que implican tales variables, cuando son significativas, requieren que la exactitud y actualidad de los datos de las mismas deban ser auditados.



Utilización de estimaciones paramétricas de costes



Las estimaciones paramétricas de costes se utilizan tanto por los contratistas como por los órganos de contratación en la planificación, presupuesto y ejecución de los procesos de compras. Los modelos de estimaciones paramétricas de costes se componen generalmente de varias CER y pueden ser utilizados para estimar los costes de una parte de la oferta del contratista o de su totalidad. Estos modelos están a menudo informatizados y pueden estar formados tanto por relaciones tradicionales de coste a coste y por relaciones coste a variables de «no-coste», todas ellas interrelacionadas.



Las estimaciones paramétricas de costes también se utilizan a menudo para cotejar la razonabilidad de las estimaciones hechas por el contratista, utilizando sus propios métodos de estimación. En general, no es prudente confiar en las técnicas paramétricas basadas en una amplia gama de datos para estimar los costes cuando exista un programa de aplicación directa o están disponibles datos específicos y concretos del coste histórico, como es el caso de un programa que tenga el contratista para el seguimiento y control de la producción en su propia planta. Las técnicas paramétrics tampoco son apropiadas para las tarifas horarias de la mano de obra directa y las tasas de recargo de costes indirectos que requieren consideraciones de pronóstico independientes, como el tiempo y el lugar de ejecución del contrato.



Entonces, ¿cuándo se considera que el uso de un método de estimación paramétrica es adecuado?, pues cuando el contrato, por ejemplo, está en una etapa de ingeniería conceptual, o para contratos de concursos de proyectos donde la definición del producto final no está todavía clara, o cuando no existe ninguna lista de materiales disponibles, o en grandes obras públicas en las cuales puede haber muchas contingencias imprevisibles. En tales casos, la evaluación de auditoría de contratos debe determinar que:

(1) el modelo de estimación paramétrica del precio se basa en datos históricos de costes y si se ajusta a tales datos, y

(2) el contratista ha demostrado que el modelo de estimación paramétrica refleja realmente los datos a un grado razonable de exactitud.



Criterios de estimación paramétrica  del precio de las ofertas



Cuando el contratista utiliza técnicas de estimación paramétrica de costes en el precio de las ofertas, el auditor de contratos debe aplicar todos los procedimientos de auditoría que sean pertinentes, además de los reseñados más adelante.



Declaración de estimación de datos paramétricos



En primer lugar, el contratista debe quedar obligado a proporcionar al órgano de contratación todos los hechos y datos disponibles en el momento de presentar la base de auditoría de la oferta de tal manera que los costes incluidos en el precio de la oferta sean actuales, completos y exactos. Las estimaciones paramétricas de costes deben darse a conocer con los datos y los métodos detallados sobre cómo han sido estimados.



Muchos contratistas utilizan la estimación paramétrica de costes como una ayuda adicional para cotejar otras estimaciones hechas usando otros métodos. El buen juicio es necesario a la hora de seleccionar datos para hacer una estimación fiable sobre el coste que se incluirá en el precio de la oferta. Por lo tanto, si un contratista realiza una oferta de precios basada tanto en datos paramétricos como en estimaciones discretas, sería bueno que revelara al órgano de contratación todos los hechos pertinentes mediante una declaración sobre cómo ha estimado los datos paramétricos. De esta manera evitará que el auditor de contratos tenga que realizar indagaciones posteriores para obtener el conocimiento completo de todos los datos y métodos de estimación.



Evaluación de los costes paramétricos estimados



El auditor de contratos, durante su evaluación, realiza las siguientes indagaciones acerca del los costes paramétricos estimados:



* ¿Los procedimientos establecen claramente los datos finales de costes cuando las técnicas paramétricas son adecuadas?

* ¿Existen directrices para la aplicación coherente de las técnicas de estimación?

* ¿Existe una correcta identificación de las fuentes de datos y los métodos de estimación y la justificación de los datos utilizados en la elaboración de las estimaciones de costes?

* ¿Los procedimientos aseguran que el personal que realiza las estimaciones tiene suficiente formación y experiencia para realizar tareas de estimación paramétrica de acuerdo con los procedimientos establecidos por el contratista?

* ¿Hay un control interno adecuado del contratista sobre el sistema de estimación, incluida la comparación de los resultados previstos con los resultados reales y un análisis de las diferencias y desviaciones?



Fundamentos adicionales para la evaluación de una estimación paramétrica



El auditor de contratos también considera los siguientes elementos adicionales cuando realiza una evaluación sobre una estimación paramétrica de costes.



* Requiere al contratista para que demuestre que las relaciones de estimación utilizadas de coste a «no-coste» son lógicas. Un contratista debe considerar todas las alternativas lógicas razonables y no limitarse a un simple análisis con el primer surtido de variables que tenga a mano. Cuando la declaración de estimación de costes de un contratista descubre múltiples alternativas con apariencia lógica y pruebas estadísticas sobre las relaciones seleccionadas, puede decirse que ha utilizado un método de estimación paramétrica de costes que le permite encontrar la mejor alternativa.



* El contratista debe demostrar que utiliza datos para sus estimaciones paramétricas de costes que se pueden verificar. En muchas etapas, el auditor de contratos no tiene evaluada previamente la exactitud de los datos de «no-coste» utilizados en las estimaciones paramétricas del contratista. Para el seguimiento y documentación de las variables de «no-coste», los contratistas pueden tener que modificar los sistemas de información existentes o desarrollar otros nuevos. La información que es adecuada para las necesidades de gestión del día a día puede no ser siempre lo suficientemente fiable para estimar los precios de las ofertas. Los datos utilizados en las estimaciones paramétricas deben ser precisos y consistentes y estar a disposición del auditor de contratos durante un periodo de tiempo adecuado para que sean fácilmente rastreados o poder ser conciliados con la documentación de origen.



* El contratista deberá demostrar que existe una relación estadísticamente significativa entre las variables que se utilizan en una relación de estimación de costes paramétrica. Hay varios métodos estadísticos, entre ellos alguno tal como el análisis de regresión que se puede utilizar para validar una relación de la estimación del coste. Sin embargo, no hay una prueba única y uniforme que se pueda especificar aquí y que es sea válida para todas las circunstancias. Las pruebas estadísticas pueden variar en función de una evaluación del riesgo global y la naturaleza de la base de datos paramétricos del contratista y el sistema de estimación relacionado. La declaración del contratista, a la que he hecho referencia anteriormente, debe describir el análisis estadístico utilizado e incluir la explicación y la validez de la prueba estadística practicada del CER.



* El contratista deberá demostrar que las relaciones de estimación paramétrica de costes utilizadas por él pueden predecir e inferir los costes con un grado razonable de exactitud. Al igual que con el uso de cualquier relación de estimación ésta deriva de datos históricos, es esencial, en la utilización de CER paramétricas, que el contratista tenga bien documentada la metodología de trabajo y los datos de partida, para que los resultados puedan ser comparados.



* El contratista debe garantizar que los resultados de CER paramétricas de coste a «no-coste» son vigilados y seguidos periódicamente, en la misma medida que las tarifas horarias u otros factores de coste a coste. Si una CER se valida y sólo es utilizada en una única oferta singular, el seguimiento evidentemente no es esencial. Sin embargo, si se espera que los resultados de esta relación sean considerados para la estimación continua de costes, entonces el seguimiento es crítico. El contratista debe revalidar cualquier CER cuando la supervisión del sistema ha revelado que la relación ha cambiado.



Estimación paramétrica por modificaciones en los contratos



En ocasiones, el cambio o modificaciones del contrato puede hacer necesario considerar nuevas relaciones respecto de las iniciales que sirvieron para la prepropuesta de precios de la oferta del contrato. Una modificación del contrato, por causas sobrevenidas que no pudieron preverse, puede cambiar las relaciones de estimación paramétrica de costes. En estos casos, es importante que el contratista disponga de un sistema adecuado para validar, verificar y supervisar las CER de partida cuando hay modificaciones en el contrato (puede suceder en grandes obras públicas cuando la ejecución se tropieza con dificultades no previstas).



Acuerdos sobre tarifas



En contratos adjudicados mediante diálogo competitivo, en concursos de proyectos o sistemas para la racionalización de la contratación, incluso en compras centralizadas, cuando los contratistas presentan sus ofertas con base en relaciones paramétricas de costes, aquéllos deben someter sus ofertas para la valoración de las tarifas del coste unitario, o la propuesta de precios, para su comprobación por el auditor de contratos y la aprobación posterior del sistema propuesto por el órgano de contratación. Todos los datos presentados en relación con el la oferta son revisados por el auditor de contratos con el fin de comprobar su exactitud, que son actuales y completos en el momento de la aprobación de las tarifas por el órgano de contratación.



Las consideraciones clave en la auditoría de ofertas para el establecimiento de las tarifas del contrato con base en propuestas de relaciones de estimación paramétricas de costes, son:

(1) Las CER deben ser de tipo general y no deben estar pensadas para su utilización en un único contrato.

(2) La comparabilidad de las relaciones para estimar los datos paramétricos es crítica. Las propuestas de CER deben incluir toda la documentación que describa claramente cómo son dichas relaciones y en qué se basan. Los datos utilizados para estimar las tasas deben estar claramente relacionados con dichas circunstancias.

(3) La validación de todos los criterios paramétricos es especialmente importante si las CER se van a utilizar de manera repetitiva sobre un gran número de adquisiciones (por ejemplo, en compras centralizadas).



Consideraciones acerca del valor de los materiales y las subcontrataciones



Cuando el PCAP requiera el sometimiento de la base de auditoría para su examen, también el contratista debe someter los costes de las subcontrataciones y asegurar su exactitud, integridad y actualidad. La utilización de CER paramétricas no exime a un contratista de su responsabilidad de incluir en la base de auditoría las adquisiciones de las subcontrataciones previstas y los datos de costes o precios de dichas subcontrataciones.



Cuando los costes de materiales se basan en estimaciones paramétricas, el contratista deberá demostrar que el tipo de materiales incluidos en su oferta son los mismos que se incluye en la base de datos de las CER. Entonces, el auditor de contratos debe aplicar procedimientos de auditoría para determinar si:

(1) los materiales incluidos en la base de datos de la CER no se estiman por separado en la oferta, y

(2) se han hecho ajustes en la base de datos de las CER para aquellos artículos que hayan sido fabricados con anterioridad en la empresa y ahora se están comprando a un subcontratista. Si la base de datos de las CER no se ha ajustado, el contratista deberá proporcionar una estimación detallada de los costes de los materiales comprados.



El contratista debe explicar cualquier diferencia importante entre las estimaciones paramétricas de costes de la subcontratación y el precio cotizado por el subcontratista y proporcionar la justificación del uso de la estimación paramétrica en este caso.



La consistencia en la estimación de los costes de la subcontratación se debe mantener dentro del sistema de estimación del contratista. Cualquier desviación significativa de las prácticas normales en la oferta debe ser identificada y justificada por el contratista.



Eficiencia de las estimaciones paramétricas



Una primera justificación por la que se utilizan las estimaciones paramétricas es la de reducir, en lo posible, los trabajos de estimación de costes y su negociación. Los contratistas deben realizar un análisis coste-beneficio antes de implementar un elaborado modelo de estimación paramétrica. Su análisis debe demostrar que los costes de implementación y seguimiento no superan el beneficio de reducir los trabajos de estimación de costes para las ofertas. Aunque en muchos casos los nuevos sistemas de información pueden ser desarrollados para proporcionar variables del tipo «no-coste» fiables. Sin embargo, el coste de validación y seguimiento de las relaciones puede no ser sustancial y poco práctico.



Cuando el análisis coste-beneficio del contratista indica que la implementación del sistema paramétrico aporta mayor eficacia que los de estimación de costes tradiciones y/o incrementa la exactitud y fiabilidad, entonces es recomendable su uso.



Consideraciones para el ajuste de los datos



Un criterio básico es que la base de datos paramétricos sea comparable. Sin embargo, un contratista puede que tenga que adaptar una base de datos que es parcialmente comparable con sus costes históricos utilizando un factor de "calibración o apreciación" e introducir factores extraídos de la aplicación de «curvas de aprendizaje». Un ejemplo podría ser un ajuste de los datos para contemplar los ahorros, o mayor eficiencia, que se producen como resultado de iniciativas de mejora continua o por la experiencia. La utilización de estos factores de ajuste, que modifican las propias CER establecidas por el contratista, son unas técnicas válidas. Sin embargo, el uso de tales factores o ajustes deben estar completamente documentados y divulgados. Además, este enfoque aumenta la carga del contratista para documentar el cumplimiento de los demás criterios.

 

Actuación del auditor de contratos



Tras la recepción de una solicitud para auditar la oferta de un contrato, el auditor se entrevista con el personal de apoyo técnico del órgano de contratación para evaluar la necesidad de hacer revisiones técnicas sobre la oferta del contratista. Debido a la naturaleza especial de las relaciones de estimación de coste a «no-coste» y la posibilidad de disponer de unos datos históricos de coste limitados, deben añadirse pruebas de auditoría adicionales para verificar la fiabilidad de dichas relaciones de estimación.



Si bien el auditor abordará su investigación en áreas de interés especial, conforme a lo solicitado por el órgano de contratación, el alcance de la auditoría será establecida por el auditor de acuerdo con las normas generales de auditoría de contratos, a menos que el requerimiento del órgano de contratación sea que el auditor evalúe sólo una parte de la oferta del contratista.



Los auditores de contratos deben estar disponibles para la mesa de contratación con el fin de explicar los precios aplicables, los criterios de la oferta y manifestar cualquier riesgo potencial de auditoría. Un ejemplo de este tipo de asesoramiento derivado de la auditoría sería identificar registros del contratista que no han sido previamente utilizados para inferir los costes y que, por tanto, requieren un apoyo añadido del contratista y pruebas adicionales de auditoría.

 

Normas de estimación



Diferencias entre normas de estimación traicionales y estimación paramétrica de costes



En términos de evolución histórica y complejidad, el término de «normas de estimación», como se explica en este apartado, puede ser entendido como parte de la manera tradicional de estimar precios de tarifas basadas en relaciones coste a coste y mediante los más avanzados tipos de sistemas de estimación paramétrica.



Las normas de estimación se realizan normalmente a través de la utilización de estudios, procesos, medición tiempos y otros trabajos técnicos realizados por los ingenieros industriales. La parametrización, por otra parte, también se realiza mediante la relación entre costes históricos con una o más variables de «no-coste». Las normas de estimación general que representan relaciones del tipo coste a «no-coste» han estado tradicionalmente limitadas a los elementos discretos más simples de estimación de costes, pero han pasado a relaciones paramétricas más complejas. Además, la lógica de la relación de estimación y la aplicación de las matemáticas es cada vez más evidente.



Utilización de normas de estimación mediante el sistema de coste estándar



Las normas de estimación pueden estar establecidas con base en relaciones de ingeniería y/o costes de producción (trabajo, tiempo y/o materiales) para las características específicas de un producto, tales como su composición, tamaño, peso o duración. Este enfoque está diseñado para ahorrar esfuerzo de estimación y se utiliza con frecuencia en la estimación de los costes de producción y los costes de las órdenes de pedido o unidades de obra recurrentes. A este respecto, muchos contratistas utilizan la técnica en la presupuestación de órdenes de producción y control de la producción. En definitiva, es una técnica apropiada para grandes lanzamientos de un mismo elemento, o lotes de un mismo producto, utilizándose sistema de presupuestación y control de costes estándar[1].



La estimación de los estándares pueden ser aplicados en el cálculo del coste de un elemento (un tornillo) o el coste de una operación de trabajo (por ejemplo, electrodos de soldadura por tonelada de acero estructural), el tiempo de las operaciones de una máquina, o el coste de un servicio por semana (grabación de asientos en la contabilidad). A un nivel más complejo, el método de coste estándar se puede usar para estimar los costes de grupos de componentes o clases más amplias de las operaciones de mano de obra o de la producción en general.



El uso de estándares puede ser apropiado en situaciones de estimación de costes del contrato cuando existe una estrecha correlación entre la cantidad de coste de producción y el producto relacionado o característica del proceso. El conjunto de los datos que están correlacionados deben haber sido medidos de una manera uniforme. Los datos de costes utilizados deben ser verificables por medios razonables. Las unidades de medida utilizadas para las características base deben ser uniformes y fácilmente identificables, la cantidad o el valor de una característica deben ser fácilmente determinables. Los datos pueden proceder de las estadísticas del sector industrial, pero deben ser relevantes y verificables conforme a la experiencia del contratista y el uso particular que se hace de ellos.



Aplicabilidad en las ofertas



Tradicionalmente, los costes estándar se han utilizado para estimar los costes en cantidades a tanto alzado, a menudo incluyendo los gastos generales de fabricación, y de manera menos frecuente los generales y de administración. Sin embargo, son las normas contenidas en PCAP y, en su caso, la norma de contabilidad de costes, como NODECOS[2], las que tendrá que tener en cuenta el contratista para la estimación de los costes estándar en presentación de la oferta del precio del contrato.



Procedimientos de Auditoría



En función de la importancia relativa y el riesgo de los costes estimados, el auditor de contratos examina el desarrollo y aplicación de las normas de estimación para determinar si su uso por el contratista es apropiado a las circunstancias del contrato. Asimismo, debe evaluar todos los costes y los datos así como las relaciones de «no-coste» aplicables a cada estándar de estimación y determinar si los datos se han utilizado adecuadamente en los cálculos. Debe asegurarse que las mediciones y correlación son apropiadas para el propósito. También debe determinar si la base para el estándar (por ejemplo, el conjunto de productos, las tasas de producción y métodos de producción) son suficientemente homogéneas o comparables con la que se contemplan en la estimación.



Cuando haya cambios en el diseño o la producción de un producto final o el tipo o método de producción, el contratista deberá realizar los ajustes en las normas de estimación. En ocasiones, puede ser necesaria la evaluación del proceso productivo con personal técnico del órgano de contratación.



Durante el desarrollo de una auditoría de costes incurridos, la información que se obtiene en ella puede ser muy útil para la comparación y puesta a prueba de los estándares, como un medio de evaluar estimaciones recurrentes del contratista. Sin embargo, esto no sustituye a la auditoría de estimaciones basadas en el coste estándar presentada por el contratista.



[1] La Norma sexta de NODECOS admite la utilización de los costes estándar para la mano de obra directa y los materiales, donde fija las condiciones de aceptación y los requisitos de aplicación.
[2] Ver Norma sexta de NODECOS.