Actuamente se puede obtener el Manual de Auditoría de Contratos en la segunda parte del libro «La determinación del precio de los contratos públicos con base en el coste» que puede adquirirse en la tienda de la editorial Wolters Kluwer y en cualquier librería.
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El
Manual de Auditoría de Contratos (MAC) es una guía técnica, de carácter
práctico, para la realización de los trabajos d auditoría de costes y precios
de contratos, al tiempo que prescribe las políticas y procedimientos que se
recomienda sean seguidos por el personal auditor en el desarrollo de la misión
de auditoría de contrato.
Los
procedimientos y las pautas de auditoría de contrato que se proporcionan en MAC
son aplicables a todos los contratos que incluyan cláusula de auditoría de
costes incurridos, en las negociaciones para acuerdos sobre establecimiento de
tarifas, en revisiones de ofertas económicas de los contratistas y en los denominados «acuerdos en los procedimientos».
En
la actualidad, en la web www.auditoriadecontratos.com
se encuentran disponibles el capítulo introductorio al manual de auditoría de
contratos y los cuatro primeros capítulos, cuyo contenido y objetivos se
resumen en este «post».
Capítulo
0
En
este breve capítulo se explica qué es la auditoría de contratos y cuál es el
propósito del manual.
El
Manual es una traducción libre y no literal del «DCAA Manual de Auditoría de
Contratos» (DCAA Contract Audit Manual)
del Departamento de Defensa (DoD) de los Estados Unidos de América, que se ha
adaptado al contexto normativo español. Por tanto, en su traducción no he
tenido en cuenta el sentido estricto de las palabras del original en lengua
inglesa, sino que me he tomado la libertad de interpretar, omitiendo lo que no
he considerado útil para el sentido y propósito de este Manual o añadiéndole lo
que he estimado oportuno porque creo que sí es útil, como por ejemplo algunas
de las experiencias personales habidas en el desarrollo de asignaciones de
auditoría de contrato.
Capítulo
1
Este
capítulo, titulado «Introducción a la Auditoría de Contratos», tiene por objeto
definir el establecimiento de los servicios de la auditoría de contrato, cómo
se organizan dichos servicios, las responsabilidades del auditor y las relaciones
con su cliente (el órgano de contratación) y con el contratista.
Asimismo,
se hace una distinción y se delimitan las fronteras con otros tipos de trabajos
profesionales del campo de la auditoría, como son la «auditoría de cuentas» y el «control financiero»,
donde, si bien todos gozan del mismo marco conceptual, sus objetos de examen,
normas de referencia, informes y «clientes» son bien distintos.
Un aspecto muy importante que se desarrolla en este
capítulo es el referido al libre acceso del auditor de contratos a los
registros y sistemas de gestión del contratista, en donde se mantienen y procesan sus
operaciones y transacciones, y cómo debe actuar cuando tenga impedimentos o
reciba información inadecuada o los datos no sean útiles para la auditoría.
Capítulo 2
La calidad de la actuación del auditor, que se
concreta en los trabajos que éste realiza (procedimientos) y el logro de los
objetivos que debe alcanzar, es evaluada con referencia a unas normas de
auditoría establecidas que prescriben la manera en cómo el auditor debe
realizar su trabajo.
Por ser, a mi juicio, la auditoría de contratos es
una modalidad de la «auditoría pública», tal y como se argumenta y justifica en
el Capítulo 1, es por lo que las normas que han de regir la actuación del auditor contratos
sean, precisamente, las Normas Técnicas de Auditoría del Sector Público (NASP) emitidas por la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE), siendo también
aplicables de manera supletoria otras de general aceptación, como por ejemplo
las denominadas GAGAS (Government
Auditing Standars - USA), que han inspirado a aquéllas.
Este capítulo no sólo se limita a enunciar las
NASP, sino que también describe cómo se debe obtener y mantener la
independencia del auditor, sus aptitudes personales y cómo debe realizar su
trabajo con el debido cuidado y diligencia profesional que garantice la calidad
de su esfuerzo.
También se explican las normas del trabajo de campo
de las auditorías de contrato integradas en las NASP y las generales referidas
al informe de auditoría.
Por último, se añade un suplemento al capitulo
referido a cómo la organización que presta los servicios de auditoría debe
mantener y practicar un programa de calidad total sobre todas las asignaciones
que desarrolla.
Capítulo 3
Este tercer capítulo trata sobre los conceptos
generales y las técnicas de planificación de la auditoría de contratos.
En él se describen los factores que influyen en el
alcance de la auditoría, la preparación de los programas, los tipos y fuentes
de datos, la obtención de evidencia y pistas de auditoría, y la utilización de
métodos analíticos para extraer resultados.
Por otro lado, para poder desarrollar eficazmente
la auditoría de contratos, debe existir una amplia compenetración entre el
«cliente» (órgano de contratación) y el auditor. Por ello es necesario que
existan sesiones informativas y de asesoramiento en cuanto a las cláusulas de
auditoría que deben contener los contratos y el establecimiento de canales de
comunicación eficientes.
Un aspecto fundamental en la auditoría de contratos
es el conocimiento y comprensión del sistema de control interno del
contratista, porque de la confianza en la consistencia que se pueda depositar
en él y la integridad de los datos que se extraigan de los sistemas de gestión
dependerá la calificación del riesgo de la auditoría y la profundidad y
extensión de los trabajos y las pruebas que deba planificar el auditor para
obtener su juicio profesional.
Capítulo 4
El capítulo 4 aborda los elementos generales de la
auditoría de contratos.
En primer lugar se muestran las pautas para la
coordinación entre el auditor y el órgano de contratación y el resto de
personal que le apoya, así como con el contratista, ya que es fundamental el
mantenimiento de comunicaciones eficaces con todas las personas involucradas en
el contrato.
También es importante para realizar una auditoría
de contratos con eficacia que el auditor pueda acceder a las auditorías
internas y externas del contratista, porque pueden revelar muchas pistas de
auditoría y evitar mucho trabajo duplicado que ya ha sido realizado por otros
con completa profesionalidad e independencia.
En las reuniones con el contratista se establecen
los requerimientos básicos de la auditoría, es decir qué necesita el auditor de
él, y sirven para comunicar los resultados provisionales de la auditoría
buscando la conformidad del contratista con ellos.
Los papeles de trabajo representan el soporte
documental en que el auditor de contratos establece su juicio profesional y
conclusiones. En la sección correspondiente de este capítulo se describen las
instrucciones para la preparación, formalización, contenido y archivo de los
papeles de trabajo. La importancia de los papeles de trabajo reside en que
ayudan al auditor en el cumplimiento de los objetivos de su misión de auditoría
y sirven de apoyo principal para soportar las conclusiones del informe.
Aunque la detección de fraude e irregularidades no
es una misión principal de la auditoría de contratos, el auditor debe programar
las pruebas pertinentes cuando tenga la sospecha de alguna actividad ilegal y
debe saber cómo denunciarla.
No obstante, sin que ello signifique la existencia
de fraude, el auditor puede detectar o toparse con circunstancias y hechos
inaceptables por parte del contratista que sean debidas, por ejemplo, a
deficiencias significativas en su contabilidad, prácticas de estimación o
debilidades graves en su sistema de control interno. Todo esto afecta a los
costes de los contratos y pueden causar perjuicio a la Hacienda Pública si no
se atajan. La responsabilidad del auditor de contratos es la de poner en
conocimiento del órgano de contratación estas circunstancias si no puede
resolverlas directamente con el contratista y que éste tome inmediatamente las
medidas correctoras sobre dichas deficiencias.
En ocasiones, los auditores de campo necesitan de
la asistenta y el asesoramiento sobre cuestiones específicas que sean
especialmente complejas y controvertidas, por ejemplo de la contabilidad del
contratista. Para ello, se necesita disponer de un fondo documental y de
estudio y análisis en la organización de auditoría que preste este servicio de
apoyo.
Por último, también los auditores pueden confiar,
en la medida de lo posible, en el trabajo que han realizado otros para no hacer
pruebas redundantes y aumentar la eficacia de su asignación. Pero sólo el
auditor puede confiar en ellos bajo la premisa de presumir que han existido los
mismos controles de calidad para dichos trabajos que los que se realizan por la
organización de auditoría a la que pertenece.
Capítulos 5 a 14
Alguno de estos capítulos, ya están terminados,
pendientes de su revisión, para su publicación, y otros en fase de preparación.
Entre los primeros están: el Capítulo 5, Auditoría
de Control Interno y de Sistemas de Gestión; el Capítulo 6, Auditoría de Costes
Incurridos; y el Capítulo 9, Auditoría de Costes Estimados y Precios de
Ofertas.
En cuanto a los que se están preparando figuran: el
Capítulo 7, Selección de Áreas de Costes para la Auditoría; el Capítulo 10,
Preparación y Distribución de Informes de Auditoría; y el Capítulo 14, Otros
Servicios de Auditoría de Contratos.
El Capítulo 8 está reservado para la norma de
auditoría de contratos que, actualmente, no hay promulgada en España más que la
del Ministerio de Defensa, conocida como NODECOS.
Por último, los capítulos 11, 12 y 13 están
reservados para darles el contenido que proceda en el futuro.
