CAPÍTULO 0
0-000 INTRODUCCIÓN AL MANUAL DE AUDITORÍA DE COSTES Y PRECIOS DE CONTRATOS
0-001 Introducción
Una auditoría, de manera general, tiene por objeto incrementar la confianza de una persona o Entidad sobre la información suministrada para ella por otra persona o Entidad, donde tal confianza puede establecerse en términos de congruencia entre el mensaje transmitido y la realidad que se describe.
El usuario de la auditoría de costes y precios de contratos es un órgano gestor, o autoridad con competencia para contratar, de una administración pública, y recibe un mensaje que le informa sobre los resultados del coste y precio de los bienes o servicios que adquiere en procedimientos de adjudicación no competitivos, o con escasa concurrencia.
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El objetivo de la auditoría de costes y precios es aumentar la confianza que se puede tener en la información presentada por el contratista en relación con el coste de producción de los bienes y servicios objeto del contrato y la certeza de pagar por ellos un precio razonable. Esto le permitirá al órgano gestor actuar conforme a los principios de economía, eficacia, eficiencia y transparencia.
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La LCSP (Art. 26) establece la obligación de que todos los contratos que se celebren en el ámbito de aplicación de la Ley, incluyan necesariamente mención del precio cierto, o el modo de determinarlo.
Asimismo, la LCSP (Art. 87) establece que en los contratos de su ámbito, la retribución del contratista consistirá en un precio cierto (aunque admitido que puede ser sujeto a variaciones determinables) y que los órganos de contratación cuidarán de que el precio sea adecuado para el efectivo cumplimiento del contrato mediante la correcta estimación de su importe, atendiendo al precio general de mercado, en el momento de fijar el presupuesto de licitación.
Pero cuando excepcionalmente se celebren contratos con precios provisionales tras la tramitación de un procedimiento negociado o de un diálogo competitivo, y en donde se pone de manifiesto que la ejecución del contrato debe comenzar antes de que la determinación final del precio, ya sea por la complejidad de las prestaciones o por la necesidad de utilizar una técnica nueva, o en los casos en que no existe información sobre los costes de prestaciones análogas anteriores y sobre los elementos técnicos o contables que permitan negociar con precisión un precio cierto, son bajo estas circunstancias, precisamente, cuando tiene todo su sentido, justificación y crea valor: La auditoría de costes y precios de contratos
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La LCSP prevé la posibilidad, aunque sin mencionarlo expresamente, de someter a la comprobación de una auditoría, los estados de costes presentados por los contratistas. A este respecto señala que, en todo caso, se detallarán en el contrato los siguientes extremos:
a) El procedimiento para determinar el precio definitivo, con referencia a los costes efectivos y a la fórmula de cálculo del beneficio.
b) Las reglas contables que el adjudicatario deberá aplicar para determinar el coste de las prestaciones.
c) Los controles documentales y sobre el proceso de producción que el adjudicador podrá efectuar sobre los elementos técnicos y contables del coste de producción.
Uno de los aspectos de necesaria regulación es el marco normativo en el que se deben desarrollar las auditorías de costes y precios de contratos. Por todo ello, no sólo es necesario disponer de unas Normas de Auditoría de Costes y Precios de los Contratos de las Administraciones Públicas que aseguren la calidad de los trabajos realizados por los auditores de contratos, sino también la necesidad de disponer de un Manual de Auditoría de Costes y Precios de Contratos que sirva de guía para la realización de los trabajos de auditoría.
En esta sección se presenta el Manual de Auditoría de Costes y Precios de Contratos, junto con una explicación de términos y abreviaturas frecuentemente usadas en este manual.
0-002 Propósito y Pertinencia del Manual
a. Este manual proporciona una guía técnica para la realización de los trabajos de auditoría de costes y precios de contratos, así como la prescripción de las políticas y procedimientos que se recomienda sean seguidos por el personal de auditor en la ejecución de la misión de auditoría de contrato (ver también 0-006).
Este material es meramente instructivo. No debe hacerse referencia a este Manual en los informes de auditoría, ni en la correspondencia que se dirija a terceras personas, ya sean contratistas, órganos de contratación u otros.
b. Los procedimientos y la guía de la auditoría que proporciona este Manual es aplicable a la auditoría de todos los tipos de contratos adjudicados en procedimientos negociados y, en su caso, con precios provisionales. El auditor, sin embargo, debe usar el juicio profesional: (1) seleccionando el/los mejor/es procedimientos y técnicas que satisfagan los objetivos de la auditoría, y (2) determinando el alcance de la auditoría en cada caso.
c. Este Manual es una adaptación del “DCAA Manual de Auditoría de Contratos” (DCAA Contract Audit Manual) del Departamento de Defensa (DoD) de los Estados Unidos de América
0-003 Cita
El manual lleva por título el de “Manual de Auditoría de Costes y Precios de Contratos”, que en adelante nos referiremos a él como “MAC”, o simplemente “Manual” y pueden citarse en los párrafos individuales como la “MAC” seguido por el número del párrafo; por ejemplo, “MAC 1-103”. Dentro del manual esta cita es “1-103”.
0-004 Enumeración de los párrafos
Los párrafos se numeran como sigue: 4 - 1 06
El número del capítulo (o Apartado del Apéndice) -> 4
La sección -> 1
El párrafo -> 06
Los párrafos cuyos números incluyen un decimal (como por ejemplo 1-203.1 o a través de subdivisiones mayores), significa que pertenecen a un primer nivel del asunto del párrafo básico (como por ejemplo: 1-203).
0-005 Revisiones
El Manual se reimprime en su integridad, o se añaden adendas, cada vez que sea necesario. Cada nueva publicación contendrá una sinopsis y hará una revisión de la Tabla de Contenidos
0-006 Otras Guías de Auditoría
Se consideran guías de auditoría, cualquier otro documento instructivo de Auditoría de Cuentas o Auditoría Pública que complemente la guía de auditoría de este Manual.
0-007 Comentarios/Sugerencias del usuario
Los comentarios y sugerencias del usuario son bienvenidos. Además, se animan que los usuarios informen cualquier error detectado en el Manual. Se recomienda, para ello, el uso del Blog o del correo electrónico
0-008 Explicación de Términos y Abreviaturas
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Auditor--- Persona física o jurídica que realiza la función de Auditoría de Contrato.
BS--- Base de Auditoría. Todos los costes sometidos por el contratista en su declaración.
ACyPC--- Auditoría de Costes y Precios de Contrato, o Auditoría de Contrato.
DCAA--- Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (EE.UU).
LCSP--- Ley de Contratos del Sector Público.
Minisdef--- Ministerio de Defensa (España).
NODECOS--- Normas de Costes del Minisdef.
OC--- Órgano de contratación.
RC--- Responsable de Contrato (Art. 52 LCSP).
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Código de asignación--- Es el alcance más pequeño de una revisión de auditoría, que puede programarse separadamente e incluye un identificador de cinco dígitos.
Área de auditoría--- Un grupo de controles internos interrelacionados o elementos de riesgo dentro de una de las agrupaciones funcionales superiores.
Agrupación Funcional Superior--- Un elemento del sistema de contabilidad de costes del contratista. Las cuatro agrupaciones funcionales superiores son generalmente las siguientes: El Control Interno sobre la contabilidad (balance y cuenta de resutados); inventarios de almacén, sistema de compras y el sistema de presupuestación; la Mano de Obra Directa; El Material directo; y el Coste Indirecto.
Subárea--- Un elemento de control interno o de riesgo dentro de un área de la auditoría. Por ejemplo, el área de la auditoría E.1, Revisiones Especiales dentro de la agrupación funcional superior “el Coste Indirecto” se analizan con más detalle subáreas tales como Seguros, Pensiones, Costes de Investigación y Desarrollo, Costes la Preparación y Presentación de Ofertas, Bases de Asignación de Costes Indirectos, …, etc.
Paquete de trabajo--- Cualquier combinación de alcances de un programa de trabajo que se programan separadamente, y que pueden incluir:
* Un solo código de la asignación.
* Dos o más códigos de la asignación.
* Una área de la auditoría o subárea (algunas subáreas pueden contener un solo código de la asignación).
* Una agrupación funcional superior.
* Todos los costes directos o los todos los costes indirectos.
* Todos los costes que incluyeron en la declaración del contratista (base de auditoría).
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