¿Dónde encaja la auditoría de costes y precios de contratos? (1ª parte)

 

Una auditoría, de manera general, tiene por objeto incrementar la confianza que un usuario puede tener en la información suministrada por una persona o entidad, para él o para la sociedad en general. En nuestro caso, el usuario de la auditoría de costes y precios de contratos es un órgano gestor o autoridad con competencia para contratar, y recibe un mensaje que se basa en una evaluación hecha por una persona (auditor), ajena e independiente de quien preparó los datos (contratista), satisfaciendo su necesidad de obtener seguridad acerca de que los datos preparados por el contratista reflejen con exactitud lo que tiene la pretensión de dar a conocer, es decir el precio cierto del contrato.

Por tanto, de manera general, la auditoría se puede definir como: el examen de la información, por una tercera persona distinta de quien la preparó y del usuario, con la intención de establecer su veracidad; y el dar a conocer los resultados de este examen, con la finalidad de aumentar la utilidad de tal información para el usuario

Según dicha definición, son muchos los tipos de información que pueden auditarse y, desde luego, caen de pleno en ella las declaraciones presentadas, o sometidas, por un contratista en sobre la realidad y racionalidad de los estados de costes de sus oferta y sobre los estados de costes incurridos en la ejecución de un contrato, como medio para la determinación del precio provisional o de su precio cierto.

En dicha definición se destaca el concepto «veracidad», que no debe identificarse con «exactitud», y que hay que interpretar como «la mayor aproximación razonable a la realidad» de la información evaluada, porque, de otro modo, cabría plantearse si es posible alcanzar la «exactitud» absoluta sin fisuras.

La auditoria contable, en general, se trata de un proceso sistemático que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencia sobre las afirmaciones relativas a los actos y eventos de carácter económico, que han sido registrados y presentados por las organizaciones a través de procesos contables; con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. En definitiva, mediante la auditoría contable se obtiene y se evalúa la evidencia necesaria para determinar si las afirmaciones de la organización (estados financieros: balance y cuenta de pérdidas y ganancias) están de acuerdo con los criterios establecidos en la Norma contable.

Pero debe quedar claro que la auditoría no es una subdivisión o una continuación del campo de la contabilidad financiera. En efecto, ya que si el sistema contable establecido (Plan General de Contabilidad, por ejemplo) incluye las reglas y las prácticas obligadas a las empresas mercantiles, y cuyo fin es poder presentar una información contable homogénea y comparable con las demás entidades; la auditoría, en terminos generales, está encargada de la revisión de cualquier tipo de información, o de políticas de las empresas o gobiernos, o de procedimientos específicos internos, o de comportamientos, …, etc, todo con el propósito de poder expresar una opinión acerca de su validez respecto de las normas con que debieron ser elaborados o producidos (piénsese en auditorías mediambientales, por ejemplo).

Dado que el auditor evalúa una información, ya sea contable o de otro tipo, que ha sido preparada dentro de las limitaciones y restricciones del sistema de la contabilidad, o de otras normas específicas que regulan procedimientos administrativos, es por lo que se encuentra sujeto a las mismas limitaciones y restricciones que la persona o entidad que preparó la información sometida a su examen. En consecuencia, el propósito de cualquier clase de auditoría es el de añadir cierto grado de validez al objeto de la revisión, es decir si los datos están adecuadamente presentados conforme a las normas establecidas previamente.

Por todo lo anterior, podría concluirse que en la auditoría contable, éste es un proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información presentada en los estados financieros y los criterios establecidos.

Consecuentes con lo anterior, se podría definir la auditoría de costes y precios de contratos como el proceso de acumular y evaluar evidencia mediante el examen sistemático, que realiza un profesional independiente, de los estados costes, registros y transacciones, relacionadas con las ofertas y la ejecución de los contratos, que son sometidos por el contratista a su examen, para determinar el grado de adherencia a los principios de general aceptación en materia de cálculo, clasificación, asignación y afectación de costes; a las políticas establecidas por la de dirección de la empresa contratista; y a los requerimientos establecidos en cláusulas contractuales o en disposiciones legales; y comunicar los resultados al órgano de contratación.