El auditor de contrato, integrado en un equipo de
asesoramiento del Órgano de Contratación, o de la Dirección del programa
de adquisiciones, durante la preparación y la negociación del contrato con el
contratista, proporciona:
• Ayuda, vigilancia, y auditoría de la oferta presentada por el contratista.
• Enfoca hacia un tema particular la prueba, evaluación y
análisis de costes de la oferta del contratista.
• Analiza el método de cálculo del beneficio propuesto por el contratista en su oferta.
En general, un Órgano de Contratación requiere los
servicios de asesoramiento en sus adquisiciones para ayudarle a tomar las
mejores decisiones en los aspectos significativos de las compras. El Equipo de
asesoramiento empezará su trabajo cuando se estén desarrollando las
especificaciones y requerimientos de la obra, bien o servicio a contratar. Dicho equipo, normalmente continúa su trabajo a lo largo del desarrollo de
la propuesta, auditoría, negociación, ejecución y liquidación del
contrato. Los principales objetivos de estos equipos de asesoramiento son los de
conseguir los mejores requerimientos técnicos, las mejores propuestas
económicas, el menor tiempo de ejecución del contrato y, por último, comprobar el
cumplimiento de los requisitos del contrato.
El auditor puede participar en estos equipos
proporcionando información
en tiempo real sobre aspectos tales como:
• Proyecciones de los datos de coste que soportan la oferta,
• Técnicas de estimación de ofertas (coste y beneficio del contratista), y
• El impacto de las estimaciones erróneas más importantes y
las deficiencias en el sistema de contabilidad sobre los procesos de
preparación de las ofertas y las acciones que se necesitan para corregir tales
deficiencias.
En todo caso, el auditor debe mantener la independencia de
la auditoría. El auditor no debe tomar parte, en ningún caso, en la preparación
de la oferta del contratista.Sin embargo, puede evaluar con el Órgano de Contratación la conveniencia de si la oferta del contratista involucrará un equipo de asesoramiento y qué servicios se le requerirán. En este caso, los servicios prestados, para que el contratista pueda presentar su oferta, tratarán sobre sus sistemas y procedimientos de gestión, para examinar si son adecuados o presentan deficiencias.
Como una parte del proceso del Equipo de Asesoramiento,
los auditores pueden revisar los costes incurridos por el contratista
en la preparación de la oferta, como elementos que ya están completados y adelantados por el contratista,
y que se documenta, por ejemplo, en facturas de
acopios de material, subcontratos que haya realizado con otras empresas, y otros costes directos incurridos en la
preparación de ofertas. La aprobación escrita sobre cualquier sometimiento a
una auditoría parcial es crítica para evitar esfuerzo gastado en la auditoría
que revisa las ofertas intermedias del proyecto. El Órgano de Contratación también le pedirá al
auditor que comunique los resultados de esta revisión al contratista
para que los tenga en consideración y/o corrija antes del sometimiento a la
auditoría de la oferta final suscrita.
En todos los casos, a la conclusión de los trabajos de campo de la auditoría y de la recepción de la oferta final firmada por el contratista, el
auditor emitirá un informe de auditoría sobre la oferta completa. No se emitirán informes sobre cada
parte de la oferta.
Normalmente, cuando el contratista somete a la auditoría su
oferta completa, el auditor ya habrá completado la mayoría del trabajo del
campo. El trabajo restante traerá consigo una conciliación de las
partes de la oferta sometidas a auditoría con el paquete
completo de la propuesta formalmente firmada por el contratista, y a continuación
se evalúa cualquier diferencia.
El auditor, de esta forma, está en condiciones de comunicar al Equipo de Asesoramiento del Órgano de Contratación que
ya puede emitir un informe de auditoría a tiempo,
y satisfaciendo las necesidades del Equipo, si el contratista ha colaborado con
éxito. El auditor debe advertir al Equipo de cualquier problema que surja. Asimismo, el
auditor debe trabajar con los otros participantes de Equipo resolviendo todos
problemas para que en la fecha debida pueda estar el informe de auditoría de la
oferta.
La comunicación en tiempo real del auditor, durante la preparación y negociación de la oferta y
las fases de la evaluación, pueden ser verbal o por escrito. Si la comunicación es oral, ésta debe documentarse en
los papeles de trabajo. El auditor debe informar al Equpio que esta comunicación representa un mero "comentario" prestado por los servicios asesores, ya que la oferta entera se someterá a informe de la
auditoría independiente poco después.
Antes de preparar el informe de la auditoría de la oferta,
el auditor debe coordinar y determinar con el Órgano de Contratación
cualquier requisito especial sobre el que deba informarse. El formato de
informe de auditoría variará, dependiendo de los servicios que se hayan pedido por el Órgano de Contratación, es decir si se trata de un examen, una revisión, una auditoría de
partes de una oferta, o la aplicación una evaluación de sistemas y procedimientos de contratista. Estos informes deben expresar una opinión sobre el coste o la
valoración de los datos incluidos en la sumisión de la propuesta formalmente
firmada de acuerdo con la guía de opinión de Auditoría de contratos. La opinión variará, dependiendo de los servicios que se
proporcionaron.
Por último, el informe debe hacer un comentario sobre deficiencias
significativas descubiertas durante la evaluación y cómo estas deficiencias han sido resueltas a la hora de presentar la oferta formalmente firmada por el
contratista. El informe también debe hacer un comentario sobre cualquier
deficiencia significativa. Sólo deben ser incluidas las limitaciones al alcance
si han existido circunstancias que de manera significativa y adversa han impactado en
la realización de los trabajos de evaluación y sus resultados.
