PEC aplicación en EXCEL

La aplicación de prueba ha sido revisada y actualizada el 06/05/2020

Ahora se puede obtener un ejemplo práctico de una PEC en el libro:
«Planificación y racionalización de la compra pública».

#148

Propuesta electrónica de costes (PEC). Aplicación en EXCEL de prueba

En la entrada #125 describía lo que es una «propuesta electrónica de costes» (PEC) enfocada hacia la obtención de las ofertas económicas con la desagregación de los costes de las prestaciones en los elementos, o factores productivos, que la componen. Se trata de la mano de obra directa (MOD) y de los materiales (MAT), a los que se agregan los costes indirectos de producción (GGF y OH-MAT respectivamente), mediante un porcentaje de absorción de dichos costes sobre el coste directo para determinar el «coste industrial»; y los costes indirectos de administración y de estructura (GyA) y los financieros (FCCoM), estos últimos en términios de coste de oportunidad, que también se absorben mediante la aplicación de un porcentaje o recargo sobre el «coste industrial» calculado para conformar el «coste completo» del contrato.

Entonces, hacía hincapié acerca de que la solicitud de las ofertas en un formato PEC era especialmente útil en los contratos en los que debiera establecerse una fórmula de revisión de precios conforme a las reglas establecidas en el RD 55/2017. Sin embargo, la aplicación de esta manera de solicitar las ofertas es también conveniente en cualquier tipo de contrato y cualquiera que sea su procedimiento de adjudicación, ya que no solo es posible obtener de los licitadores ofertas de precios que sean semejantes con los que habitualmente ellos funcionan en el mercado, sino que también se puede tener la tranquilidad, al valorar la oferta económica, que se otorga la mejor puntuación del criterio del «precio» –basado en la aplicación de una fórmula proporcional– al contratista que sea más eficiente en costes de producción, a no ser que este proponga, y quiera obtener, un «beneficio industrial» desorbitado.

Por otro lado, requerir las ofertas económicas en formato de PEC elimina el problema de recibir ofertas que puedan ser consideradas anormalmente bajas (ofertas que puedan incurrir en temeridad o ser desproporcionadas), ya que al licitador se le exige –pues debe demostrarlo con los datos de su propia contabilidad que soportan la PEC– que con el precio de su propuesta está cubriendo sus costes de producción y los de la estructura.

Dado a que en los PCAP, en cumplimiento del artículo 100.2 de la LCSP, debe hacerse la estimación del PBL con su desagregación en costes directos e indirectos de producción y de la estructura y el beneficio industrial, también debería entenderse que este requerimiento está orientado en relizar la adecuada y correcta estimación del importe del contrato y que este sea conforme al «precio general de mercado» –concepto que más adelante se cita, pero no se define, en el artículo 102.3 de la ley–, con objeto de poder establecer el límite máximo de gasto que se va a comprometer en el contrato. Sería un despropósito de ineficiencia, en la gestión financiera del presupuesto de gastos de la entidad pública, que se retuviera –aunque lo fuera por un periodo limitado– unas cantidades de recursos en el presupuesto que estén alejados de la realidad de la adquisición. Esta, por sí sola, apoyado en el artículo 34 de la ley (la libertad de pactos), son razones suficientes para exigir que las ofertas de los contratos se formulen en un formato PEC.

La siguiente ventaja es que se eliminan de raíz los problemas que hay con los llamados «umbrales de saciedad», ya que las ofertas de los licitadores estarían referenciadas a sus propias estructuras de costes. La limitación de cada contratista, para ofrecer el precio más bajo que le sea posible, sería la de proponer un «beneficio industrial» de cero (en ningún caso puede ofrecer uno que sea negativo), pues no podría ofertar por menos de su particular coste de producción y de la estructura, ya que, con el precio que oferte, debe –necesariamente– absorber todos sus costes admisibles para que no sea considerada su oferta como anormalmente baja. Ya se ocuparía el contratista, cuando prepare la oferta PEC, que esta sea aceptable sin incurrir en anormalidad.

Exigir las ofertas económicas en este formato PEC cumple con los principios de igualdad de trato y no discriminación, el de asegurar la eficiente utilización de los fondos públicos (integridad, estabilidad presupuestaria y control del gasto), la salvaguarda de la libre competencia y contribuye a elegir la mejor oferta en su conjunto, pues los costes son la expresión económica de todos los factores de producción, incluidos los requisitos del tipo social y medioambiental exigidos en el contrato.

Aunque cabría enumerar más ventajas, solo mencionar una más. Se trata de que, con el paso del tiempo, la información de costes recibida en las ofertas económicas en formato PEC, con el debido respeto a la confidencialidad de los datos aportados por los contratistas (aunque la información contable de soporte de una PEC es pública, ya que procede de las Cuentas Anuales de las empresas y de información contable que depositen los profesionales en el Registro Mercantil), debería ser comunicada a la Oficina Independiente de Regulación y Supervisión de la Contratación (OIReSCon) o la Junta Consultiva de Contratación del Estado (JCCE), para que cualquiera de ellas explotara apropiadamente los datos de costes de los contratos públicos. De esta forma, podrían proporcionar a los órganos de contratación una información económica relevante que puedan utilizar en sus respectivos procedimientos de compra. Dicha información podría estar estructurada de manera similar como la que, actualmente, facilita la Central de Balances del Banco de España y que está extraída de los datos de la contabilidad externa que le proporcionan voluntariamente las empresas españolas que no pertenecen al sector financiero.

Para más información, visita la entrada #160 de este blog.

También puedes solicitar, a través del correo electrónico de contacto indicado en este blog, una demostración gratuita de la aplicación PEC que he desarrollado y está que está basada en un libro de EXCEL.

A continuación, haciendo clic sobre la fotografía de abajo, el lector puede obtener un fichero de prueba, de forma completamente gratuita y sin compromiso, de la aplicación que, de forma sistemática y guiada, permite completar con éxito una «propuesta electrónica de costes» (PEC).

La aplicación, que ha sido desarrollada por AUDITORIA DE CONTRATOS, está basada en un libro de EXCEL, el cual, necesariamente, contiene programación de macros y código VBA, por lo que, al abrir el fichero, en primer lugar, le advertirá sobre que se trata de un archivo descargado de internet y si desea habilitar su edición (debe habilitarlo) y, a continuación, aparecerá otra advertencia de seguridad diciendo que parte del contenido activo (las macros) se han deshabilitado. Debe habilitar el contenido para trabajar con la aplicación PEC.

Puede confiar en la aplicación, ya que está garantizado que no contiene virus, malaware o cualquier otro tipo de software malicioso que pueda poner en peligro la seguridad de su equipo.

Propuesta electrónica de costes. Aplicación de prueba

¡Atención!: La aplicación de prueba ha sido revisada y actualizada el 06/05/2020. Se han hecho algunas mejoras, en cuanto a la lógica de la detección de inconsistencias, habiéndose incorporado, además, nuevos controles, y respecto a la posibilidad de incluir en la PEC la desagregación de «otros costes directos» (OCD), que se añaden a los elementos del coste directo (MOD y Materiales), ya que, en algunos casos su importe puede ser significativo, a pesar de que normalmente su cuantía es relativamente pequeña con respecto al coste total.

Propuesta electrónica de costes

#125

Una Propuesta Electrónica de Costes (PEC) es el modelo de la oferta económica que el licitador debería presentar a un procedimiento de contratación en cuyo PCAP se ha previsto la «revisión de precios» conforme al RD 55/2017.

Dicha propuesta contiene los costes totales propuestos por el contratista para realizar las actividades que se consideran apropiadas en el contrato objeto de la licitación y los que son susceptibles de revisión de precios en el futuro.

Debe tenerse en cuenta que una propuesta electrónica de costes no solo es útil para los contratos susodichos sometidos a revisión de precios, sino que también lo es para todos aquellos otros contratos que requieren negociaciones (negociado con publicidad, diálogo competitivo y asociación para la innovación) cuyo precio final se determina por el reembolso de costes incurridos admisibles, en la medida que establece el artículo 87.5 del vigente TRLCSP (artículo 102.7 del proyecto de la nueva Ley), cuando dichos contratos se adjudican con un precio provisional y se fija un límite de precio máximo que no se puede exceder. Pero es que además, en los contratos abiertos, también puede ser muy eficaz su utilización para evitar "los precios de derribo" en las pujas de los licitadores y prevenir casos de conflicto laboral en las empresas adjudicatarias y graves trastornos para loa usuarios de los servicios públicos (como ejemplo, véase el siguiente artículo sobre el conflicto en el aeropuerto de El Prat). Sin embargo, ahora no son el objeto de este artículo, pero quizá merezcan un post en este blog más adelante.

El siguiente modelo se ha diseñado como una utilidad que permite cerrar el ciclo de artíclulos de este blog referidos a la «revisión de precios» y responder satisfactoriamente a las cuestiones de fondo sobre la creación de una fórmula de revisión de precios que contenga las reglas previstas en el RD 55/2017, además de responder a las preguntas generales que pueden plantear los contratistas. Porque, como se ha indicado en entradas anteriores del blog (ver post #117, #118, #120 y #122), sus ofertas económicas y las reclamaciones de los costes revisables del precio deben quedar sujetas a los controles documentales sobre los elementos técnicos y contables del coste de producción, es decir a la «auditoría de contratos».

En la entrada #148 se expone una aplicación de prueba en EXCEL para completar una «propuesta electrónica de costes» (PEC)

Por último, este modelo permite acabar con la idea errónea de que "no se puede hacer revisiones de precios", porque el RD 55/2017 lo ha puesto casi "imposible". De hecho, sí se puede, aunque aplicando algo más de trabajo que el de ir simplemente a consultar un listado de fórmulas e índices de precios publicados y aprobados por el Gobierno.

¿Qué es el proceso de auditoría de contratos?

Los contratistas que proporcionen obras, bienes y servicios a la Administración o concurran a licitaciones de contratos públicos están sujetos a las Regulaciones contractuales del Sector Público. El vigente artículo 87.5 del TRLCSP (aprobado por RDL 3/2011) –en el proyecto de la futura LCSP se recoge en su artículo 102.7– proporciona la facultad a los órganos de contratación para que revisen y auditen los costes incurridos o propuestos de un contratista para asegurar que el precio de la adquisición es justo y razonable.

En general, hay dos tipos de comprobaciones a las que puede estar sujeto el contratista. El primer tipo se denomina «revisión» previa que se realiza sobre la propuesta de costes y se efectúa cuando se presenta una oferta a la licitación. El segundo tipo de auditoría se conoce como «auditoría de costes incurridos», que es el tipo más común de la auditoría de contratos y se utiliza para determinar el precio final del contrato. Esta última se lleva a cabo durante el transcurso de la vida del contrato y después de su liquidación cuando se hayan cumplido los términos y condiciones estipuladas en el mismo, pues pueden aparecer hechos relevantes que provoquen reclamaciones de pagos indebidos efectuados por la Administración al adjudicatario.

El proceso de auditoría, tanto para la revisión previa como la de costes incurridos, es similar. El responsable del contrato (ver entrada #124) se pondrá en contacto con el contratista varias semanas antes de una auditoría. Para las auditorías de costes incurridos, generalmente se contactará con uno o dos días de antelación a su comienzo y para las revisiones de las ofertas se le contactará con una o dos semanas antes de la revisión. Un equipo de auditoría de contrato le proporcionará la información pertinente, incluyendo un cronograma, fechas para el trabajo de campo, listado de documentos que son necesarios, lugar donde puede el contratista obtener más información si la requiere y respuestas a cualquier otra pregunta que pueda tener.

Para que pueda resultar eficaz una revisión de precios y las comprobaciones pertinentes de los trabajos de auditoría de contratos, en el PCAP y el anuncio de la licitación debe estar previsto la realización de una Revisión del Sistema de Contabilidad y de Gestión y de las políticas y procedimientos del Control Interno de los licitadores. Esta actividad consiste en un cuestionario, que debe cumplimentar cada licitador, y que es utilizado para evaluar la consistencia y aptitud del sistema contable, de gestión y del control interno del contratista para adaptarse a los requerimientos de un contrato que tiene prevista la revisión de precios.

El auditor dispondrá de un momento conveniente para ayudar a realizar el cuestionario con el licitador, si éste tuviera dificultades al rellenarlo. El cuestionario, para facilitar su remate, debería estar en formato electrónico (documento PDF en modo formulario de relleno de campos), que se envía al licitador por email o puede descargar mediante un enlace a la web de órgano contratante.

En una auditoría de los costes incurridos, cuya revisión de precios se solicita, se pedirá a los adjudicatarios que proporcionen una reclamación de los costes –o «base de auditoría»– actualizada en este momento. Esto le permitirá al auditor revisar los registros contables e incluir cualquier cargo de costes que no haya sido reclamado en la revisión de precios o ajustar cualquier otro cargo de costes que haya sido reclamado por error.

En una auditoría de costes incurridos, para deducir los costes que serán objeto de revisión de precios, el auditor de contratos no solo revisa la reclamación de los costes que haga el adjudicatario, conforme a los términos y las condiciones del contrato, sino que también revisará los sistemas contable y de gestión, evaluará la consistencia y eficiencia de su control interno y la exactitud y fiabilidad de la información de los registros contables y la documentación que soporta los cargos de costes y los resultados de su cuestionario sobre sistemas y procedimientos.

Seguidamente, el auditor seleccionará –utilizando técnicas estadísticas apropiadas– una muestra de los cargos de costes que serán objeto de inclusión en la fórmula de revisión de precios y con los que será trazada la documentación de soporte en su sistema financiero y de contabilidad de costes. También se revisarán la información de las tarifas horarias (de la mano de obra directa) y los recargos de costes indirectos (“overhead”), que son admisibles para la revisión de precios, y de los gastos generales (“G&A”) que no pueden ser objeto de revisión, por lo que requerirá al contratista para que presente la documentación pertinente y la información financiera que necesita el auditor para examinar la homogeneidad de las agrupaciones de coste y la relación causal de las bases de reparto y determinar la razonabilidad de los recargos para la absorción de los costes indirectos imputados al contrato.

Para una revisión de la oferta, el auditor evaluará la propuesta de costes y cualquier especificación técnica disponible. Asimismo, solicitará a los licitadores una lista de los elementos que se revisarán. Dicha lista puede incluir requerimientos de información de la nómina para el personal propuesto en la ejecución del contrato, información de los gastos de viajes, compra de materiales, subcontrataciones y otros costes directos. Además, puede ser necesaria la revisión de los cálculos de los recargos (agrupaciones de costes y bases de reparto) de costes indirectos aplicables en la tarifa horaria y al valor de los materiales que se proponen, de manera idéntica a las auditorías de costes incurridos. La información de los registros contables también se requiere a menudo.

¿Qué es una oferta de costes?

Una oferta de costes, para un contrato en el que se ha previsto el el PCAP y en el anuncio de la licitación la revisión de precios conforme al RD 55/2017, es un resumen del total de cargos o costes propuestos cuando el precio del contrato se formula en términos de precios unitarios (artículo 87.2 del vigente TRLCSP / artículo 102.2 del proyecto de la nueva Ley). Esta circunstancia ocurre, por ejemplo, en contratos de gestión de servicios cuando su prestación se realiza a través de la adquisición de Tiempo de mano de obra y de Materiales.

Un contrato de tiempo y materiales prevé la adquisición de:

(1) Horas directas de trabajo a tarifas fijas especificadas que incluyen salarios y otros costes directos –por ejemplo, los gastos de viajes–; los recargos de gastos generales de producción –“overhead” (OH)– y administrativos (G & A); y, en su caso, una cuota de beneficio.

(2) Materiales a coste de entrada en almacén, incluyendo, si es apropiado, recargos que absorben el coste de manejo de materiales (“overhead”), como parte de los costes del material.

La oferta, basada en los costes, proporciona un desglose de las distintas tarifas –según categorías laborales– de facturación de la hora de trabajo y de los materiales y sus recargos de gestión (OH), propuestas:

(1) mano de obra directa,

(2) materiales,

(3) recargos de gestión (OH), y en su caso

(4) cuota o metodología de cálculo del beneficio.

La oferta de costes también puede incluir los costes propuestos para las subcontrataciones.

Estos costes de la oferta generalmente se basan en costes históricos reales, costes estimados o una combinación de ambos.

Luego, en la fórmula de la revisión del precio (ver entrada #122) estas variables son los denominadores A₀, B₀, C₀, …, etc (es decir, los elementos del coste unitario de producción revisables referidos al momento inicial) del conjunto de sumandos con las que se compara los incurridos reales, es decir las respectivas variables A, B, C, …, etc.

¿Por qué se requiere una oferta basada en los costes?

Porque es la manera más eficaz de poder cumplir los requerimientos del RD 55/2017, toda vez que los contratos que quedan afectados por su ámbito de aplicación no gozan de poseer fórmulas aprobadas por el Consejo de Ministros, como ocurre en los contratos de obras.

Los contratistas que presentan propuestas de costes exactas, con una estructura de coste completo que también incluya los gastos generales (G&A), aunque éstos no pueden ser objeto de revisión, se benefician de importantes ahorros de tiempo y dinero. Los contratistas que presentan propuestas de costes confiables disminuyen la cantidad de tiempo que interactúa con el auditor de contratos. Además, si se requiere una visita in situ, en las dependencias del contratista, una propuesta de costes confiable disminuirá la cantidad de tiempo que un auditor tendrá que estar en las instalaciones del contratista, disminuyendo así la interrupción del trabajo.

Es importante señalar que sólo porque se requiera presentar una oferta basada en los costes no significa necesariamente que ocurra una auditoría (revisión) de la oferta. El órgano de contratación informará al licitador si se requiere una auditoría de la oferta y, en ese caso, enviará la propuesta de costes a la Firma de Consultoría/Auditoría de Contratos que designe para su realización. Recibido el encargo de revisión, la Firma revisa la propuesta del contratista para comprobar que es completa y exacta. Si la oferta de costes se ha preparado correctamente, entonces la Firma procede emitiendo en el informe una opinión favorable. De no ser así, el informe incluirá las salvedades con una explicación de las deficiencias encontradas en la propuesta de costes que deberán tenerse en cuenta para ser excluidos de la fórmula de revisión de precios.

¿Cómo deben formularse las ofertas de costes?

En el PCAP se debe disponer que las ofertas de costes se formularán en el formato digital de un archivo EXCEL de MS-Office. Este es el método preferido de presentación debido a la eficiencia y eficacia.

La exactitud y la integridad de la información de la oferta de costes son primordiales. Para ello, el propio órgano de contratación proporcionará plantillas de Excel para ayudar a los licitadores a incluir todos sus costes de la oferta. Las plantillas, a modo de formulario con campos que deben ser rellenados, contendrán celdas de valores y campos calculados con fórmulas. En todo caso, debe recomendarse al licitador que utilice el formulario que se le facilita con celdas y fórmulas preestablecidas, así como las funciones de cálculo y funciones de Excel para ayudar a prevenir errores matemáticos y mejorar la calidad de su información.

ejemplo de formulario de la hoja(1)

El citado formulario, que incluye elementos que sí serán susceptibles de revisión de precios y de otros que no lo son, estará estructurado de la siguiente forma:

• Tarifas horarias de la mano de obra directa y de los Materiales:

Los datos mínimos necesarios incluyen el desglose de la (s) tarifa (s) de facturación propuestas por:

- hoja(1) coste unitario de la mano de obra directa por cada categoría laboral involucrada en el contrato,

- hoja(2) justificación del valor de la mano de obra directa –base de imputación–,

- hoja(3) justificación del recargo de costes indirectos (“overhead” de producción) de la mano de obra directa,

- hoja(4) justificación del recargo de gastos generales (G&A que no es objeto de revisión de precios),

- hoja(5) coste unitario de materiales,

- hoja(6) justificación del valor de los materiales –base de imputación–,

- hoja(7) justificación recargo de gestión de materiales (OH), y

- hoja(8) cuota de beneficio o metodología de cálculo (no es objeto de revisión de precios).

Si es aplicable, porque lo permite el PCAP, debe proporcionar un resumen sobre viajes, equipos utilizados, subcontratistas y otros costes directos (OCDs) propuestos, que pueden ser, o no, susceptibles de revisión de precios.

• Recargos de costes indirectos

Los recargos de los costes indirectos que se aplican en la tarifa son una parte de la oferta, por lo que las agrupaciones de coste (costes indirectos que se recuperan en la tarifa) y las bases de reparto deben estar apoyados y ser consistentes con el sistema de contabilidad establecido del contratista. El órgano de contratación, en última instancia, apoyado en el informe de la Firma de Consultoría/Auditoría de Contratos, es quién determina la razonabilidad y la admisibilidad de los recargos de costes indirectos en las tarifas del contratista, por lo que la hoja de cálculo también debe ser rellenada con las agrupaciones de coste indirectos y el cálculo de las bases de reparto, para determinar el porcentaje del recargo aplicado en la tarifa de la mano de obra directa y de los materiales para la absorción de los costes indirectos.

• Costes no admisibles

Deberán excluirse de la propuesta los costes los que sean expresamente prohibidos de revisión por las regulaciones reglamentarias (RD 55/2017) y condiciones otras condiciones específicas del contrato, así como los costes mutuamente acordados como no permitidos.

Los costes inadmisibles deben estar identificados y segregados en la "Lista de costes no admisibles" de la hoja de cálculo de la oferta. La razón es que no pueden figurar en ninguna de las agrupaciones de costes indirectos. Dichos costes no admisibles se refieren a los que tengan su origen, por ejemplo, en los gastos financieros, sanciones administrativas que haya sufrido, la cuota del impuesto de sociedades, etc.