Acuerdos sobre precios de tarifas

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Introducción

La política de establecimiento de acuerdos de tarifas entre los órganos de contratación y los contratistas tiene un tratamiento específico en auditoría de contratos. Consecuente con dicha política, en este post se incluyen algunas pautas que cubren el modo de establecer acuerdos y el seguimiento de tarifas con los contratistas.

Acuerdos de precios de tarifas

Un Acuerdo de Precios de Tarifas es un pacto escrito entre un poder adjudicador[1] de la Administración y un contratista sobre el precio de las tarifas, y otros factores, válidos durante un periodo específico y que se aplicarán al precio del objeto de los contratos celebrados en ese periodo o en las modificaciones del contrato. Este tipo de acuerdos es especialmente apropiado para las compras centralizadas, ya sean adjudicadas a través de procedimientos de Sistemas Dinámicos de contratación o en Acuerdos Marco. Dichas tarifas y factores que las acompañan representan proyecciones razonables de costes específicos que no se estiman fácilmente, pues no se identifican con un contrato específico (una adquisición a través de la central de compras) o no son generados por un producto final o tarea. Estas estimaciones pueden incluir valoraciones de elementos de coste tales como: la mano de obra directa, tasas de recargo de gastos generales de fabricación, tasas de recargo de obsolescencia de materiales, piezas de repuesto y otros aprovisionamientos, y tasas de recargo por el manejo de materiales y de la función de compras del contratista.

Como he dicho, el acuerdo de tarifas, por definición, se produce entre un órgano de contratación y sus contratistas. Sin embargo, algún contratista puede no estar siempre dispuesto a entrar en un acuerdo de tarifas a causa de frecuentes cambios en las condiciones de su negocio u otras circunstancias. Si, en estos casos, el órgano administrativo aún desea utilizar algún tipo de tarifas de precios preestablecidos, las recomendaciones de tarifas podrían aplicarse unilateralmente por el poder adjudicador que establece los Acuerdos Marco y ser aconsejados a los respectivos órganos de contratación que utilizarán dicho sistema de contratación al que acogerán su compra específica.

Una tarifa es un valor que se confiere al coste unitario de un factor y que suele venir acompañado de una tasa de recargo de costes indirectos. La tasa de recargo está representada por un porcentaje o ratio de absorción de una agrupación de costes existente, o estimada, y que completa la tarifa del factor. Una tarifa puede contener una o varias tasas de recargo de costes indirectos, dependiendo de si la tarifa está valorada a coste parcial (solo con recargo de gastos generales de fabricación y gestión de materiales) o a coste completo (incluye el recargo de gastos generales y de administración). Los factores son elementos de coste directo de producción, como la mano de obra y los materiales, por ejemplo. En general, las tarifas pueden establecerse sobre el coste real incurrido o ser estimadas para un periodo futuro.

Acuerdo sobre el modo de cálculo de las tasas de recargo

La forma en que se establecen los acuerdos sobre el modo de cálculo de tasas de recargo de costes indirectos (que no de las tarifas) es por escrito, entre la Firma de Auditoría, o el auditor de contratos, y los contratistas. Dicho acuerdo contiene la metodología convenida entre ellos y que el contratista aplicará en sus ofertas de precios de tarifas. Difiere de un acuerdo de tarifas en que éste se produce con el órgano de contratación para fijar el precio de un contrato u orden de compra específico y que está acogido a un Contrato Marco, por ejemplo. Así, un acuerdo sobre el cálculo de tasas de recargo es útil y puede establecerse para cubrir adquisiciones repetitivas, como es la compra de repuestos.

En estos casos, las oficinas de campo de la Firma de Auditoría, o el auditor de contratos, solicitarán las bases de auditoría al contratista para desarrollar el acuerdo metodológico para el cálculo de las tasas. Las bases de auditoría estarán preparadas y soportadas con los datos o valoraciones de costes que sean actuales, exactos y completos.

Comienzo, aplicación, uso y caducidad del acuerdo de tarifas

El establecimiento de un acuerdo tarifas puede ser iniciado a solicitud del contratista candidato para entrar en el sistema de compras centralizadas o del órgano de contratación, siempre que se determine que los beneficios que se derivan de dicho acuerdo están acordes con el esfuerzo que se realice para su estableciendo y seguimiento[2].

Los poderes adjudicadores de una Central de Compras estarán normalmente interesados por alcanzar un acuerdo de tarifas con los contratistas cuando éstos tienen un volumen significativo de operaciones con diversos órganos administrativos, como por ejemplo las compras centralizadas a través de catálogos de proveedores de la Administración. Esto evita tener que establecer nuevas estimaciones de la tarifas cada vez que los contratistas realizan una prestación, por ejemplo un suministro. Para determinar si se debe establecer un acuerdo de tarifas, es responsabilidad del órgano de contratación considerar si se produce una utilidad suficiente derivada de tal acuerdo.

Los poderes adjudicadores utilizarán los acuerdos de tarifas como base para la valoración de todos los contratos, modificaciones y otras acciones contractuales que se realicen durante el período cubierto por el acuerdo, a menos que el poder adjudicador determine que las condiciones se han modificado y, por tanto, han invalidado parte o la totalidad del acuerdo. Todas las condiciones que afectan a la validez del acuerdo serán sometidos rápidamente a la consideración del poder adjudicador.

Los pliegos del contrato requerirán que el acuerdo de tarifas incluya términos específicos y condiciones acerca de su cobertura, expiración, aplicación y requisitos sobre su seguimiento sistemático, todo ello de manera que garantice la validez de las tarifas. El acuerdo también debe proporcionar la opción de su denuncia (o cancelación) de parte de cualquiera de los interesados (contratista o poder adjudicador). En caso que la denuncia sea de parte del contratista, éste se saldría automáticamente del sistema de compra centralizada, por ejemplo. Asimismo, debe establecer la obligación del contratista de poner en conocimiento del órgano de contratación o del auditor de contratos cualquier cambio significativo en los datos de valoración de sus costes.

Identificación y soporte de las tarifas

Los contratistas deben especificar en cada oferta de sus productos, obras o servicios las tarifas que se aplicarán y someterán la base de auditoría con los datos y valoraciones de costes para su examen por el auditor de contratos. Todos los datos presentados en relación con la auditoría de tarifas y el acuerdo alcanzado se actualizarán posteriormente según sea necesario. Asimismo, el contratista se debe comprometer a presentar la base de auditoría con datos exactos, actuales y completos, de tal manera que permitan alcanzar el acuerdo sobre las tarifas o una modificación de las mismas.

Alcance de la auditoría de tarifas

El alcance de una auditoría de tarifas precisa ser adaptado atendiendo a las circunstancias individuales de la contratación. Sin embargo, el auditor debe:

(1) Considerar expresamente:

        (a) la materialidad de las bases, agrupaciones y tasas de recargo;

        (b) los resultados obtenidos en auditorías anteriores y la adecuación de los sistemas de control interno del contratista;

      (c) las diferencias y desviaciones habidas del presupuesto de gastos del contratista y su impacto en las tasas de recargo;

        (d) los cambios organizativos del contratista, así como los habidos en sus operaciones, capacidad, procesos y prácticas de producción, volumen de negocio y asignación de bases de reparto;

    (e) la combinación de la participación relativa en sus ventas a la Administración y otras ventas comerciales;

      (f) las actas del Consejo de Administración u órganos de dirección del contratista, donde se recogen las decisiones relativas a la organización y operaciones de la empresa.

(2) Determinar que el contratista:

        (a) es consistente y cumple con las prácticas de estimación declaradas de sus sistemas y procedimientos, en relación con la contabilidad de costes;

        (b) ha hecho previsiones de su volumen de negocio, capacidad productiva, y asignación de bases de reparto de costes indirectos de forma razonable, todo ello de conformidad con sus planes internos;

         (c) tiene unos datos de tarifas correctos y verificables; y

         (d) realiza cálculos matemáticamente correctos.

Las tarifas cubiertas por un acuerdo específico, aunque preestablecidas para periodos futuros y de utilización general en más de una oferta, se auditan de la misma manera que las tasas de recargo para la fijación de precios de una oferta de un contrato individual. Muchos de los pasos y procedimientos que en auditoría de contratos se hacen en una revisión de ofertas o auditoría de costes incurridos, son similares a los de una auditoría para acuerdo de tarifas. Por lo tanto, antes de determinar el alcance de la auditoría de un acuerdo de tarifas, el auditor de contratos debe familiarizarse con la guías de auditoría que abarcan a la auditoría de tasas de recargo para la fijación de precios de una oferta y las tasas de recargo de costes incurridos, todas ellas tratadas por el Manual de Auditoría de Contratos que se está preparando[3].

Otras evaluaciones y comprobaciones

Evaluación del presupuesto.

Los procedimientos para presupuestar tarifas están estrechamente vinculados a los procedimientos presupuestarios del contratista. Por lo tanto, los auditores de contratos evalúan los procedimientos y las prácticas presupuestarias del contratista para:

(1) cerciorarse de que, en el agregado, los datos sobre los que se realizan las valoraciones son correctos y se consideran todos los datos disponibles y pertinentes del contratista, y

(2) determinar si los datos que apoyan las tarifas propuestas son compatibles con los presupuestos de la empresa y están de acuerdo con las condiciones generales, las normas, los factores de reclutamiento de personal y otros criterios que se utilizan para fines presupuestarios y de planificación.

Examen y deficiencias del sistema de estimación.

En la evaluación de una propuesta de tarifas, el auditor de contratos se familiariza con:

(1) los métodos de estimación y las auditorias de sistemas del contratista.

(2) los detalles del sistema de presupuestario del contratista, y

(3) la última declaración de sistemas y procedimientos emitida por el contratista.

Como mínimo, el auditor de contratos debe realizar una revisión exhaustiva del archivo permanente acerca de las deficiencias del sistema de estimación observadas anteriormente. Las deficiencias expuestas del sistema presupuestario del contratista, como resultado de auditorías de sistemas o auditorías individuales de tarifas o de costes incurridos, deben ser tenidas en cuenta para ser comprobadas en la auditoría actual para el acuerdo de tarifas. Del mismo modo, las deficiencias del sistema presupuestario revelados durante la auditoría de tarifas actual, también pueden aplicarse a otras auditorías, de cualquier índole, posteriores.

Comparación con tarifas en facturaciones parciales y certificaciones de obra.

Debido al alto grado de interdependencia con las tarifas de otros contratos individuales para proceder a facturaciones y certificaciones parciales del contratista y con las tasas de recargo para la determinación de los costes incurridos finales al término del año fiscal del contratista, el auditor de contratos, en principio, debe haber comprobado si hay diferencias entre ambos tipos de tarifas y tasas al finalizar el año fiscal. Por tanto, es importante que el auditor evalúe una presentación de ofertas de tarifas con base en las tasas de recargo del año fiscal cerrado inmediato anterior y comparar cuidadosamente las diferencias entre ellas y los datos de apoyo. Las diferencias significativas entre tarifas y tasas de recargo deben ser convenientemente explicadas por el contratista. Si el auditor determina que las tarifas presentadas por el contratista no son apropiadas, éste debe presentar una nueva oferta de tarifas. Si el contratista se niega a presentar una nueva oferta de tarifa, entonces el auditor debe aplicar los procedimientos pertinentes para que el poder adjudicador adopte las acciones que correspondan en relación con el incumplimiento del contrato.

Impacto de valoraciones individuales de facturaciones y certificaciones parciales.

(1) Cada valoración individual necesita ser inicialmente evaluada para determinar si provoca algún impacto sobre el acuerdo vigente de tarifas en el sentido que cambia significativamente las condiciones sobre las que se negociaron. El PCAP debe requerir que tales cambios sean comunicados al órgano de contratación. En la evaluación de las nuevas condiciones, el auditor de contratos debe considerar:

(a) el tipo de contrato contemplado,

(b) la importancia en euros que significa el cambio de condiciones,

(c) si el período de evaluación de las tarifas individuales del contrato considerado es significativamente diferente del período al que se aplique el acuerdo de tarifas, y

(d) cualquier nuevo dato o información que pueda plantear alguna duda en cuanto a la aceptabilidad de las tarifas.

(2) El auditor también debe estar atento ante cualquier valoración de precios que no refleja con exactitud el acuerdo de tarifas, incorpora tarifas incorrectas o parece aplicar tarifas ventajosas.

Seguimiento de tarifas

(1) General. Cuando el contratista cuente con procedimientos bien establecidos y aceptados regularmente para la formulación y aplicación de un acuerdo de tarifas, no obstante el auditor del contrato realizará periódicamente un análisis en profundidad para determinar si estos procedimientos y los métodos de asignación propuestos y las bases de reparto siguen siendo equitativos.

(2)Normas establecidas en el Pliego del contrato o en la norma de costes aprobada. Las normas contables de costes aplicables juegan un papel importante en la evaluación de las tasas y bases de reparto. Por lo tanto, en la planificación de la auditoría de la propuesta de tarifas, el auditor revisa, en primer término, el archivo permanente para encontrar, si lo hubiere, cualquier problema pendiente sin resolver relativo al incumplimiento detectado, en auditorías anteriores, con la norma contable de costes y, seguidamente, poder evaluar la propuesta actual en relación con el cumplimiento de dicha norma contable.

(3) Cambio de estructura. La estructura tarifaria describe el número y tipos de tarifas establecidas para un determinado conjunto de condiciones. También determina cómo son los costes que se asignarán y las bases generales de reparto. Los contratistas vendrán obligados, por el PCAP, a utilizar la misma estructura de tarifas para los fines de fijación de precios en el futuro, de la misma manera que lo hacen para establecer los costes incurridos. En caso que un contratista emplee una estructura diferente para la estimación de sus costes, el auditor debe determinar si el contratista lo hace porque ha cambiando su sistema y prácticas contables. Si esto ha sucedido, el contratista tiene que presentar:

    (a) una declaración del impacto en costes que supone el cambio de estructura, y

         (b) una revisión de la declaración de sistemas y procedimientos

(4) Periodo de tarifas. El auditor de contratos tiene que determinar que las tarifas utilizadas en las ofertas están comprendidas adecuadamente en el periodo contemplado de vigencia en el que se realizará el contrato.

(a) Tasas de recargo de costes indirectos. El período de aplicación de la tarifa con las estimaciones de tasas de recargo de costes indirectos en general, debe coincidir con el período del año fiscal del contratista o el período de tasa histórica establecida para la imputación de los costes indirectos. Con excepción de las circunstancias incluidas en la norma contable aprobada en el PCAP[4], no puede establecerse una tasa de recargo de costes indirectos calculada con base en un período superior a un año. En ciertas circunstancias, sin embargo, puede ser más equitativo para los fines del contrato un período de cálculo de la tasa de recargo de costes indirectos más corto que año normal, con respecto del fiscal del contratista, si la mayor parte de la actividad del contratista se desarrolla en periodo más reducido al del año natural, tal y como puede suceder en productos sometidos a circunstancias estacionales.

(b) Tarifa horaria de la mano de obra directa y bases de reparto. El período para el cálculo y determinación de las estimaciones de las bases de reparto y tarifas horarias de la mano de obra directa también deben coincidir con el año fiscal del contratista, o el utilizado históricamente, en su caso. No obstante, en cada evaluación de tarifas, el auditor comprobará la aplicabilidad del periodo. Esto es porque debe determinar si los requisitos contractuales previstos son paralelos a las condiciones que se contemplan en cálculo de las tarifas y las bases de reparto, o si las circunstancias presentes aconsejan una modificación de los periodos de cálculo.

(5) Previsión de gastos y bases de reparto. Los auditores de contratos, en la planificación de la auditoria de tarifas, establecen procedimientos para el sistema presupuestario y de estimación de los contratistas, como base para la determinación de la validez de sus previsiones de las cantidades que forman parte de la base de reparto y de las agrupaciones de gastos. Como mínimo, el auditor verifica que las bases de reparto previstas y los gastos estimados de la agrupación:

(a) son compatibles con las estimaciones del volumen de negocio actual del contratista y son consecuencia de las decisiones tomadas conforme a los planes de gestión aprobados por la dirección o el Consejo de Administración del contratista, y

(b) considera debidamente los requisitos del contrato y las limitaciones o prohibiciones de costes que han sido establecidos en el PCAP.

Gastos corporativos. La imputación de los gastos corporativos, o de las oficinas centrales, puede tener un impacto sustancial en las tarifas estimadas. Por lo tanto, el auditor revisa las auditorías realizadas en las oficinas centrales del contratista o planifica una auditoria específica en ellas. En cualquier caso, la auditoría debe estar orientada al ciclo presupuestario del contratista.

Utilización de un especialista técnico. Por último, el auditor de contratos debe considerar la necesidad de solicitar la asistencia de un especialista técnico que le proporcione el soporte especializado necesario para completar su trabajo con eficacia.

Bases de auditoría. Declaración de costes

Los contratistas interesados en alcanzar un acuerdo de tarifas con los poderes adjudicadores, por ejemplo en el ámbito de un sistema dinámico de contratación o un Acuerdo Marco, deben proporcionar una declaración de costes (base de auditoría) que sean exactos, completos y vigentes en la fecha de su presentación. No se requiere una base de auditoría de los costes actuales para llegar a un acuerdo negociado sobre tarifas aplicables en un periodo futuro, sino de los costes previstos para dicho periodo. A veces, los contratistas son propensos a presentar bases de auditoría con costes actuales incurridos porque están ahora ejecutando contratos sometidos a auditoría, cuando en realidad lo que se negocian son las tarifas futuras. Por tanto, en los acuerdos de tarifas, las bases de auditoría cubrirán:

(1) los datos de costes futuros o previstos en que se apoyan para la oferta de tarifas. No obstante, estos datos de apoyo pueden provenir de costes incurridos de contratos que se estén ejecutando en la actualidad y de los que se hace una proyección futura, y

(2) todos los datos necesarios para estimar la oferta de tarifas del periodo futuro que comprenderá el acuerdo.

Actualización de tarifas

La responsabilidad principal de la actualización de las tarifas recae, íntegramente, en el contratista. Sin embargo, la responsabilidad del seguimiento de los acuerdos de tarifas es del poder adjudicador. A pesar de esto, las tarifas también deben ser controladas periódicamente por el auditor de contratos para notificar al órgano de contratación cualquier variación significativa. En su caso, el auditor de contratos debe:

(1) Asegurarse que las tarifas son analizadas de forma periódica mediante la comparación de las tarifas reales respecto de las tarifas acordadas. Si el contratista no está realizando un seguimiento y análisis de las tarifas para su posible actualización, el auditor debería recomendar al órgano de contratación que inste al contratista para que lleve a cabo este esfuerzo como una condición del acuerdo de tarifas (que debe constar en el PCAP del Acuerdo Marco, por ejemplo, o ser una condición para la compra centralizada).

(2) Comparar las nuevas salidas del sistema presupuestario del contratista con respecto a los patrones de gastos reales habidos en el año fiscal y establecer las discrepancias de las cantidades presupuestadas inicialmente previstas para apoyar la oferta del acuerdo de tarifas.

(3) Informar al poder adjudicador de cualquier variación significativa puesta de manifiesto por el seguimiento de las tarifas. Cuando las tendencias o patrones desfavorables comienzan a aflorar y se identifican variaciones significativas con respecto de los costes reales, los resultados del análisis deben ser comunicados al órgano de contratación junto con la recomendación para que exhorte al contratista la presentación de una propuesta revisada del Acuerdo. Pero si, sobre la base de los hechos fácticos, el poder adjudicador no estuviese de acuerdo en que las tarifas sean revisadas, el auditor de contratos debe calcular el ajuste que se aplicará a las tarifas del contratista.

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[1] Son poderes adjudicadores los considerados en el artículo 3.3 de la LCSP

[2] Es realmente necesario que los poderes adjudicadores gocen de mayor flexibilidad a la hora de elegir un procedimiento de contratación pública que prevea negociaciones. El recurso al procedimiento de licitación con negociación o al diálogo competitivo en situaciones diversas en las que no es probable que puedan obtenerse resultados satisfactorios de la contratación mediante procedimientos abiertos o restringidos sin negociación es cada vez más utilizado. El contratista candidato que haya solicitado una invitación o haya sido invitado a participar en un procedimiento restringido, en un procedimiento de licitación con negociación o en un procedimiento negociado sin publicación previa, en un diálogo competitivo o en una asociación para la innovación, puede solicitar el acuerdo de tarifas.

[3] Los primeros capítulos del Manual de Auditoría de Contratos están ya disponibles en http://www.auditoriadecontratos.com

[4] La Norma cuarta de NODECOS, en sus apartados 4.3.2 y 4.3.3 establece las condiciones para un cambio de periodo distinto del que corresponda al año fiscal.