Evaluación de las horas extraordinarias (MOD)
Introducción
a. El auditor debe evaluar las políticas, procedimientos y
control interno del contratista relacionados con las horas extraordinarias y
cómo se contabilizan y se asignan a los objetivos de coste. El auditor debe
estar familiarizado con las normas de la legislación laboral[1] y del
Convenio Colectivo y con las previsiones hechas por el órgano de contratación
en el PCAP en relación con la admisibilidad e imputación de de la mano de obra
directa, que incluyan horas extraordinarias, al contrato.
Cuando sean necesarias las horas extraordinarias, el
contratista debe tener establecidas unas políticas y procedimientos acordes con
el Convenio Colectivo y asegurar que las operaciones estarán limitadas a las
actuales necesidades de producción para cumplir con el contrato.
Como norma general no serán admisibles las horas
extraordinarias, salvo que lo autorice expresamente el órgano de contratación
por imperativos justificados. Por ello, el auditor deberá obtener evidencia de
que la suma del trabajo realizado en horas extraordinarias está equitativamente
compartida entre los contratos con la Administración y el resto de contratos
comerciales.
b. El Estatuto de los Trabajadores. La sección V del
capítulo II del Título I de la Norma, se ocupa del tiempo de trabajo. A estos
efectos, La duración de la jornada de trabajo será la pactada en los convenios
colectivos o contratos de trabajo, y la duración máxima de la jornada ordinaria
de trabajo será de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en
cómputo anual. Asimismo, mediante convenio colectivo o, en su defecto, por
acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá
establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año.
Por tanto, tendrán consideración de horas extraordinarias
aquellas horas de trabajo efectivo que se realicen sobre la duración máxima de la
jornada ordinaria de trabajo fijada de acuerdo con lo dicho anteriormente. Las
horas extraordinarias serán abonadas al trabajador en la cuantía que se fije,
que en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, o
compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido. Una cuestión
importante a tener en cuenta es que en ausencia de pacto al respecto, se
entenderá que las horas extraordinarias realizadas deberán ser compensadas
mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. Por
lo tanto, el auditor debe revisar y comprobar: (1) el convenio colectivo,
contratos de los trabajadores, o pactos suscritos entre la empresa y los
representantes de los trabajadores; (2) el cómputo de las horas extraordinarias
día a día, que el trabajador ha recibido un resumen de las mismas, y que éstas
se realizan una vez rebasado el tiempo de trabajo de jornada ordinaria promedio
anual; (3) que éstas han sido consumidas dentro de los cuatro meses siguientes,
como tiempo de descanso retribuído[2], si
no había pacto al respecto; (4) que no superan las ochenta[3] horas
anuales, y no se tendrá en cuenta, a efectos de la duración máxima de la
jornada ordinaria laboral, ni para el cómputo del número máximo de las horas
extraordinarias autorizadas, el exceso de las trabajadas para prevenir o
reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes, sin perjuicio de
su compensación como horas extraordinarias.
En todo caso, la prestación de trabajo en horas
extraordinarias será voluntaria, salvo que su realización se haya pactado en
convenio colectivo o contrato individual de trabajo; y a efectos del cómputo de
horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y
se totalizará en el período fijado para el abono de las retribuciones,
entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente,
circunstancia que debe verificar el auditor.
En definitiva, horas extraordinarias sin compensación son
aquellas realizadas en exceso sobre el trabajo efectivo promedio computado
anualmente que no cumplen las condiciones indicadas anteriormente.
c. Algunos sistemas contables de contratistas pueden no
asignar costes de estas horas extraordinarias a los objetivos de costes. En
algunos casos, solo se asignan las primaras los costes de la mano de obra de
las horas normales de trabajo (las primeras 8 horas) del día. En otros casos,
los empleados tienen permitido seleccionar el objetivo de coste al que serán
cargadas las horas extraordinarias porque el contratista tiene una política
informal sobre cómo los empleados deben seleccionar los proyectos a los que
imputar tiempo de trabajo. En cualquiera de los anteriores casos hay un riesgo
importante para los contratos de la Administración.
Objetivos de auditoría de las horas extraordinarias
Los objetivos de auditoría consisten en determinar si:
(1) la gestión, programación y control de las horas
extraordinarias están autorizadas por una persona responsable dentro de la
organización del contratista;
(2) si el contratista ha obtenido la aprobación por escrito
del órgano de contratación cuando estos sistemas de trabajo están previstos en
el contrato;
(3) los costes superiores de las horas extraordinarias son
razonables y adecuadamente asignables a los contratos de la Administración;
(4) se ejerce un adecuado control sobre la productividad en
los periodos pagos de salarios extras;
(5) si el contratista contabiliza todas las horas extraordinarias
trabajadas, si las horas extraordinarias de la MOD se imputan adecuadamente al
contrato y todas ellas se controlan de forma eficaz.
(6) si el contratista asigna de forma equitativa a los
contratos la parte de los sueldos pagados a los empleados conforme el esfuerzo
realizado por éstos;
(7) si el trabajo realizado por los empleados realmente
incluye horas extraordinarias y si éstas han sido legalmente devengadas y efectuadas por los trabajadores, conforme lo establecido en la legislación laboral y el Convenio Colectivo;
(8) y si las horas extraordinarias están incluidas en la base
de reparto de los gastos generales (overhead)
de conformidad con lo establecido en el PCAP, en NODECOS u otra norma de costes
aceptada.
Procedimientos de auditoría
Las pruebas para la obtención de la evidencia deben contener
lo siguiente:
a. El convencimiento, acerca de las prácticas de
contratista, de que éstas son consistentes con los intereses de la
Administración. Unos eficaces procedimientos del contratista deben incluir, al
menos:
(1) criterios aceptables que permitan determinar la
necesitad de horas extraordinarias.
(2) el establecimiento de categorías de empleados
susceptibles de ser seleccionados para recibir dichas retribuciones
(3) el establecimiento de los niveles apropiados de gestión,
autorización, aprobación y control continuos sobre las operaciones de
producción involucradas en estos sistemas de trabajo.
(4) el establecimiento de procedimientos adecuados para la
autorización de horas extraordinarias y de su eficaz seguimiento. Estas horas
extraordinarias no pueden servir para sustituir horas normales de trabajo
actuales, ni anteriores, ni futuras. Y,
(5) el seguimiento continuo de las horas extraordinarias y
de las jornadas especiales, mediante un control exhaustivo de sus costes.
b. El conocimiento del contrato en aquellos aspectos en que
las horas extraordinarias sean aplicables, y debe realizar un examen de la
propuesta de licitación (oferta) y del informe (memorando) de la negociación
para determinar el grado en que el precio del contrato ha previsto un coste
adicional por horas extraordinarias y otras bonificaciones a los trabajadores.
Si las primas por horas extraordinarias no fueron consideradas en el precio del
contrato, el auditor deberá determinar y evaluar las razones del porqué el
contratista incluye en la base de auditoría horas extraordinarias.
c. La determinación, acerca del coste extra de la MOD
cargado por el contratista, de si ha sido aprobado por el órgano de
contratación, si es que ha sido solicitado por aquél, y de si ha incurrido en
estos costes como consecuencia de una política y práctica normal de sus
procesos productivos.
d. Como las horas extraordinarias son excepcionales y, en
principio, no son imputables a los contratos con la Administración, la revisión
del PCAP acerca los diferentes tipos de operaciones que admitan excepciones de
horas extraordinarias.
e. Una evaluación del tratamiento contable del pago de horas
extraordinarias a los trabajadores, así como el método de su asignación/imputación
a los objetivos de costes. El auditor prestará especial atención ante el riesgo
de que el pago de horas extras al personal clasificado como MOD sea tratado por
el contratista como un coste indirecto. Normalmente, este es coste directo para el contratista, y así debe
clasificarlo, por lo que el auditor debe realizar las pruebas pertinentes que
demuestran claramente que esta política da lugar a imputaciones de costes
directos (si es que son admisibles al contrato), y que existe un reparto
equitativo de horas extras entre los contratos con la Administración y el resto
de ventas comerciales. Independientemente de las prácticas reveladas por un
contratista, la cuestión de si o no, o en qué medida, el coste de las horas son
razonables, admisibles y asignables al los contratos, el auditor debe
considerar cada caso concreto teniendo en cuenta los requisitos contractuales y
regulaciones aplicables el los PCAP,s.
f. La evaluación acerca del tratamiento contable y la imputación
de costes que el contratista realiza de las horas extraordinarias consideradas
como MOD.
g. La evaluación de los procedimientos del contratista para
el devengo por los trabajadores de horas extraordinarias, para determinar que
este tipo de trabajos están debidamente autorizados y realizados de acuerdo a
una política de la compañía aceptable y que tienen una supervisión y control
adecuados, de manera que estas horas no supongan una sustitución de horas de
trabajo normales actuales, ni anteriores, ni posteriores, o se trata de horas
programadas en sustitución de horas no trabajadas por los empleados (por
ejemplo tiempo de vacaciones, que son horas retribuidas no trabajadas).
[1]
Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
[2]
Estas horas deberán computarse dentro de la capacidad práctica de la empresa.
[3]
Para los trabajadores que por la modalidad o duración de su contrato realizasen
una jornada en cómputo anual inferior a la jornada general en la empresa, el
número máximo anual de horas extraordinarias se reducirá en la misma proporción
que exista entre tales jornadas, no computándose las horas extraordinarias que
hayan sido compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes
a su realización.
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