Gestión de materiales. Cláusulas del contrato

#73

Además de la cláusula de auditoría de contrato (véase entrada del 02/11/2014), en aquéllos para los que existen significativas incertidumbres a la hora de determinar su precio –compra pública innovadora, colaboración entre el sector público y el sector privado, complicadas obras de infraestructuras y suministros de fabricación, o en los que se requiera más de un año de ejecución en concesiones de obra pública y de servicios, entre otros– adjudicados con un precio provisional después de haber seguido un procedimiento negociado, un diálogo competitivo o el futuro procedimiento de asociación para la innovación (véase en entrada del 28/04/2014), ya sea porque las prestaciones son muy complejas, por la necesidad de utilizar técnicas nuevas o porque no existe información sobre los costes de prestaciones análogas que permitan negociar con precisión el precio del contrato, todos ellos requieren de la cláusula que se propone a continuación. Y no solo para determinar el precio final, sino que también para establecer los costes del ciclo de vida.

La importancia por determinar con precisión las necesidades de material para la producción es capital en la optimización de los costes de ejecución del contrato. Por esta razón, en particular para los tipos de contratos y procedimientos de adjudicación mencionados el párrafo anterior, es vital que el contratista disponga de un sistema adecuado para identificar las necesidades, abastecimientos iniciales y el mantenimiento actual y futuro de los niveles de stock para apoyar las operaciones de producción, sin que haya quiebras de abastecimiento y paradas de producción no deseadas. Estos sistemas se conocen como Sistemas de Planificación de Necesidades de material –también conocidos por su acrónimo en inglés: MRP material requirements planning– que pueden estar implementados sobre una plataforma informática o no. Sin embargo, debe conocerse que un MRP es un sistema para el control de inventario de materiales y no de control de costes. No obstante, los MPR’s al gestionar las transacciones del inventario proporcionan una información extraordinaria para ser utilizada en la determinación de los costes y sus correlativas imputaciones.

Un MRP tiene en cuenta el momento específico de las necesidades de material, con el objetivo de minimizar la inversión en inventarios, y es consistente con el cumplimiento de un plan de producción predeterminado. Un sistema MRP eficaz procura tener la cantidad óptima de material disponible para la producción planificada. En consecuencia, la inversión de un contratista en los inventarios se reduce al mínimo.

De ahí la importancia del hecho que justifica la introducción de cláusulas en el contrato como la siguiente:

Cláusula sobre requerimientos del Sistema de Gestión de Materiales y Contabilidad (Material Management and Accounting System MMAS) del contratista.

(a) Definiciones. Tal como se utilizan en esta Cláusula

(1) Sistema de gestión de materiales y contabilidad (MMAS) significa que se trata de un sistema de planificación, control y registro de transacciones de la adquisición, el uso, la emisión, y la disposición final de material. Los sistemas de gestión y contabilidad de materiales pueden ser manuales o automáticos. Pueden ser sistemas independientes o pueden estar integrados con otros para la planificación, la ingeniería, la estimación y el presupuesto, las compras, el inventario, la contabilidad general, u otros sistemas.
(2) Requisitos válidos de planificación significa que el material:

(I) Se necesita para cumplir con el plan de producción, incluidas las cantidades razonables de desechos, mermas, rendimiento, etc.; y

(II) Es cargado/imputado a los contratos u otros objetivos de costes de una manera coherente con la necesidad de cumplir el plan de producción.

(3) Contratista significa una unidad de negocio adjudicataria de un contrato.
(4) Un sistema de gestión de materiales y de contabilidad aceptable significa un MMAS que en general cumple con los criterios del sistema que se describen en el apartado (d) de esta cláusula.
(5) Deficiencia significativa significa una insuficiencia en el sistema que afecta significativamente la capacidad de los auditores de contratos a confiar en la información necesaria producida por el sistema para los fines de la gestión de materiales.

(b) Obligaciones generales:

(1) El contratista debe mantener un MMAS que:

(I) realiza previsiones razonables de las necesidades de material;

(II) asegura que los costes de material comprado y el fabricado que es cargado o asignado a un contrato se basan en requisitos de planificación válidos; y

(III) mantiene una lógica coherente, equitativa e imparcial para determinar los costes de las transacciones relevantes.

(2) Evaluar sus MMAS y tomar medidas razonables para cumplir con las normas MMAS del apartado (e) de esta cláusula.

(c) Requisitos de información y de mantenimiento. El Contratista deberá:

(1) Tener políticas, procedimientos e instrucciones operativas que describen adecuadamente su MMAS;
(2) Proporcionar al órgano de contratación, previa solicitud, los resultados de la auditoría interna que se ha llevado a cabo para garantizar el cumplimiento de las políticas establecidas para el MMAS, los procedimientos e instrucciones de funcionamiento; e
(3) Informar al órgano de contratación sobre los cambios significativos que vaya a realizar en sus MMAS con al menos 30 días antes de su implementación.

(d) Los criterios del sistema. Los MMAS dispondrán de controles internos adecuados para garantizar el correcto funcionamiento del sistema y la integridad de datos y, además, el contratista deberá:

(1) Tener una descripción adecuada del sistema, incluyendo las políticas, los procedimientos y las instrucciones de funcionamiento que cumplen con la declaración de sistemas y procedimientos que deberá proporcionar al órgano de contratación;
(2) Asegurar que los costes de los materiales comprados y los fabricados que se cargan o asignan a un contrato se basan en requisitos de planificación válidos, así como que están identificados los materiales afectados por restricciones del tipo “cantidad mínima de pedido” o “cantidad mínima económica”.

(I) En todo caso, el sistema deba garantizar el 98 por ciento de exactitud en la imputación de material al contrato y un 95 por ciento de exactitud del plan maestro de producción –el plan maestro detallado de producción es aquel que nos dice en base a los pedidos de los clientes y los pronósticos de demanda, qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos deben estar terminados–. Dichos porcentajes son deseables como objetivos válidos que aseguran que el sistema es adecuado.

(II) Si los sistemas tienen unos niveles de precisión por debajo de los establecidos anteriormente, el contratista deberá proporcionar la seguridad adecuada de que:

• No hay daño material (significativo) a la Administración debido a los niveles de precisión más bajos; y
• El coste para satisfacer los objetivos de precisión anteriores es excesivo en relación con el impacto beneficioso en costes para el contrato;

(3) Proporcionar un mecanismo para identificar, informar y resolver las debilidades de control y de sustitución manual de registros y datos. Los sistemas deben identificar excepciones operacionales, tales como excedentes de material, retrasos en las órdenes de producción y sus repercusiones en los planes de producción, entre otras, tan pronto como sean conocidas;
(4) Proporcionar pistas de auditoría y mantener los registros necesarios que permitan evaluar la lógica del sistema y verificar, a través del examen de las operaciones, que el sistema funciona como se desea;
(5) Establecer y mantener un nivel adecuado de precisión que incluya la conciliación recurrente de las cantidades de inventario registrado en la contabilidad con inventario físico por número de piezas. A estos efectos, se considera deseable que el nivel de precisión sea al 95 por ciento. Si los sistemas tienen un nivel de precisión por debajo del 95 por ciento, el contratista deberá proporcionar la seguridad adecuada de que:

(I) no hay ningún perjuicio material y significativo para los costes del contrato, debido a niveles de precisión más bajos que los mendionados; y

(II) El coste para satisfacer ese objetivo precisión es excesivo en relación con el impacto beneficioso en los costes del contrato;

(6) Proporcionar una descripción detallada de las circunstancias que den lugar a una corrección manual o imputaciones parciales a los objetivos de costes generadas por el sistema;
(7) Mantener una lógica coherente, equitativa e imparcial para determinar los costes de producción de tal manera que:

(I) El contratista deberá mantener y divulgar sus políticas escritas en las que se describen la metodología de imputación y de recuperación/absorción de costes.

(II) La metodología del sistema de costes puede ser cualquiera de los generalmente admitidos en contabilidad de costes. No obstante, el contratista deberá mantener la coherencia en todos los tipos de contrato, ya sea para clientes gubernamentales o para clientes comerciales, durante todo el periodo que dure la ejecución del contrato.

(III) El sistema debe ser capaz de imputar todos los costes asociados dentro del mismo período de facturación o reclamación de costes del contrato. En los pocos casos en que esto no pueda suceder, el contratista podrá realizar la imputación de costes utilizando una técnica específica de absorción, pero deberá informar al órgano de contratación, para su aprobación, qué parte se asigna al contrato temporalmente bajo esta técnica. Cuando el contratista utilice una técnica excepcional de imputación de costes, aquél deberá disponer ciertos controles para asegurar que:

• No se produce un sobrecoste de las partes;
• Dispone de procedimientos y controles que aseguran corregir cualquier sobreimputación que pudiera ocurrir; y
• Revisa periódicamente las circunstancias que exigen el trato excepcional de los costes.

(8) Cuando se utilizan asignaciones o imputaciones mediante un sistema de contabilidad de costes común, además de tener dispuestos los referidos en (d) (2) y (7) de esta cláusula, el contratista debe asegurar que:

(I) La absorción e imputación de costes se procesa en el mismo periodo para el que se refiere la reclamación de costes del contrato;

(II) Los costes específicos prohibidos de imputación al contrato se acumulan y registran en cuentas separadas, se hallan específicamente identificados y segregados y no se asignan al contrato; y

(III) Todos los datos y procedimientos de cálculo se mantienen sobre una base válida y actual.

(9) Tener los controles adecuados para garantizar que los inventarios de materiales mezclados físicamente que pueden incluir piezas para un contrato cuyo precio es determinable por el coste incurrido y para contratos de precio fijo y otros comerciales, no comprometan los requisitos de cualquiera de las normas citadas en los párrafos (d) (1) a (8) de esta cláusula. No obstante, el órgano de contratación puede exigir que los materiales del contrato:

(I) No deban estar mezclados, ni física ni contablemente, con otros materiales idénticos; o

(II) No puedan ser utilizados para trabajos comerciales durante el tiempo que dura la ejecución del contrato.

(10) Someter al sistema a exámenes periódicos internos para garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos.

(e) Deficiencias significativas.

(1) El órgano de contratación, con base en una auditoría o en una revisión de sistemas y procedimientos realizada por los auditores de contratos, proporcionará al contratista, por escrito, una descripción de las deficiencias más significativas de su sistema. Dicha descripción tendrá el detalle suficiente como para permitir al contratista a comprender la deficiencia.

(2) El contratista deberá responder dentro de los 30 días siguientes –o un periodo que se considere razonable– por escrito al órgano de contratación su acuerdo o discrepancia con dichas deficiencias y, en caso de desacuerdo, las razones de éste.

(3) El órgano de contratación evaluará la respuesta del contratista y le notificará por escrito su resolución que comprenderá:


(I) El requerimiento para que corrija las deficiencias;

(II) La admisión de cualquier propuesta o complemento a las medidas correctivas; y

(III) La desaprobación del sistema del contratista, si el órgano de contratación determina que las deficiencias significativas son permanentes e insalvables, con lo cual puede quedar excluido de la licitación.

(f) Acciones correctivas. El contratista que reciba la resolución del órgano de contratación comunicándole las deficiencias significativas, deberá aplicar las acciones correctivas en el plazo –razonable– que le indique, o presentar un plan aceptable mostrando los hitos y acciones que eliminen tales deficiencias significativas.

(g) Obligación contractual esencial. Debe requerirse que el MMAS del contratista sea aprobado por el órgano de contratación y su aceptación constituirse como una obligación contractual esencial a los efectos señalados en el artículo 223.f) del vigente TRLCSP.

(h) Pagos a cuenta. Si el órgano de contratación ya hubiera adjudicado el contrato y realizado pagos a cuenta, si la determinación definitiva es la de desaprobar el MMAS del contratista, en este caso llevaría acarreada la resolución del contrato y el reintegro de las cantidades entregadas a cuenta.