Control de tiempos. Objetivo y alcance de auditoría

#88

Introducción

En la entrada #79 –del 25/06/2015– se explicaban los requisitos para la admisibilidad de los costes salariales en los contratos; y que esto se producía si se cumplían las condiciones de razonabilidad y de asignabilidad. Entre éstas últimas se halla el hecho de que el tiempo de trabajo empleado en la ejecución sea imputable/afectable al contrato, porque ha sido realizado, registrado y distribuido conforme a las normas establecidas en las leyes, reglamentos y el pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP), o de las normas internas del contrato.

En este post se proporciona la guía para auditar el sistema de cronometraje, registro e imputación del tiempo de la mano de obra directa que tenga implantado el contratista, así como para evaluar su adecuación en el cumplimiento de las condiciones de asignabilidad de los costes para que éstos puedan ser cargados a los contratos.

Información general

Los costes salariales, en particular los costes de la mano de obra directa son, por lo general, los más significativos que se cargan a los contratos, tanto por su volumen como por su cuantía, y constituyen normalmente la base –ya que es el elemento de coste más comúnmente utilizado– del reparto de los costes indirectos. Históricamente los costes de la mano de obra a menudo han sido los más perseguidos y examinados en la auditoría de contratos. A diferencia de otros costes, los de la mano de obra no están soportados por documentación de terceras partes, como es la factura de una compra que puede «circularizarse^[1]» al proveedor, sino que el personal del contratista tiene un control completo sobre estos documentos, dispositivos y procedimientos de entradas originales al sistema de registro de la mano de obra directa, cualquiera que sea el medio –manual o automático–. Por tanto, la responsabilidad de su exactitud es por completo del contratista y de su organización. Consecuentemente, el riesgo asociado a la exactitud de los registros de la mano de obra, distribución y pago, es crítico y altamente significativo.

En la evaluación del riesgo de control sobre el sistema de registro de la mano de obra directa se puede considerar –o calificar– como «bajo» cuando se constate que el sistema del contratista tiene todas y cada una de las siguientes características:

(1) Un método eficaz para controlar la integridad general del Sistema y recogida de tiempos de trabajo.

(2) Un programa de formación que motiva eficazmente a los empleados y que asegura razonablemente que todos ellos son conscientes de la importancia de la carga exacta de tiempo trabajado y en el momento adecuado.

(3) Unos procedimientos eficaces para las autorizaciones y aprobaciones de trabajo que permite la acumulación correcta y el registro de los costes de la mano de obra imputables a los respectivos objetivos de coste.

(4) Unos procedimientos eficaces para el cronometraje de tiempo trabajado y que asegura razonablemente que dichos tiempos se registran con precisión y que las correcciones a los registros de cronometraje se documentan y son autorizadas y aprobados por persona de la organización con competencia para ello.

(5) Unos procedimientos eficaces para la asignación de la mano de obra a los objetivos d costes y que asegura razonablemente su registro adecuado.

(6) Unos procedimientos eficaces para contabilizar los costes laborales y que aseguran que los gastos de mano de obra cargados a los contratos públicos se realizan de conformidad con las Normas de Contabilidad de costes aprobadas en el PCAP, los principios de contabilidad generalmente aceptados, y los términos del contrato.

(7) Unos procedimientos eficaces para la preparación de la nómina y el pago a los empleados, habiendo sido autorizadas y pagadas las nóminas por persona de la organización con competencia para ello.

(8) Unos procedimientos eficaces que recojan las transacciones de la mano de obra y los ajustes, para asegurar razonablemente que están documentados y aprobados.

Objetivos de la auditoría

El propósito de la auditoría del sistema de control interno de la mano de obra es evaluar la adecuación y el cumplimiento del contratista con lo prescrito en su propio sistema de control. El objetivo tiene como misión evaluar el riesgo de control acerca de la asignabilidad/afectabilidad de los costes de la mano de obra cargados a los contratos públicos.

Alcance de la auditoría

La naturaleza y extensión de los esfuerzos de la auditoría dependen de varios factores, entre los que se encuentra el tamaño del contratista, el valor estimado del contrato –o el volumen de contrataciones que tenga el contratista con entidades del Sector Público–, la intensidad relativa del elemento de coste de la mano de obra en relación con la totalidad de los costes del contrato, y la calificación del riesgo de auditoría evaluado –es decir, materialidad e importancia relativa–.

Los controles internos de otras áreas de la auditoría de sistemas y procedimientos, aunque todos ellos están relacionados entre sí de alguna manera –por ejemplo, los controles internos del sistema contable o los de las tecnologías de la información–, todos ellos son auditados bajo asignaciones separadas. Si bien los controles para esas otras áreas no son parte de esta auditoría sobre este sistema que estamos analizando, los resultados de todas ellas deben ser considerados para evaluar el riesgo y la formación de la conclusión general de la auditoría sobre el control interno del sistema de gestión de la mano de obra.

En muchos casos, las actividades de control pueden estar integradas en el sistema informático del contratista. En estos casos, el auditor debe documentar adecuadamente y poner a prueba las partes automatizadas del sistema y dar la debida consideración a la utilización de técnicas de auditoría asistidas por ordenador.

El nivel de esfuerzo de auditoría también debe estar influenciado por:

(1) los tipos de contratos –compra pública innovadora, concesión de obras y de servicios, suministros de fabricación, etc– en los que intervenga masivamente la mano de obra –es decir, su «materialidad»–.

(2) cuestiones de sensibles de auditoría, como pueden ser el registro de tiempos de trabajo.

(3) deficiencias observadas en otras auditorías en curso.

(4) demandas específicas sobre el alcance que son requeridas por el órgano de contratación

(5) disposiciones contractuales.

A continuación, en los siguientes párrafos, se describen las actividades de control específicas consideradas importantes para un sistema de retribuciones adecuado.

Auditoría del sistema de gestión de la mano de obra

La existencia de fuertes controles incrementa la confianza que puede ser depositada en las representaciones del coste que proporciona este sistema. Sin embargo, el contratista debe tener políticas y procedimientos para ponerlo a prueba y hacer el seguimiento del sistema de gestión de la mano de obra, incluido el normal cumplimiento de las auditorías, para asegurar la actualidad y exactitud de los registros, distribución e imputación, transacciones y pago de los costes de la mano de obra.

Las políticas y procedimientos deben estar definidas adecuadamente por escrito, ser razonables y efectivamente aplicadas por el personal del contratista.

Como mínimo, el contratista debe realizar, periódicamente, revisiones sobre el cumplimiento de los controles internos. Estas revisiones de cumplimiento deben estar dirigidas en la verificación de las siguientes áreas:

• la adecuación de procedimientos escritos; conocimientos y cumplimiento de las políticas y procedimientos por los empleados;
• consistencia de las actividades de control con las políticas y procedimientos aplicados y por quién se hacen; y
• rapidez de acción sobre las deficiencias.

Tipos de revisiones.El contratista puede realizar auditorías internas de cumplimiento para poner a prueba el sistema de gestión de la mano de obra mediante observaciones físicas, comprobaciones de la exactitud de los tiempos cargados a los objetivos de coste, revisiones sobre la puesta en práctica de recomendaciones, solicitar auditorías externas, o una combinación de todas las anteriores.

Adecuación de los procedimientos de las revisiones de cumplimiento. Cualquiera que sea la forma de las revisiones de cumplimiento, debe haber procedimientos que identifican los intervalos de funcionamiento aceptable del sistema; el personal responsable de realización de las revisiones; las áreas a ser cubiertas durante los exámenes; los pasos específicos que se deben realizar en los exámenes; la documentación necesaria para demostrar los procedimientos que se han realizado para poner a prueba el sistema; y, los requisitos para las actividades de seguimiento.

Adecuación general de revisiones de cumplimiento. La adecuación de las revisiones de cumplimiento debe ser evaluada por el auditor de contratos. Además, dichas revisiones deben realizarse de conformidad con los procedimientos que tenga establecidos por escrito el contratista y ser realizadas por el personal que posee el nivel de competencia, la independencia y la objetividad requerida de un revisor. El alcance y la profundidad de la auditoría de contratos en esta área deben ser coherentes con el nivel evaluado del riesgo y ser suficiente como para identificar procedimientos escritos obsoletos, aplicación inconsistente de los procedimientos, falta de conocimiento de los empleados o el cumplimiento de los procedimientos escritos o acciones de seguimiento hechos a destiempo.

Revisión del nivel de implicación del empleado

Políticas y procedimientos. El contratista deberá contar con políticas y procedimientos para la formación de los empleados de manera que pueda asegurar razonablemente que todos los empleados son conscientes de la importancia de la carga de tiempos de la mano de obra en el momento adecuado. La capacitación debe cubrir el adoctrinamiento para los nuevos empleados, la responsabilidad de la gestión de la exactitud de la contabilidad de costes laborales, cursos de actualización para los empleados existentes, las explicaciones de las sanciones por imputaciones indebidas de tiempo a los objetivos de coste, la importancia de la separación de funciones, y un sistema de retroalimentación para proporcionar una oportunidad para que los empleados informen de cualquier sospecha de imputación de tiempos indebido o violación de las normas establecidas. Al evaluar las políticas y procedimientos para la formación de la conciencia e implicación de los empleados del contratista, el auditor de contratos deberá evaluar si hay en la empresa un tiempo reservado para dicha formación en la carga del tiempo de la mano de obra –esta tiempo de formación se considera tiempo productivo admisible–, y si hay documentación para verificar que se ha producido dicha formación –por ejemplo, material de de formación, hojas y firmas de asistencia, memorandos de asistencia, etc.).

Formación de nuevas contrataciones. Los nuevos empleados deben ser entrenados en el cronometraje correcto al poco después de ser contratado. La capacitación debe incluir procedimientos adecuados de cronometraje y las sanciones asociadas con las imputaciones falsas de tiempos. Además, aquellos empleados con responsabilidades contractuales deben ser conscientes de las sanciones establecidas en la Ley y en el PCAP. La responsabilidad también recae sobre el individuo o grupo que lleva a cabo y dirige la capacitación.

Responsabilidad de la dirección de la empresa. Es fundamental que la dirección de la empresa haga hincapié en la responsabilidad independiente del empleado para registrar con precisión los cargos de tiempo. Y para ello, debe contar con programas de formación adecuados.

Cursos de actualización. El contratista también debe tener establecidos cursos periódicos de actualización sobre las prácticas adecuadas de cronometraje y carga de los tiempos de trabajo a los objetivos de coste.

Las sanciones por cargos indebidos. Los empleados individuales deben ser conscientes de los controles existentes y que actúan como un elemento de disuasión eficaz contra violaciones de la correcta carga de trabajo a los objetivos de coste. Por ello, debe haber un sistema de sanciones que pueden ser impuestas por la empresa. Muchas empresas logran esto haciendo hincapié en la importancia de la preparación de las tarjetas de tiempo, ya sea en reuniones de personal, formación de empleados, a través de la publicación de señales en tablones que recuerdan a los empleados la importancia de formular tarjetas de tiempo precisas y actuales.

Segregación de deberes. El contratista debe contar con programas de formación que destacan la importancia de mantener una separación de funciones para las actividades relacionadas con el registro y carga de tiempos de trabajo para prevenir la aparición de irregularidades. Por ejemplo, la responsabilidad del control de tiempo –el reloj de fichaje y/o cronometraje–, la contabilidad y la preparación de la nómina, todos ellas deben estar separados. Además, los supervisores o jefes de proyecto que son responsables de la ejecución del contrato, no deberían tener la oportunidad de iniciar o cambiar cargos de tiempo a los objetivos de coste de los empleados bajo sus órdenes.

Sistema de retroalimentación. El contratista debe tener un sistema de retroalimentación para proporcionar a los empleados la oportunidad de informar a la dirección de cualquier sospecha de cargo indebido o violaciones del sistema, garantizando el anonimato. A este respecto podría establecerse un canal especializado para denunciar fraudes con el anonimato garantizado.

Autorizaciones y aprobaciones del sistema de la mano de obra

El contratista debe tener procedimientos que faciliten la acumulación y el registro de los costes de la mano de obra y su asignación a los objetivos de coste para solicitar el reembolso de los costes incurridos reclamados en los contratos públicos. Estos procedimientos deben garantizar el control y asegurar que las autorizaciones para realizar un trabajo, por parte del empleado, se efectúa conforme a una descripción detallada de las tareas y que están debidamente documentadas. Cuando el auditor de contratos evalúa las políticas y procedimientos del contratista en relación con las autorizaciones/aprobaciones de los trabajos debe considerar si dichas políticas y la estructura organizativa proporciona un adecuado control sobre dichas autorizaciones de tal manera que asegura la exactitud, actualidad e integridad de los registros de la mano de obra.

Emisión y control de autorizaciones de trabajo –órdenes de trabajo–

El contratista debe tener procedimientos que aseguren la segregación de deberes para las autorizaciones de asignación de trabajos y/o tareas, de manera práctica. Las autorizaciones de trabajo deben ser controladas y emitidas de manera nominal –individual– a cada trabajador responsable de realizar la tarea. Un control que resulta crítico es el ejercido sobre el procedimiento utilizado para abrir y cerrar órdenes de trabajo. Estos controles hacen disminuir la potencial circunstancia de imputar costes erróneos a los contratos públicos.

Descripciones de trabajos y tareas

El contratista debe tener procedimientos para la preparación de las descripciones que documentos los trabajos que deben ser efectuados por la mano de obra y que requieren una identificación clara de la naturaleza de las tareas y del cómo deban realizarse. Las descripciones de trabajo deben proporcionar suficientes detalles para ser objeto de control respecto de su asignación a objetivos de coste intermedios o finales, y deben describir si dichos trabajos son admisibles/inadmisibles y cómo deben imputarse, si de manera directa o indirecta. Estas descripciones de trabajo deben ser lo suficientemente detalladas para determinar su asignabilidad a los contratos públicos.

Evaluación del cronometraje

El contratista debe tener procedimientos que aseguren que los tiempos de trabajo empleados en las tareas productivas son registrados con exactitud y que cualquier ajuste o corrección en los registros del cronometraje están debidamente documentados, incluidas las autorizaciones apropiadas y aprobaciones. Cuando el auditor de contratos evalúa los procedimientos de cronometraje del contratista debe considerar si dichos procedimientos son adecuados para mantener la integridad y la fiabilidad del sistema de cronometraje.

Sistemas de cronometraje manual

Los procedimientos de cronometraje debe estar contenidos en un manual del sistema que debe proporcionar una guía para la exactitud y el completo registro de las horas de la mano de obra, así de cómo deben ser los controles adecuados que aseguren que las correcciones y ajustes en los registros para que exactos y estén autorizados.

Normalmente, dichos procedimientos se pueden clasificar en los siguientes:

(1) Supervisión mediante la observación de cómo el trabajador realiza las operaciones de llegada y salida al centro o puesto de trabajo, para evitar el indebido marcaje de la hora de entrada y salida de los empleados –en la empresa, en el puesto de trabajo o en la tarea u operación productiva–.

(2) La posesión de la tarjeta de tiempo, o parte de horas, de empleado.

(3) La preparación y cómo se rellena el formulario de las tarjetas de tiempo de los empleados, mediante tinta.

(4) Sólo se prepara una hoja/tarjeta de tiempo por empleado y periodo; las tarjetas/hojas están preimpresas con el nombre del empleado y el número de identificación; las tarjetas/hojas son entregados en la oficina de cronometraje y son recolectadas por una persona autorizada.

(5) Los datos del trabajador y de la tarea u operación encomendada están precodificados e impresos en las tarjetas de trabajo para fines de identificación.

(6) Aquellos empleados que están catalogados como mano de obra directa y pudieran registrar sus tiempos con menos frecuencia de lo cotidiano deben mantener unos registros auxiliares formales con el suficiente detalle para asegurar la grabación de la hora exacta y el que se reparten los costes laborales a los objetivos de costes intermedios y finales, cuando se trabajan a varios trabajos en un día.

(7) Las correcciones se realizan con tinta, rubricado por el trabajador y debidamente autorizado por su supervisor; asimismo, deben proporcionar una explicación suficiente y relevante para justificar la corrección.

(8) Los empleados y supervisores deben firmar las tarjetas de tiempo de acuerdo con los procedimientos, la verificando de la exactitud del trabajo registrada.

Sistemas automáticos de cronometraje

Los procedimientos de un sistema de cronometraje automático también deben proporcionar la exactitud y actualidad de los registros del tiempo empleado por la mano de obra directa y, asimismo, deben existir los controles adecuados que aseguren que las correcciones y ajustes de los tiempos de la mano de obra cargados que sean inexactos están debidamente autorizados.

Normalmente, dichos procedimientos se pueden clasificar en los siguientes:

(1) Solo el empleado utiliza su clave –o instrumento– para acceder al sistema de cronometraje y realizar sus propios cargos de trabajo realizado.

(2) La emisión de la clave de empleado es única y se controla lo suficiente para asegurar que ninguna pueda duplicarse o ser emitidas a personas no autorizadas.

(3) Existen procedimientos que requieren que el empleado debe informar rápidamente de la pérdida de insignias –tarjetas– u olvido de claves.

(4) Los cambios y ajustes de tiempos en el sistema son rubricados, autorizados y fechados por el empleado y el supervisor, e incluyen una descripción de la razón del cambio. Esto se puede hacer electrónicamente.

(5) Existen procedimientos de auditoría que verifican la integridad del sistema, desde las entradas iniciales y los posteriores cambios.

Evaluación de la distribución –cargos– de la mano de obra

El contratista debe tener políticas que aseguren razonablemente el cargo de los registros de la mano de obra directa a los respectivos objetivos de coste. Estas políticas deben incluir la conciliación entre los tiempos de la mano de obra que son distribuidos/imputados y los sistemas de pago de nóminas, así como el registro de los tiempos abonados y no abonados de las horas trabajadas, de tal manera que puedan permitir el rastreo y la pista de auditoría.

Conciliaciones

El contratista debe tener procedimientos que requieran la conciliación entre las horas de la mano de obra directa reflejados en los resúmenes de imputaciones y distribución del trabajo a los objetivos de coste con el tiempo de jornada normal de trabajo y los sistemas de la nómina. No puede haber más tiempo cargado por trabajos que la capacidad de horas de jornada normal y el importe de nómina que debería ser pagada por ese tiempo trabajado, porque rebasaría la capacidad normal a no ser que se extendiera por horas extraordinarias, y/o se estaría cargando más coste que el gasto correspondiente en nóminas. Esta conciliación debe certificar que las cargas de trabajo en los contratos representan costes reales pagados o devengados y que tales costes se registran debidamente en los archivos contables. El tiempo de carga de horas de cada empleado debe ser distribuido según lo registrado.

Registro del tiempo trabajado

El contratista debe disponer de procedimientos que aseguren el registro de todo el tiempo trabajado, tanto si se pagan o como si no, para garantizar la correcta distribución de los costes de la mano de obra, así como del tiempo que excede al normal de trabajo, incrementando la capacidad práctica, es decir el tiempo/horas extraordinarias. Esto es absolutamente necesario porque las tasas reparto de los costes indirectos basadas en la mano de obra directa pueden verse afectados por el total de horas realmente trabajadas, no solo por el valor de la mano de obra directa que es la nómina pagada a los trabajadores.

Pista de auditoría

El contratista debe disponer de procedimientos que requieren la generación de una pista de auditoría que documenta la distribución de las cargas de trabajo, ya sean directos como indirectos, a los objetivos de coste apropiados. Al evaluar los procedimientos del contratista, el auditor deberá considerar si la mano de obra directa e indirecta están apoyadas en evidencia comprobatoria para verificar la asignabilidad a los objetivos finales de coste, y que estas imputaciones son trazables mediante las tarjetas de tiempo y las autorizaciones de trabajo aprobado.

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¹«Circularización»: En auditoría, prueba que valida las transacciones y los saldos que aparecen en las cuentas de la sociedad con terceros, mediante el envío de cartas solicitando la corroboración de la información según aparezcan o no estos saldos en la contabilidad de los terceros.

Elementos de negociación en los contratos. Compensaciones salariales

#87

El artículo 176 del vigente TRLCSP, referido a la delimitación de las materias objeto de negociación en el «procedimiento negociado» de adjudicación, establece que el pliego de cláusulas administrativas particulares determinará los aspectos económicos y técnicos que serán objeto de negociación con las empresas. La Junta Consultiva de Contratación Administrativa concluye, en su informe 48/09, de 1 de febrero de 2010, que para que pueda aplicarse el procedimiento negociado “deberá hacerse constar previamente en el pliego de cláusulas administrativas particulares los aspectos del contrato sobre los que debe versar la negociación”; tan es así, que de no ser fijados los objetos de negociación en el contrato, se estaría ante un supuesto de aplicación del procedimiento abierto o restringido; es más, el Tribunal Administrativo de Contratos Públicos de Navarra, en el Acuerdo 10/2013, llega más lejos considerando que la ausencia de negociación supone una causa de nulidad de pleno derecho del procedimiento.

Por lo que respecta al «diálogo competitivo», en este procedimiento de adjudicación no se habla de «negociación» sino que en el transcurso del diálogo podrán "debatirse" (artículo 183.1 del TRLCSP)todos los aspectos del contrato con los candidatos seleccionados –es decir, el «debate» no es más que una manera perifrástica de expresar lo que dicho de otro modo es una auténtica «negociación»– para determinar y definir los medios adecuados que satisfacen las necesidades de la Administración, entre los que se encuentran –como no podía ser de otra forma– los aspectos económicos del precio. Por tanto, el diálogo competitivo también exige que haya «negociación», porque de no existir podríamos aplicar, con la misma lógica, los argumentos que desmontan el procedimiento negociado y lo transforman en uno abierto o restringido.

En lo que atañe a la futura «asociación para la innovación» regulada en la Directiva 2014/24/UE de 26 de febrero de 2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, y que ha sido recogida en el borrador de anteproyecto de Ley de Contratos del Sector Público, se basa en un Acuerdo de Colaboración entre el órgano de contratación y uno o varios empresarios (véase el artículo 176.3 –in fine–, del citado anteproyecto), y en donde se establece que en los pliegos de cláusulas administrativas particulares el órgano de contratación deberá precisar las disposiciones aplicables a “los criterios de negociación basados en la mejor relación calidad-precio”. Luego es ésta una figura contractual en la que también hay «negociación» de los aspectos o elementos del contrato para satisfacer de la mejor manera las necesidades de la Entidad Pública; y que dicha «negociación» se justifica, con toda rotundidad, por la propia finalidad del contrato que versa sobre actividades de investigación y desarrollo con resultado incierto a priori, en cuanto al rendimiento esperado, y donde deben acordarse unos costes máximos.

Los sueldos y demás compensaciones por las prestaciones del trabajo del personal en las empresas son uno de los mayores componentes del gasto en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y, consecuentemente, también lo son del coste incurrido en la ejecución de los contratos adjudicados por las Entidades Públicas. Por esta razón, una de las mayores preocupaciones que deben tener los poderes adjudicadores, a la hora de establecer los requisitos contractuales en las normas internas de los contratos y/o en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, es el de establecer aquéllos que se refieran a la admisibilidad de las «compensaciones de servicios del personal».

En este «post» se exponen los principios que debe tener en cuenta el órgano de contratación a la hora de negociar y establecer las reglas de admisibilidad de los costes salariales presentados por el contratista en sus ofertas y los incurridos –para su recuperación y reembolso– en la ejecución del contrato. Por tanto, nos situamos en contratos que son adjudicados en procedimientos negociados, diálogo competitivo y en las futuras «asociaciones para la innovación», con independencia que el objeto del contrato sea una obra –o los futuros contratos de concesión de obra–, un suministro –en particular los suministros de fabricación–, un servicio, una colaboración entre el sector público y el sector privado o una gestión de servicios públicos –los cuales serán sustituidos en el futuro por el contrato de concesión de servicios–, y en la «compra pública innovadora». Asimismo, estas limitaciones deberían tenerse en cuenta para los subcontratos (véase la entrada de 19/01/2015 sobre cláusulas «flow down» en las subcontrataciones) y cuando se autoricen modificados de los contratos (véase entrada 06/04/2015).

Aunque en la reciente entrada del 25/06/2015 de este blog hice un desarrollo de la admisibilidad de los costes salariales desde la óptica de la aplicación de la auditoría del coste incurrido, a diferencia de aquélla, en la presente se ofrece una guía general^[1] para la evaluación del sistema de retribuciones de los aspirantes a la licitación de tal forma que contribuya eficazmente a la negociación y el adecuado establecimiento de las limitaciones de admisibilidad del coste salarial en los contratos citados más arriba.

Como ya dije en el post del pasado 25/06/2015, el objetivo de un sistema de retribuciones es proporcionar el nivel de remuneración e incentivos necesarios para atraer, retener y motivar a los empleados, de manera que dirijan sus esfuerzos hacia el logro de los fines de la organización. Para que se considere adecuado, el sistema de retribuciones implantado por el contratista debe ser confiable, estar sujeto a los objetivos empresariales y tener implementadas unas actividades de control de gestión eficaces. Esto contribuirá a que los costes salariales del contrato puedan ser considerados razonables y asignables, de conformidad con las leyes, reglamentos y el PCAP del contrato.

Los términos «salario» y «compensación» incluyen todas las retribuciones y emolumentos actualmente devengados, en cualquier forma, ya sea su pago inmediato o diferido, por los servicios prestados por los empleados al contratista. Las compensaciones incluyen pagos efectuados, o que se hagan en el el futuro en forma de efectivo, valores corporativos –tales como acciones, bonos y otros instrumentos financieros y otros bienes–, o pagos en especie –productos o servicios–.

Los criterios generales que el órgano de contratación debe tener en cuenta a la hora de entablar la negociación y establecer las reglas del contrato, son seis. Y estos criterios generales deben ser cumplidos para que sean admisibles los costes salariales que proponga en su oferta y reclame para su reembolso el contratista.

• En primer lugar, con excepciones limitadas para cosas tales como la indemnización por despido, retribución diferida, pensiones y otros beneficios inherentes a la jubilación, el sistema salarial de compensación que tenga establecido el contratista debe ser por el trabajo realizado en el año en curso y no puede representar un pago retroactivo por el trabajo realizado en años anteriores –es decir los atrasos, excepto los derivados de acuerdos expresamente establecidos en el Convenio Colectivo vigente–.
• En segundo lugar, además de observar las principales restricciones del coste admisible en elementos específicos del salario, el agregado de la compensación total establecido en el sistema salarial que se analiza debe ser razonable y acorde al trabajo realizado. A este respecto, la razonabilidad se considera porque los elementos individuales que conforman el salario son también razonables. La razonabilidad de los elementos de compensación se acredita porque se han tenido en cuenta factores relevantes de equidad externa de conformidad con las prácticas retributivas de otras empresas, tales como:
  1º) que sean del mismo tamaño;
  2º) que operan en el mismo sector de la industria o de los servicios;
  3º) que son de la misma zona geográfica; y
  4º) que también realizan trabajos para otros clientes que no son Entidades del Sector Público en similares circunstancias comparables.
• En tercer lugar, la compensación recibida y/o devengada por los trabajadores debe haber sido pagada de acuerdo con un plan –o sistema– de retribuciones establecido mediante una política de empresa que debe constar por escrito y una práctica seguida de manera consistente, porque de otra manera pagos de compensaciones salariales a los trabajadores no contenidas en el sistema de retribuciones son “liberalidades” del empresario que no son asignables a los contratos de las Entidades Públicas.
• En cuarto lugar, no existe una presunción de admisibilidad de costes salariales cuando el contratista haya realizado una importante revisión del sistema o plan de retribuciones y no haya notificado tales cambios al órgano de contratación, porque debe ser revisada su asignabilidad y razonabilidad mediante una apropiado examen de sistemas y procedimientos por el auditor de contratos. Por ello, las disposiciones del contrato deben establecer expresamente que no existe tal presunción de admisibilidad en los cambios habidos en el sistema, y la carga está en el contratista para probar que los nuevos costes salariales son asignables y razonables; y que, asimismo, no habrá una presunción de admisibilidad si dichos cambios no se han comunicado al órgano de contratación oportunamente y ha tenido ocasión de examinarlos el auditor de contratos.
• En quinto lugar, las compensaciones salariales establecidas en el sistema retributivo del contratista que son inadmisibles en virtud de cualquier otro principio de costes, o de las disposiciones de costes expresas sobre los costes prohibidos que se hayan establecido en el PCAP o en las normas internas del contrato, no se consideran en ningún caso admisibles simplemente porque el contratista afirme que constituyen una retribución, como pudiera ser, por ejemplo, el reparto o participación en beneficios de la empresa.
• En sexto lugar, y muy importante, el sistema de compensación debe estar inspirado en el derecho a la igualdad salarial y a la no discriminación retributiva entre mujeres y hombres, pues es un derecho reconocido expresamente en la Constitución Española (artículo 35 CE), en la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo (artículo 5), y en el Estatuto de los Trabajadores (artículo 28) y que dispone: “El empresario está obligado a pagar por la prestación de un trabajo de igual valor la misma retribución, satisfecha directa o indirectamente, y cualquiera que sea la naturaleza de la misma, salarial o extrasalarial, sin que pueda producirse discriminación alguna por razón de sexo en ninguno de los elementos o condiciones de aquélla. Por esta razón, no son admisibles como las compensaciones derivadas de un sistema retributivo discriminatorio, correspondiendo la carga de la prueba de su admisibilidad al contratista”.

Un sistema retributivo confiable es aquél en el que se ha hecho una evaluación de los puestos de trabajo mediante el análisis y la descripción del trabajo que hay que desarrollar en cada puesto.

• Análisis del trabajo. El análisis del trabajo es un proceso formal y sistemático para obtener información y datos relevantes acerca del trabajo o la labor desempeñada. La información y los datos obtenidos normalmente son de dos tipos de categorías. La primera categoría relaciona la naturaleza del trabajo con los deberes y obligaciones inherentes al puesto de trabajo. La segunda categoría se refiere al nivel de trabajo y se centra en la habilidad, el esfuerzo, la responsabilidad y las condiciones de trabajo. Algunos de los métodos comunes de recopilación de datos para el análisis del trabajo incluyen cuestionarios, listas de verificación, diarios, entrevistas y observación directa. En el análisis del trabajo subyacente se encuentra la premisa básica de que los diferentes trabajos son propensos a ser descritos, diferenciados y valorados, y que existe y está disponible bastante información precisa acerca de ellos. Los procedimientos de análisis de los trabajos también pueden ser utilizados para evaluar el cambio de puestos de trabajo y el establecimiento de nuevos puestos de trabajo.
• Descripciones de trabajo. La información y los datos reunidos sobre un trabajo a través de la realización de un análisis se convierten en la base para la descripción del trabajo. Las descripciones del trabajo identifican, definen y describen las características más importantes del mismo y cómo se lleva a cabo. Estos incluyen los deberes y las obligaciones inherentes del trabajo, así como el nivel de habilidades, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo y los esfuerzos realizados. Las descripciones del trabajo tienen una variedad de modalidades que incluyen la comparación con el mercado, informaciones de encuestas salariales, evaluación del trabajo, evaluación del desempeño, reclutamiento y justificación frente a terceros. Las descripciones de trabajos desempeñan un papel clave en el proceso de comparación con el Sector de un contratista. La precisión con que el contratista haya descrito los trabajos de su organización permite su comparación con encuestas salariales independientes.

El órgano de contratación debe requerir al auditor de contratos que en el alcance de la auditoría sobre el sistema retributivo que tenga implantado el contratista, y deba examiar, programe las pruebas pertinentes para verificar la actividad de control interno sobre la función de retribuciones, debiendo planificar la auditoría con procedimientos apropiados para determinar si:

(1) Hay personal calificado que posea formación y experiencia para llevar a cabo análisis de puestos de trabajo y capaz de desarrollar las descripciones de los mismos.

(2) Todas las descripciones de puestos de trabajo se revisan de manera cíclica para determinar que se mantienen vigentes, y precisamente representan los deberes y las obligaciones del trabajo que se realiza.

(3) El análisis también se lleva a cabo cuando se establecen nuevos puestos y se realizan cambios en los existentes.

(4) Las descripciones de los trabajos se revisan con base en los resultados del previo análisis de puestos.

(5) No hay discriminación salarial en los puestos de trabajo ocupados por mujeres.

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¹ Para una guía acerca de la admisibilidad de elementos específicos del sistema retributivos, se sugiere obtener el Manual de Auditoría de Contratos o solicitar los correspondientes servicios de asesoramiento.