Objetivo y alcance de la auditoría de costes incurridos de materiales y compras

En esta entrada doy a conocer un extracto de las guías de auditoría y de los procedimientos para la auditoría de costes directos e indirectos del material (materias primas) y de las compras de bienes y de servicios, la cual se podrá obtener completa en el Manual de Auditoría de Contratos (MAC) que actualmente estoy preparando.

Estas guías de auditoría se refieren a las siguientes áreas que son objeto de examen:

(1) la contabilización de las materias primas, de las materias en curso y de los productos terminados; 

(2) los inventarios físicos y ajustes en ellos;

(3) los productos conjuntos y subproductos;

(4) los desperdicios, que general tienen un coste adicional de tratamiento mediambiental;

(5) los residuos que, en cierta medida, pueden ser aprovechables para su venta posterior;

(6) el exceso de producción y la obsolescencia;

(7) la determinación de las decisiones del tipo “hacer o comprar”, las compras y las subcontrataciones de servicios;

(8) la recepción e  inspección de los materiales;

(9) el almacenamiento y expedición de materiales para la fabricación o venta;

(10) y, por último, los precios de transferencia entre compañías del grupo.

Objetivo y alcance de auditoria

a. El examen del auditor sobre las operaciones y los procedimientos internos de las áreas funcionales indicadas anteriormente debe ser suficiente para apoyar un dictamen sobre la admisibilidad, asignabilidad y razonabilidad de los costes imputados al contrato.

En consecuencia, el auditor realizará una prueba general para determinar si el material es:

(1) necesario para el contrato

(2) cargado y valorado en una relación razonable para su uso en el proceso de fabricación

(3) ha dido considerada adecuadamente por el contratista la decisión para hacer o comprar

(4) comprado en cantidad suficiente

(5) comprado a un precio prudente y competitivo

(6) utilizado en el contrato

(7) contabilizado conforme a los principios contables y normas de valoración del Plan General de Contabilidad.

(8) registrado adecuadamente desde su entrada inicial, traslado y transformación por el proceso productivo y valor residual.

b. Asimismo, el auditor estará alerta ante cualquier rectricción de la competencia que sea atribuible a la relación entre el contratista y su proveedor con la existencia de relaciones de interés cruzadas y operaciones vinculadas. Cualquier sospecha de un trato preferente injustificado hacia el proveedor, como la búsqueda de una sola fuente de compras o sobornos, deben ser evaluados para su información al órgano de contratación.

c. Para el examen de esta área se pueden utilizar, para satisfacer los requisitos de la auditoría, las pruebas aplicables que se incluyen en el listado del Suplemento 6-1S1 del Manual de Auditoría de Contratos MAC (en preparación): prueba (N º 1) para actualización del control interno; prueba (Nº 11) para el ajuste de las entradas de compras / informes de excepción para los servicios adquiridos; prueba (Nº 12) para los subcontratos auditables / y asistencia de auditoría; prueba (N º 13) para las compras y el consumo de existencias.

d. Son muchas las áreas funcionales que comprenden el sistema de gestión de material y el sistema contable del contratista. Los objetivos de auditoría y las directrices para cada una de las principales áreas funcionales se explican en el Capítulo 5 del MAC  (en preparación). Por lo general, el alcance de la auditoría de las áreas funcionales y del control interno ocupará de si:

(1) el contratista ha establecido políticas, procedimientos y controles adecuados y eficaces

(2) el contratista sigue firmemente las políticas, procedimientos y controles por él establecidas

(3) los costes de materiales son admisibles, asignables y razonables.

El alcance de la auditoría, en cualquiera de estas áreas, tendrá en cuenta la dependencia que se puede aprovechar sobre el trabajo de otros auditores, como por ejemplo los auditores de cuentas.

e. En el Capítulo 5 de MAC (en preparación) se presenta una guía para evaluar de las políticas y procedimietos del contratista, y de sus controles internos. El órgano de contratación espera que todos los contratistas tengan implantados controles adecuados que aseguren la integridad del sistema y de los datos. La evaluación del auditor sobre la efectividad de estos controles (riesgo de control) influirá en el alcance de las pruebas y las comprobaciones necesarias para expresar una opinión sobre la admisibilidad de los costes de material imputados a los contratos de la Administración.

f. Las principales consideraciones que afectan a la extensión de la prueba y la verificación de los costes de material, incluyen:

(1) la importancia relativa de la cantidad en euros de los costes de materiales en el conjunto del contrato

(2) el grado de experiencia en auditorías previas con el contratista y de la participación de los mismos productos (materiales) o similares

(3) la fiabilidad y la aceptabilidad de las políticas de gestión del contratista, procedimientos y sistemas de control interno

(4) el uso por el contratista de un sofware de gestión hecho a medida.

g. El alcance específico de auditoría para probar y verificar los costes de los materiales es una cuestión de juicio en cada circunstacia individual, sujeto a la política establecida por la organización (o firma) de auditoría en materia de uso de técnicas de muestreo estadístico. Los contratistas deben quedar obligados, por el contrato (PCAP), a proporcionar evidencia suficiente para verificar su sistema contable y de gestión de materiales.

h. Cuando los costes de los materiales, en el conjunto del contrato, son importantes, el auditor deberá tener en cuenta, a la hora de diseñar pruebas sustantivas, los siguiente:

(1) Si el riesgo de contro interno ha sido calificado de alto, se deben examinar todas las compras grandes, en euros y en volumen.

(2) Examen de todas las compras sensibles, tales como materiales escasos, elementos de una sola fuente (proveedor), o compras de vendedores sospechosos de prácticas inadecuadas.

(3) Examen de otros elementos tomados de forma selectiva, utilizando los métodos de muestreo más adecuados a las circunstancias.

(4) Estratificar o agrupar las compras para ser examinas de una manera significativa, tales como por importes de euros, los compradores, los contratos, los tipos de materiales, productos, departamentos, proveedores, o una combinación de estos y otros factores.

A la finalización de los trabajos de auditoría, se llevará a cabo una reunión con el contratista, conforme se indica en el capítulo 4 de MAC (en preparación), sólo después que haya sido aprobada por el auditor supervisor. De esta reunión se incluirán en los papeles de trabajo las reacciones del contratista a los resultados del informe previo antes de la incorporación de los resultados finales en el informe de auditoría definitivo.

Sin embargo, si se han encontrado importantes deficiencias de control interno durante la realización de la auditoróa, los auditores deben preparar un informe que refleje estas anomalías e informe de los incumplimientos hallados al órgano de contratación, conforme se describe en el Capítulo 10 de MAC (en preparación) y el seguimiento de estos hallazgos  o la gestión de materiales y el sistema de contabilidad, los cuales se podrán encontrar en el Capítulo 5 de MAC (en preparación). Por último si, durante el curso de la auditoría, el auditor detecta condiciones que pueden indicar actuaciones fraudulentas u otros hechos irregulares sospechosos, deberá seguir las pautas indicadas en el Capítulo 4 de MAC (en preparación).