Tarifas horarias y materiales (T&M) de los contratos

El artículo 87 de la Ley de Contratos de Sector Público prevé que: “El precio del contrato podrá formularse tanto en términos de precios unitarios referidos a los distintos componentes de la prestación o a las unidades de la misma que se entreguen o ejecuten, como en términos de precios aplicables a tanto alzado a la totalidad o a parte de las prestaciones del contrato”.

Los precios unitarios de la prestación a la que nos referimos en esta entrada del Blog son las tarifas horarias y los materiales (T & M), cuyo término también incluye a las subcontrataciones, de aquellas adquisiciones de bienes o de servicios que efectúa el órgano de contratación sobre la base de:

 (1) las horas de trabajo directas a determinadas tasas fijas por hora/día/mes (tarifas horarias que incluyen el coste de la mano de obra directa, el recargo de costes indirectos y, en su caso, el beneficio del contratista) y

 (2) Material al coste de compra. Sin embargo, los costes de manejo de materiales (o “handling”) pueden ser incluidos como un recargo de materiales, cuando se pueda demostrar que estos costes indirectos no se incluyeron en el recargo de la tarifa horaria de la mano de obra directa.

Los procedimientos básicos de la auditoría de costes incurridos se aplican en la auditoría de tarifas horarias y materiales. Además, el programa de auditoría de tarifas horarias y materiales debe incluir las consideraciones que se explican a continuación:

Costes de la mano de obra directa

Cuestiones generales.

Un importante prerrequisito para la auditoría de la mano de obra directa (MOD), es decir los costes salariales y los seguros sociales devengados por los trabajadores y sus cotizaciones sociales por cuenta de la empresa, es una buena comprensión de la contratación laboral, es decir de los diferentes tipos de contratos establecidos por la legislación laboral y los tipos de operaciones en las que se aplican las tarifas de la mano de obra directa (MOD).

Dado que las tarifa completa de la MOD está compuesta de los siguientes factores: (1) coste horario unitario de MOD + (2) recargo de la mano de obra indirecta (MOI) + (3) recargo de los costes indirectos de producción (CIP) + (4) recargo de gastos generales y de administración (G&A) + (5) beneficio (B), sólo las horas de los trabajadores que realizan trabajos directamente relacionados con el artículo producido o el servicio prestado se considera como mano de obra directa. La base sobre la cual las horas de mano de obra directa se calculan, y se pagan, deben ser admisibles y están sujetos a verificación de auditoría. Las asignaciones arbitrarias o infundadas de mano de obra directa no son admisibles en auditoría de contratos.

Clases de trabajos.

A menos que se especifique lo contrario en el contrato, solo se considera costes de la mano de obra directa los salarios y otras retribuciones que paga el contratista a sus empleados y que tiene clasificados como mano de obra directa, ya sea porque los tiene así registrados en sus sistemas de gestión o porque se trata de su práctica habitual regularmente establecida, y está en consonancia con el trabajo que realizan los trabajadores en la ejecución del contrato.

(1) Los salarios de empleados tales como manipuladores de materiales (recepción o envío), auxiliares de almacén, personal de mantenimiento, empleados de administración general, dependientes de tienda y vendedores, no son aceptables como mano de obra directa, a menos que se especifique otra cosa en el contrato.

(2) El tiempo de dedicación de los socios, directivos o supervisores, no es aceptable como mano de obra directa, a menos que se especifique otra cosa en el contrato. Si el contrato establece que su tiempo sí es considerado como MOD, en tal caso dicho tiempo debe registrarse en los sistemas de gestión de contratista de forma adecuada y quedar sujeto a la verificación de auditoría.

(3) Cuando las tarifas horarias no están separadas y diferenciadas por los diversos niveles de habilidad o categorías laborales, el tiempo de los aprendices y de los trabajadores en periodo de formación no es admisible como MOD en auditoría de contratos.

Las horas extraordinarias.

Sólo las horas efectivamente trabajadas para la ejecución del contrato son admisibles como horas ordinarias o extraordinarias. Las horas extraordinarias no se convertirán en la regla general de imputación de horas al contrato, por su mayor coste, y sustituyendo a las horas regulares. Sólo serán admisibles las horas extraordinarias cuando el contratista, entre todas las operaciones productivas, tanto las aplicadas al contrato sometido a la auditoróa y a otros clientes, haya alcanzado su nivel de capacidad práctica[1] y ésta iguale a su nivel de capacidad real, o presupuestada[2] en el año anterior respecto del actual. Aún así, antes de aceptar la asignación de horas extraordinarias al contrato debe valorarse cuál es el nivel de capacidad máxima teórica instalada[3], compararla con la capacidad práctica razonable (o normal[4]), y evaluar:

 (1) si la capacidad actual está por debajo o no de la capacidad normal,

 (2) si cabe la contratación de nuevos trabajadores (de igual nivel de formación y destreza) que asignarían horas normales, antes que complementar la capacidad normal con horas extraordinarias; y

 (3) si hay subactividad.

En cualquier caso, no serán admisibles horas extraordinarias que se detecten que han sido pagadas por el contratista para compensar horas ordinarias, o han sido pagadas como sobresueldos a los trabajadores.

Las hojas de registro de tiempos y los controles horarios.

Se harán por el contratista para determinar que los empleados directos están realmente presentes y operativos en el trabajo y que su tiempo está siendo bien cargado al contrato. El contratista dispondrá de un  sistema de control interno para prever dichos controles. Por lo tanto, la frecuencia y el alcance de los controles de tiempo realizados por el auditor se determinará, en gran medida, por la frecuencia y eficacia de los controles internos similares realizados por el contratista.

Coste de los materiales

Los costes de los materiales y de las materias primas (MP) deben ser auditados conforme a los términos del contrato y los procedimientos descritos para la auditoria de costes incurridos. Aunque todos los procedimientos de auditoría de costes incurridos son aplicables, se debe comprobar específicamente lo siguiente:

(1) que el método para la determinación del coste completo de los materiales es consistente con los factores incluidos en la determinación de las tarifas de la MOD.

(2) que han sido aplicados todos los descuentos obtenidos por el contratista de su proveedor en el valor de los materiales, incluidos los financieros por pronto pago.
(3) que el procedimiento de valoración de los materiales es el del precio medio poderado. No se admitirá un precio de valoración especulativo.

(4) que en la facturación de la subcontratación de materiales, equipos y/o conjuntos, en su caso, no se exceda el precio que podría haber sido regularmente acordado por dicho trabajo entre el contratista y el subcontratista, o que aquél lo podría haber producido con sus medios en condiciones de capacidad práctica,  a menos que específicamente sea autorizado por el órgano de contratación, o en los términos que se determine en el contrato. Una subcontratación de material no puede resultar más cara que hacerla por el contratista con sus propios medios , si éste no ha alcanzado su capacidad práctica.

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[1] Capacidad práctica. Es aquella máxima obtenida de forma real en condiciones normales y considerando que durante todo el tiempo disponible no es posible estar en tiempo de transformación, sino que inevitablemente hay tiempos de parada mínimos para preparar y reparar las máquinas e instalaciones. Es decir, sería una capacidad ajustada por factores tales como días de descanso, tiempode inactividad, etc.

[2] Capacidad real esperada o presupuestada, la que recoge las previsiones de producción necesarias para atender la demanda del año siguiente.

[3] Capacidad instalada o teórica (también denominada capacidad máxima o potencial), difícilmente alcanzable en la práctica, parte del uso de los recursos humanos y equipos a pleno rendimiento, es decir, representa el 100% de la capacidad. En términos más concretos, puede identificarse con el output que se produce eficientemente al 100% del tiempo.

[4] En general la “capacidad normal” o práctica razonable es aquella en la que además de los factores de corrección de tipo técnico sobre la capacidad teórica, tiene en cuenta factores externos y se ha venido definiendo como aquella que permite a una industria cubrir una demanda teniendo en cuenta las variaciones estacionales y los problemas cíclicos que se puedan presentar, entre los que se encuentra la desadaptación del ritmo de pedidos a una programación de la producción óptima.