Objetivo y enfoque de la auditoría de costes incurridos de contratos

Objetivos de la auditoría

En una auditoría de costes incurridos, el principal objetivo del auditor es examinar las representaciones de coste manifestadas por el contratista, en cualquier forma en que se pueden presentar (por ejemplo, albaranes, facturas, transferencias bancarias, relaciones de consumos de factores de producción), y expresar una opinión sobre si dichos costes son razonables y aplicables al contrato bajo principios de contabilidad generalmente aceptados y de normas de contabilidad de costes aplicables a las circunstancias concretas (por ejemplo NODECOS), y si dichos costes no están prohibidos por el contrato[1], o por las leyes[2], o por cualquier acuerdo previo o decisión del Órgano de Contratación. Además, el auditor debe determinar si el sistema de contabilidad del contratista es adecuado para la determinación de costes posteriores que puedan ser necesarios para los contratos vigentes o futuros. El descubrimiento de fraude u otra actividad ilegal no es el principal objetivo de la auditoría, sin embargo el trabajo de auditoría debe ser diseñado para proporcionar una seguridad razonable para detectar abusos o actos ilícitos que pudieran afectar significativamente al objetivo de auditoría. Si se sospecha de una actividad ilegal, estas circunstancias deben ser reportadas al Órgano de Contratación.

Enfoque de la auditoría

a. En la auditoría de costes incurridos que se realiza generalmente a los grandes contratistas, se reconoce la eficacia de abordar también la evaluación de la adecuación de los sistemas de gestión y financieros y de control del contratista, combinados con pruebas de transacciones en todas las actividades del negocio que tienen un impacto en los costes. Sólo en determinadas situaciones de bajo riesgo se auditan contratos individuales, como la auditoría a un contrato cuyo importe es relativamente pequeño que ejecuta una gran corporación, y donde el contrato pequeño representa un único negocio de la empresa con la Administración, como por ejemplo puede se el caso de un gran laboratorio farmacéutico que tiene adjudicado un contrato de suministros de menos de 12MM de euros, en virtud de un Acuerdo Marco, con un gobierno de una Comunidad Autónoma.

b. Para los contratistas principales y los contratistas con importantes adjudicados en procedimientos negociados con un precio fijo, Acuerdos Marco o Convenios de Colaboración, las auditorías de los correspondientes sistemas de contabilidad y de los sistemas de gestión se llevarán a cabo de una manera periódica, y constituirán la base para determinar la naturaleza y extensión de las pruebas de transacciones necesarias en cada auditoría de costes incurridos.

c. Para los contratistas relativamente pequeños e independientes (no pertenecen a un grupo de empresas), puede no ser necesario realizar auditorías periódicas sobre su sistema de contabilidad y los sistemas de gestión. La comprensión de la estructura de control interno del contratista puede ser adquirida en el momento de la auditoría de costes incurridos de un contrato, en el área de los gastos generales, mediante la aplicación de una evaluación de sistemas y procedimientos acordados (ver entrada correspondiente a la opinión de auditoría). La comprensión del auditor de la estructura del control interno, obtenida en estas auditorías, debe documentar en el archivo permanente de la organización o Firma de auditoría.

d. Independientemente del enfoque de la auditoría de costes incurridos, su énfasis estará en la determinación de la aceptabilidad general de los costes declarados por el contratista, en la base de auditoría que somete a examen, con respecto a (1) la razonabilidad de la naturaleza económica y técnica de los costes y la cantidad en euros declarada, (2) la asignabilidad de los costes y su adecuada medición mediante la aplicación de una norma de contabilidad de costes debidamente promulgada (por ejemplo NODECOS) y los principios contables generalmente aceptados (por ejemplo los de AECA) y las prácticas adecuadas a las circunstancias particulares, y (3) el cumplimiento de las limitaciones o exclusiones de costes establecidos por el Órgano de Contratación en los Pliegos de Cláusulas Adminsitrativas Particurales del contrato y en las Leyes.

---

[1] El lugar apropiado para señalar en el contrato costes prohibidos imputables al contraro será en el PCAP.

[2] No tienen consideración de coste asignable al contrato, por ejemplo, las cuotas soportadas del Impuesto Sobre el Valor Añadido que sean deducibles.